Відображення в обліку операцій зі списання запасів
| № п/п | Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | ||||||||||
| Дебет | Кредит | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||
| 1 | Накладна | Відпущено зі складу виробничі запаси для капітального будівництва власними силами | 15 | 20 | |||||||||
| 2 | Накладна | Відпущено зі складу виробничі запаси для виробництва продукції | 23 | 20 | |||||||||
| 3 | Довідка бухгалтерії | Списано виробничі запаси на витрати, пов’язані з виправленням браку, або на гарантійний ремонт в обсязі, що перевищує норму | 24 | 20 | |||||||||
| 4 | Картка складського обліку | Переведено до складу товарів для продажу в торговій мережі виробничі запаси | 28 | 20 | |||||||||
| 5 | Лімітно-забірна картка Довідка бухгалтерії | Списано виробничі запаси на витрати, пов’язані з підготовчими до виробництва роботами в сезонних галузях промисловості , з освоєнням новихвиробництв та агрегатів тощо | 39 | 20 | |||||||||
| 6 | Лімітно-забірна картка Довідка бухгалтерії | Списано запаси для загально виробничих потреб | 91 | 20 | |||||||||
| 7 | Лімітно-забірна картка | Використано запаси для адміністративних потреб (канцтоварів, матеріалів на ремонт офісу) | 92 | 20 | |||||||||
| 8 | Лімітно-забірна картка | Списано запаси для забезпечення витрат зі збуту продукції | 93 | 20 | |||||||||
| 9 | Лімітно-забірна картка | Списано запаси на утримання об’єктів соціально-культурного призначення | 94 | 20 | |||||||||
| 10 | Довідка бухгалтерії | Списано облікову вартість реалізованих запасів | 943 | 20 | |||||||||
| 11 | Довідка бухгалтерії | Відображено суму недостачі виробничих запасів | 947 | 20 | |||||||||
| 12 | Довідка бухгалтерії | Відображено на позабалансовому рахунку | 072 | — | |||||||||
| 13 | Накладна | Передано запаси в обмін на акції акціонерного товариства | 14 | 20 | |||||||||
| 14 | Акт приймання (перендачі) | Безоплатно передано запаси іншому підприємству | 949 | 20 | |||||||||
Аналітичний облік виробничих запасів в СТОВ «Агрофірма «Прилуччина» ведеться в розрізі їх найменувань або однорідних груп, за допомогою карток складського обліку, які розміщують в картотеці відповідно до номенклатури цінника. Кожному найменуванню присвоюється коротке числове позначення (номенклатурний номер), яке записують до спеціального реєстру - номенклатури-ціника, де також вказують одиницю виміру та облікову ціну запасу.
Кодування номенклатури-цінника здійснюють за змішаною порядково-серійною системою, використовуючи семи і восьмизначні коди. Перші два знаки вказують на синтетичний рахунок, третій - на субрахунок, один або два наступні знаки означають групу виробничих запасів, решта - знаки, які характеризують виробничі запаси. Інформація, що міститься у номенклатурах-цінниках, належить до умовно-постійної. Її записують на машинних носіях і багаторазово використовують для одержання необхідних вихідних даних.
На кожному документі з руху виробничих запасів повинно бути вказано не тільки найменування запасу, а й номенклатурний номер, що дозволяє уникати помилок під час заповнення прибуткових і видаткових документів та здійснення записів у складському і бухгалтерському обліку виробничих запасів.
На підставі залишків на перше число місяця, які виводяться по кожному номенклатурному номеру в картках складського обліку, складаються оборотні відомості обліку залишків запасів (сальдові відомості), які використовуються для порівняння даних аналітичного і синтетичного обліку виробничих запасів.
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (зі змінами та доповненнями) на підприємстві СТОВ”А/Ф”Прилуччина” для обліку використовуються такі регістри Журнально-ордерної форми обліку:
1. Ж-О1 Журнал-ордер №1 за кредитом рахунка №30 “Каса”;
2. Ж-О2 Журнал-ордер №2 за кредитом рахунка №311-1 “Поточний рахунок у національній валюті”;
3.Ж-О4 Журнал-ордер №4 за кредитом рахунка №601 “Короткострокові кредити банків у національній валюті”;
4. Ж-О6 Журнал-ордер №6 за кредитом рахунків №371,631;
5. Ж-О7 Журнал-ордер №7 за кредитом рахунка №372 “Розрмахунки з підзвітними особами”;
6. Ж-О8-Журнал-ордер №8 за кредитом рахунків №16,17,37,64,65,66,68,69 ;
7. Ж-О9 - Журнал-ордер №9 за кредитом рахунків №361,681,69;
8. Ж-О10- Журнал-ордер №10 за кредитом рахунків №23,91,92,93;
9. Ж-О11- Журнал-ордер №11 за кредитом рахунків №26,701,704
901,92,93;
10. Ж-О13-Журнал-ордер №13 за кредитом рахунків №10,11,12,42;
11. Ж-О16 - Журнал-ордер №16 за кредитом рахунка №15 “Капітальні інвестиції.
2.4. Інвентаризація виробничих запасів
Проведення й оформлення результатів інвентаризації залишків виробничих запасів здійснюється підприємствами відповідно до вимог інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших активів, затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.94 № 69.
Інвентаризація виробничих запасів здійснюється інвентаризаційною комісією, призначеною наказом керівника СТОВ «Агрофірма «Прилуччина», по місцях зберігання матеріальних цінностей у присутності матеріально відповідальних осіб.
При інвентаризації запасів усі вони повинні бути перераховані, переміряні, переважені і занесені до форми М-21 «Інвентаризаційний опис».
Запаси, що є в дорозі, відвантажені, але не оплачені у строк покупцями, та інші запаси, що є на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), відображаються в окремому «Інвентаризаційному описі» на підставі документів, що підтверджують здавання цих запасів на відповідальне зберігання або їх відвантаження покупцям.
Після закінчення інвентаризації «Інвентаризаційний опис» підписують усі члени комісії
Крім того, «Інвентаризаційний опис» підписує матеріально відповідальна особа, підтверджуючи, що всі запаси, перераховані в інвентаризаційному описі, комісією перевірені і в його присутності прийняті на відповідальне зберігання.
Після того як форму М-21 підпишуть всі члени комісії і матеріально відповідальна особа, вона передається в бухгалтерію для звірки з даними бухгалтерського обліку і складання «Звіряльної відомості».
«Звіряльна відомість» використовується для відображення результатів інвентаризації запасів, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У ній зазначається кількість і сума надлишків і недостач за кожним найменуванням, видом запасу окремо. Відтак здійснюється регулювання надлишків і недостач за рахунок додаткових записів в обліку (наприклад, виправлення помилкових записів), закриття пересортиці (взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортиці є допустимим тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що надлишки і недостачі були утворені в один і той же період, що перевіряється, і однією і тією ж особою, яку перевіряють). І лише після цього виводиться остаточна недостача або надлишки в кількісному і сумарному вираженні.
«Звіряльну відомість» складає в одному примірнику і підписує бухгалтер підприємства. Вона зберігається у бухгалтерії. З підсумками «Звіряльної відомості» під розписку ознайомлюється матеріально відповідальна особа.
Затверджені результати інвентаризації відбиваються у бухгалтерському обліку СТОВ «Агрофірма «Прилуччина» в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше, ніж за грудень звітного року
Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків і списання недостач матеріальних цінностей і затвердитипротокол у 5-денний строк. У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображають в такому порядку.
Надлишки виробничих запасів зараховують в доход операційної діяльності записом:
Д-т рах.20 «Виробничі запаси» (відповідний субрахунок) К-т рах. 719 «Інші доходи від операційної діяльності».
Вартість недостачі виробничих запасів списується з кредиту рахунка 20 «Виробничі запаси» (відповідний субрахунок) на дебет рахунка 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
Недостачі і втрати від псування цінностей з вини матеріально відповідальних осіб відносяться на їх рахунок записом:
Д-т рах.375 «Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків» К-т рах. 716 «Відшкодування раніше списаних активів».