Детализированное описание организационной структуры компании (стр. 2 из 3)
- Контроль качества и своевременности выполнения приказов и распоряжений руководства Фирмы сотрудниками отдела продаж;
- Контроль уровня профессиональных знаний сотрудников отдела продаж;
- Контроль сохранности вверенных материальных ценностей и коммерческой информации сотрудниками отдела;
- Выполнения сотрудниками технологии процесса продаж, требований Правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, регламентов, приказов и распоряжений по Фирме.
Арт-директор.
Контролирует работу отдела дизайнеров, проверяют правильность заполненных отчётов.
Отдел дизайнеров.
В задачи отдела дизайнеров входит совместно с Заказчиком разработать дизайн заказа, его оформление и различные дополнения.
Бухгалтер.
Важнейшими задачами современной практики управления бухгалтера являются выработка и исполнение решений, направленных на достижение финансово-экономической устойчивости и эффективности функционирования организации. Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и её имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчётности – руководителям, учредителям, участниками и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчётности. Обеспечение информацией необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчётности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью. Предотвращение и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения её финансовой устойчивости.
Менеджер по персоналу.
К данному разделу следует отнести внештатный персонал, целью которого является персонал необходимой квалификации в нужном количестве и в нужное время.
Технический специалист.
В задачи технического специалиста входит контроль за техническим обеспечением, которое включает компьютеры, устройства сбора, накопления, обработки, передачи и выбора информации, оргтехнику, линии связи.
Начальник отдела исполнения.
За начальником отдела исполнения закреплены такие функции, как своевременное и качественное исполнение проектов, контроль, предоставление своевременного и качественного отчёта (в том числе и фотоотчёта) Заказчику. Также начальник должен подробно планировать этапы предстоящей акции; производить подготовку к акции путём взаимодействия с сотрудниками агентства; контролировать проведение акции; заполнять промежуточную отчётность по проходящей акции; заполнять финальную отчётность по акции.
Отдел исполнения.
Включает менеджеров проекта, супервайзеров и промоутеров. Менеджер проекта должен своевременно качественно проводить акции в рамках бюджета с результатами, удовлетворяющими требованиям заказчика. Для этого он должен: подробно планировать этапы предстоящей акции; произвести подготовку к акции путём взаимодействия с сотрудниками агентства; контролировать проведение акции; составлять правильный отчёт для Заказчика в поставленные сроки; экономить бюджетные средства.
Начальник отдела по работе с клиентами.
- - осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность;
- - разрабатывает совместно с руководителем отдела продаж методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам4
- - непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путём размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями);
- - прогнозирует совместно с руководителем отдела продаж деловую надёжность потенциальных клиентов. Их финансовую и материальную обеспеченность;
- - организует и проводит предварительные переговоры с клиентами, заинтересовавшимися предложениями, уточняет потребности каждого конкретного клиента и подготавливает предложение, адресованное конкретному клиенту;
- - встречается с клиентами, убеждает клиентов в выгодности предложения, предлагает на обсуждение и согласование проекты договоров, принимает участие в работе над согласованием разногласий, заключает договоры от имени организации;
- - предлагает клиентам пути решения не согласованных при переговорах вопросов и вопросов, возникших после совершения юридически значимых действий;
- - поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними по устоявшимся деловым схемам;
- - разрабатывает совместно с руководителем отдела продаж схемы взаимоотношений с наиболее выгодными и перспективными клиентами (предложения особых условий договоров, систем скидок и индивидуального обслуживания, ускоренных сроков и особых условий исполнения договорных обязательств);
- - обеспечивает соблюдение интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями предприятия;
- - налаживает обратную связь с клиентами (изучает их требования к услугам), устанавливает причины неудовлетворённости клиента совместной работой, анализирует претензии клиентов и принимает все меры по их решению и сохранению деловых связей;
- - формирует клиентскую базу, своевременно вносит в неё изменения;
- - изучает и анализирует политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами.
Отдел по работе с клиентами.
В этот раздел входят менеджеры по работе с клиентами, т.е. штатный персонал, целью которого является:
- - своевременное закрытие вакантных должностей;
- - оформление кадровой документации;
- - оформление медицинского и пенсионного страхования.
Супервайзер.
Главной задачей супервайзеров является организация и контроль исполнения промоакций. Сюда относится: подробное планирование этапов предстоящей акции; подготовка к акции путём взаимодействия с сотрудниками агентства; контроль за проведением акции; составление отчёта для менеджера проекта; рациональный расход бюджетных средств; получение брифа от менеджера проекта: о рекламном продукте, требованиях заказчика, технологий проведения акций, адресной программы, рекламных материалах, оборудования; планирование маршрута движения при проверке торговой точки.
Промоутер.
Основными задачами промоутеров являются поддержка продаж в VIP рознице ключевых городов РФ; информирование максимального количества потребителей о новинке; увеличение продаж всей линейки продукции; увеличение лояльности потребителей к рекламируемой торговой марки и компании в целом.
Тип организационной структуры АМК «MTG» - линейно-функциональная (смешанная), т.к. решения, подготовленные функциональными подразделениями (финансовые, плановые. технические) рассматриваются и утверждаются линейным руководителем (генеральный директор), который передаёт их подчинённым подразделениям – начальникам отделов.
2. Описание уровней управления компании
Уровни управления компанией.
В процессе управления компанией приходится принимать следующие решения:
- - стратегические;
- - тактические;
- - оперативные.
Но для определения уровней управления компанией необходимо определить систему управления компанией.
Система управления – это совокупность нормативно-распорядительных документов и организационных мероприятий, направленных на постановку целей, организацию исполнения задач, контроль за результатами и вознаграждение (мотивация
Стратегическое целеполагание – ежегодные отчётно-установочные совещания.
Тактическое целеполагание - ежеквартальные отчётно-установочные совещания.
Исполнительное целеполагание – еженедельные совещания.
Организация исполнения – нормативные документы по основной деятельности, которые описывают общие принципы работы ((презентации менеджера исполнения, супервайзера и т.д.), планы работ, графики Гантта, различные отчётные формы.
Контроль – обсуждение итогов акции (разбор полётов), утверждение KPI по каждой акции.
Мотивация – система поощрения и наказания.
В соответствии с классификацией задач управленческий аппарат имеет следующую структуру (трёхуровневую иерархию):
- - высший уровень;
- - средний уровень:
- - нижний (оперативный) уровень.
2.1. Описание основных целей и задач высшего уровня управления ООО «MTG»
К высшему уровню управлению следует отнести Генерального Директора, Коммерческого директора, Арт-Директора, Бухгалтера, т.к. основная их задача – стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления. На высшем уровне происходит выработка управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров. Функции выполняются на основе анализа рыка. Конкуренции, конъюнктуры, альтернативных стратегий на случай угрожающих тенденций в сфере интересов экономической системы. Таким образом, руководители определяют: цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, долгосрочные планы и стратегии их выполнения.
2.2. Описание основных целей и задач среднего уровня управления ООО «MTG»
К среднему уровню относятся: Менеджер по персоналу, начальник отдела исполнения, Начальник отдела по работе с клиентами; в г. Тольятти – руководитель филиала/менеджер по работе с клиентами – т.к. основная их задача – тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности. Должности на этом уровне обеспечивают решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на нижнем уровне. Большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.