Коли техніку зосереджено в одному підрозділі чи галузі і вона виконує роботи в рослинництві, тваринництві тощо та надає, послуги на сторону, то до витрат по утриманню й експлуатації техніки будуть включатися тільки амортизація і ремонт навісних майданчиків для зберігання машинно-тракторного парку; самохідних сільськогосподарських машин А всі інші витрати будуть відноситися на. витрати галузі, за якою закріплена та чи інша техніка.
При утворенні цеху механізації як окремого структурного підрозділу, до витрат на утримання та експлуатацію техніки потрібно відносити: амортизацію і витрати на. ремонт тракторів, комбайнів, самохідних, зачіпних та причіпних сільськогосподарських машин і знарядь для обробітку ґрунту, вирощування і збирання сільськогосподарських культур, витрати на виконання транспортних робіт та при наданні послуг на сторону у вигляді заробітної плати з відрахуваннями на соціальне страхування трактористів-машиністів, вартість паливно-мастильних матеріалів, використаних на цих роботах, обліковують на окремих рахунках.
У виробничу собівартість продукції необхідно включати частину загальногосподарських витрат, а саме: витрати на утримання складського господарства - амортизація і ремонт складів по зберіганню запасних частин, малоцінних швидкозношуваних матеріалів, інвентарю та обладнання, вантажно-розвантажувальних механізмів приладів, заробітна плата з відрахуваннями на соціальні заходи, медичне страхування експедитора, завідуючого складом, вагаря тощо. Ці витрати пов'язані з виробничим процесом і мають бути включені до собівартості продукції, хоч і виходять через специфіку сільськогосподарського виробництва за рамки загальновиробничих витрат. В той же час адміністративно управлінські витрати мають бути віднесені безпосередньо на фінансові результати. Така схема побудови обліку непрямих витрат найбільш повно відповідає діючим національним положенням (стандартам) бухгалтерського обліку і практиці діяльності сільськогосподарських підприємств.
Загальновиробничі витрати рослинництва, тваринництва, промислових виробництв, витрати по експлуатації машинно-тракторного парку, загальногосподарські витрати необхідно збирати на окремих субрахунках з метою їх правильного розподілу, тому що у них будуть різні бази розподілу.
Витрати на експлуатацію машинно-тракторного парку розподіляють між об'єктами за раніше існуючою базою розподілу.
Для обліку загальновиробничих витрат новим Планом рахунків обліку передбачено використовувати збирально-розподільчий рахунок 91 "Загальновиробничі витрати". На цьому рахунку ведеться облік виробничих накладних витрат на організацію виробництва та управління цехами, дільницями, відділеннями, бригадами та іншими підрозділами основного і допоміжного виробництва. За дебетом цього рахунка відображається сума визначених загальновиробничих витрат протягом звітного періоду, а по кредиту - їх списання на об'єкти обліку витрат.
До рахунку 91 "Загальновиробничі витрати" в сільськогосподарських підприємствах доцільно відкривати такі субрахунки:
1. Загальновиробничі витрати рослинництва.
2. Загальновиробничі витрати тваринництва.
3. Загальновиробничі витрати промислових виробництв.
4. Витрати по експлуатації машинно-тракторного парку.
5. Загальногосподарські витрати.
На перших чотирьох субрахунках доцільно обліковувати витрати з деталізацією в галузеві (цехові) витрати; бригадні (фермерські) витрати і при необхідності третій - витрати по експлуатації машинно-тракторного парку, а в середині потрібно відкривати аналітичні рахунки для групування витрат по кожному структурному підрозділу (бригаді, фермі, цеху) з деталізацією по статтях витрат.
1.4 Внутрішньогосподарський контроль: поняття, завдання, суб’єкти та об’єкти
Внутрішньогосподарський контроль представляє собою незалежну оцінку відповідності діяльності підприємства поставленим завданням. Необхідність у внутрішньогосподарському контролі зумовлюється тим, що вище управління безпосередньо не займається контролем повсякденної діяльності. Зважаючи на це йому необхідна інформація про діяльність нижчих рівнів управління або підтвердження достовірності звітів керівників нижчих рівнів. Внутрішньогосподарський контроль включає контрольні функції, які забезпечуються керівниками підприємств відповідно до діючого законодавства.[3].
Контроль є важливим інструментом управління, оскільки дозволяє надавати керівництву інформацію, зібрану на основі аналізу та оцінки, а також надавати рекомендації, та інформацію про об’єкти, які перевіряються, допомагає реально оцінити багато сторін діяльності, визначає напрямки майбутнього розвитку, сприяє прийняттю правильних управлінських рішень.
Організація внутрішньогосподарського контролю відповідно до Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” покладена на керівника підприємства. На підставі затвердженого плану та відповідно до посадових інструкцій працівники, зайняті управлінням здійснюють систематичний поточний і оперативний контроль за діяльністю підрозділів господарюючого суб’єкта. За результатами контрольних перевірок керівництво підприємства приймає рішення щодо усунення причин, що негативно впливають на діяльність господарюючого суб’єкта.
Важливими особливостями внутрішньогосподарського контролю є:
- здійснення функцій контролю особами, які представляють інтереси даного підприємства і членами даного колективу;
- охоплення всіх видів контролю, який здійснюється представниками підприємства;
- забезпечення не тільки зворотного, але й прямого зв’язку між структурними підрозділами підприємства, між керованою і керуючою системами, між лінійними і функціональними підрозділами.
Завдання внутрішньогосподарського контролю наступні:
- надання інформації про процеси, що відбуваються;
- надання допомоги в прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;
- оцінка правильності прийнятих рішень, своєчасності і результативності їх виконання;
- своєчасне виявлення та усунення умов і факторів, які заважають ефективному веденню виробництва;
- коригування діяльності суб’єкта господарювання та його структурних підрозділів.
Більш конкретно завдання внутрішньогосподарського контролю проявляються у здійсненні контролю за:
- організацією пропускного режиму на підприємстві щодо дотримання режиму ввезення, винесення та вивезення матеріальних активів і готової продукції;
- своєчасним та повним оприбуткуванням запасів у день їх надходження; складанням документів на їх оприбуткування в присутності осіб, які доставили вантаж;
- оформлення комерційних актів та інших документів у випадках невідповідності інформації супровідних документів і фактичної наявності, а також стану запасів, на які виписані супровідні документи, про пошкодження упаковки та своєчасне виставлення претензій і позовів до постачальників;
- відпуском виробничім запасів виробничим підрозділам та іншим господарським одиницям; повнотою повернення запасів; дотриманням встановленого порядку видачі та оформлення документів по таких операціях;
- витрачанням дорогих і дефіцитних виробничих запасів; забезпеченням їх збереженості в процесі виробництва і поверненням після закінчення зміни до виробничої комори;
- дотриманням норм витрачання відпущених запасів за документами про їх використання у виробничих підрозділах і витрачання запасів для внутрішньовиробничих та господарських потреб;
- наявністю виробничих запасів відповідно до нормативів;
- станом аналітичного обліку на складах;
- зберіганням готівки та дотриманням цільового використання коштів;
- станом розрахунків з покупцями та постачальниками, наявністю прострочених платежів по розрахунках та позиках банку;
- застосуванням типових форм первинних документів, станом їх оформлення;
- дотриманням документообігу, графіку передачі документів по підрозділах підприємств для їх перевірки та обробки.[2].
Обов’язки працівників, які аналізують виконання плану за собівартістю продукції та здійснюють поточний контроль за рівнем виробничих витрат, розподіляються на контроль за виконанням планових показників виробничих підрозділів і поточний бухгалтерський контроль за дотриманням норм витрачання матеріалів заробітної плати, інших витрат, а також положень про планування, облік, калькулювання собівартості продукції.
Внутрішньогосподарський контроль охоплює всі стадії відтворення – постачання, виробництво, збут готової продукції і всі види діяльності підприємства, пов’язані з господарським процесом.
Організація ефективно функціонуючої системи внутрішньогосподарського контролю – це складний багатоступеневий процес, який відбувається в декілька стадій.
1. Критичний аналіз і порівняння колишніх умов функціонування і філей господарювання підприємства, прийнятого раніше курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, оргструктурою, а також потенціалом підприємства.
2. Розробка і документальне закріплення нової ділової концепції підприємства (що представляє собою господарюючий суб’єкт, його цілі, сфера, в якій наявні конкурентні переваги, бажане місце на ринку), а також комплексу заходів, суб’єкта, успішної реалізації його цілей, закріпленню його позицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, інноваційну, постачальницьку і кадрову політику. Положення розроблюються на основі аналізу кожного елементу політики і вибору з наявних альтернатив найбільш прийнятих для даного підприємства.
3. Аналіз ефективності функціонування існуючої структури управління, розробка положень про організаційну структуру, підприємства та його підрозділів. Розробка планів документації і документообігу, штатного розкладу, посадових інструкцій із зазначенням прав, обов’язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Такий підхід дозволить здійснювати чітку координацію діяльності всіх ланок системи внутрішнього контролю підприємства.