2.3. Описание основных целей и задач нижнего (оперативного) уровня управления ООО «MTG»
К нижнему, оперативному, уровню относятся: Технический специалист, Менеджеры по работе с клиентами, Менеджеры проектов, Супервайзеры, Промоутеры, Отдел дизайнеров. Основная их задача – оперативное реагирование на изменение ситуации. Этот уровень обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия упрвленческих решений. Этот уровень называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. Здесь большой объём занимают учётные задачи. Основная задача состоит в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью детализации.
На каждом уровне выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление (функции). Типичные функции:
- - планирование;
- - учёт;
- - анализ и регулирование.
Планирование. Здесь реализуются цели правления. Планирование на высшем уровне качается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется не более короткий срок, при этом план высшего уровня детализируется. Оперативное управление предполагает самодетальную проработку плана.
Учёт. – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. На оперативном уровне чёт значителен. На высшем урвоне учёт отсутствует, но на его основе выполняется анализ результатов производства и регулирование его кодом.
Анализ и регулирование. – сопоставление фактических показателей с нормативными, определение отклонений, выходящие за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей, исправление создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую территорию.
2.4. Организационная структура по уровням управления
| Уровень управления | Наименование подразделения | Планирование | Учёт | Анализ и регулирование |
| Высший | Генеральный Директор, Коммерческий Директор, Арт-Директор, Бухгалтер. | Значительное | Отсутствует | Значительное |
| Средний | Менеджер по персоналу, Начальник отдела исполнения, Начальник отдела по работе с клиентами, Руководитель филиала в г. Тольятти/менеджер по работе с клиентами | Умеренное | Значительное | Умеренное |
| Нижний (Оперативный) | Технический специалист, Менеджер по работе с клиентами, Отдел дизайнеров, Менеджер проектов, Супервайзеры, Промоутеры. | Незначительное | Значительное | Отсутствует |
3. Определение задач координирования
3.1. Определение глобальных задач координирования
Глобальные задачи:
- - осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность;
- - непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путём размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями);
- - организует и проводит предварительные переговоры с клиентами, заинтересовавшимися предложениями, уточняет потребности каждого конкретного клиента и подготавливает предложение, адресованное конкретному клиенту;
- - встречается с клиентами, убеждает клиентов в выгодности предложения, предлагает на обсуждение и согласование проекты договоров, принимает участие в работе над согласованием разногласий, заключает договоры от имени организации;
- - разрабатывает совместно с руководителем отдела продаж схемы взаимоотношений с наиболее выгодными и перспективными клиентами (предложения особых условий договоров, систем скидок и индивидуального обслуживания, ускоренных сроков и особых условий исполнения договорных обязательств);
- - налаживает обратную связь с клиентами (изучает их требования к услугам), устанавливает причины неудовлетворённости клиента совместной работой, анализирует претензии клиентов и принимает все меры по их решению и сохранению деловых связей;
- - формирует клиентскую базу, своевременно вносит в неё изменения;
- - изучает и анализирует политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами.
С помощью задач координирования АМК «MTG» достигает три главные цели6
1. Гарантированный сбыт. Вне зависимости от сезона, колебания рынка и форс-мажорных обстоятельств компания должна обеспечить объём продаж.
2. Независимость от кадров. Если самого важного сотрудника нельзя изъять из бизнеса без ущерба продаж, это свидетельствует о непрофессионализме подразделения.
3. Увеличение сбыта. Если «MTG» ставит задачи увеличить продажи на 30% за полгода, то сейлз-менеджеры должны её выполнить. Чтобы двигать дело вперёд необходимы амбициозные цели.
3.2. Определение исполнителей ролей «координатора и кормчего»
Роль кормчего играет – Бухгалтер, потому что он учитывает некоторые действия вышестоящих органов управления вплоть до Директора, которые влияют на поведение потребителя. Для того, чтобы эффективно управлять всей системой в целом необходимо поставить перед всеми элементами соответствующие задачи. Они должны определить и реализовать оптимальное значение по отношению к глобальной функции качества.
При решении задачи координирования используется принцип согласования взаимодействий, который выступает как принцип развязывания взаимодействий. Решающим элементом высшего уровня является координатор. В компании «MTG» координатором является Генеральный Директор. Он выбирает координирующие параметры таким образом, чтобы сбалансировать отдельные взаимодействия. При этом Генеральный директор учитывает оптимальные значения координирования, которые выбраны кормчим – Бухгалтером. Для оптимального функционирования системы в целом необходимо согласование работы координатора и кормчего. Координирующими параметрами являются цены на продукты и товары. Прибыль Бухгалтера – разница между получаемой общественной выгодой и стоимостью производства. Всё это максимизируется в общей функции качества системы в целом, с позиций сбалансированной экономики.
4. Сбор данных об используемых программных продуктах
4.1. Описание используемых АРМ, программ, сетей
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это совокупность методических, языковых, технических и программных средств, позволяющих организовывать работу конечных пользователей в некоторой предметной области. По мере создания АРМ, обеспечивающих работу различных специалистов предприятия Ии организации в автоматизированном режиме, они объединяются в единую систему – локальную вычислительную сеть (ЛВС).
Объединение компьютеров в единую сеть даёт большие возможности, не сравнимые с простой передачей файлов из одного компьютера в другой. Кроме передачи файлов локальные сети позволяют организовывать совместное использование дорогостоящей аппаратуры, а также распределённую обработку данных на нескольких компьютерах. Это даёт значительную экономию денежных средств.
Анализ существующих на предприятии продуктов облегчает процесс создания новых и модернизации старых автоматизированных экономических информационных систем.
АМК «MTG» использует различные программы. Рассмотрим некоторые из них.
Архиваторы Rar, WinZip, WinRar. Архивирование файлов используется для высвобождения места а диске, либо для переноса больших объёмов информации с одного ПК на другой с помощью носителя, т.к. файлы, хранящиеся в архивах, имеют значительно меньший размер, чем исходные данные. Информация, находящаяся в архивированных файлах не может быть подвержена изменению: для редактирования такие файлы должны быть извлечены из архива – разархивированы.
Текстовый редактор Microsoft Word ориентирован для работы с чисто текстовыми файлами: тексты программ, написанные на различных языках, файлы настройки.
MS Word – это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов.
MS Word позволяет применять: различные шрифты, вставлять в документ электронные таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, проверку орфографии.
Табличный процессор Microsoft Excel имеет следующие возможности:
- возможность мгновенного пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда;
- построение диаграмм различных типов и их форматирование;
- составление статистических сводок;
- прогнозирование, планирование и распределение ресурсов;
- выполнение технических и научных расчётов.
Современные информационные системы характеризуются огромными объёмами хранимых данных, их сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования пользователей.
СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания БД, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них информации. Наиболее известной СУБД является Access.
Также используется графические редакторы, такие как Point, CorelDraw, Adobe Photoshop и другие, которые позволяют редактировать изображения: изменять размер, вырезать отдельные фрагменты, рисовать, дополнять автофигурами и т.д.
5. Список используемых источников
1. Кордонская И.Б. Курс лекций по «Теории экономических нформационных систем».
2. Методическая разработка по выполнению контрольной работы по дисциплине «Теория экономических информационных систем». Составитель Кордонская И. Б.
3. Тимербулатов А. В. «Windows XP для начинающих» - Издательство «ДМК», Москва, 2003.
4. www.mtgsamara.ru