1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки “Депонировано”;
2) составить реестр депонированных сумм;
3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер №_”
Депонирование средств это временное хранение средств, принадлежащих другим физическим и юридическим лицам. Депонент – лицо, средства которого временно хранятся организацией.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир проверяет наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера, правильность оформления документов.
Ввиду большой численности работников на несколько платежных ведомостей заполняется один расходный ордер, на общую сумму выданных денег. В данном расходном ордере в графе «приложение» указываются номера соответствующих платежных (расчетно-платежных) ведомостей. На платежных (расчетно-платежных) ведомостях проставляются дата, номер соответствующего расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер также составляется при сдаче наличных денежных средств из кассы в банк.
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. На депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, и они сдаются в обслуживающий банк.
В книге учета депонированных сумм ведется аналитический учет по каждому депоненту. Когда работник (депонент) приходит получать депонированные суммы, на его имя выписывается расходный кассовый ордер, а в книге учета делается пометка о выдаче средств.
Упомянутый ранее журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется по типовой форме № КО-3.
Кассир, получив приходные и расходные кассовые документы, исполняет содержащееся в них поручение о приеме либо выдаче денежных средств. Данный факт удостоверяется подписями кассира и лица, вносящего либо выносящего деньги из кассы, и штампом кассира. После этого приходные и расходные документы имеют юридическую силу и являются основанием для отражения кассовой операции в регистре синтетического учета. Кассир регистрирует совершенные им операции в кассовой книге по форме № КО-4, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Кассовая книга открывается на один год.
При незначительном объеме кассовых операций кассовые отчеты составляются один раз в 3-5 дней. В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет (не обязательно), сумму (приход, расход). Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает в книге итоги и выводит остаток на конец дня.
Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры:
- журнал-ордер № 1 по кредиту счета «Наличность в кассе в национальной валюте»,
- вспомогательную ведомость дебетовых оборотов № 1 или накопительные регистры в ручном или машинном исполнении. Основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги, данные группируют по каждому синтетическому счету, корреспондирующему со счетом «Наличность в кассе в национальной валюте».
По окончанию месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте» выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки определенные руководством организации, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты которой оформляют актом.
При обнаружении выдачи из кассы денег, не подтвержденных распиской получателя в расходном кассовом ордере, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира, при этом выписывается расходный кассовый ордер на имя кассира, эта операция отражается по дебету счета 1251 «Задолженность работников и других лиц» и кредиту счета 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте».
Если сумма наличных денег не оприходована приходным кассовым ордером, то они считаются излишком кассы и зачисляются в доход субъекта путем выписки приходного кассового ордера, эта операция отражается по дебету счета 1010 и кредиту счета 6160 «Прочие доходы от не основной деятельности».
При поступлении денег в кассу оформляются записью по дебету 1010 “Наличность в кассе в национальной валюте” и кредиту следующих счетов:
- 1060 “Наличность на расчетном счете”,
- 1255 “Задолженность работников и других лиц”,
- 3010 “Доход от реализации готовой продукции (работ, услуг)”,
- 6011 ”Доход от реализации приобретенных товаров”,
- 6018 ”Прочие доходы от основной деятельности”.
При выдаче денег из кассы кредитуется счет 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте» и дебетуются следующие счета:
- 3350 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,
- 3351 “Задолженность должностным лицам”,
- 1251 “Задолженность работников и других лиц”,
- 1040 “Наличность на расчетном счете”.
Учет наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор, пристаней, эксплуатационных участках, остановочных пунктах и т.п. ведется на счетах 1010 “Наличность в кассе в национальной валюте” и 1020 ”Наличность в кассе в иностранной валюте”, субсчет “Наличность в операционной кассе”. Операции в операционной кассе учитываются аналогично операциям на счете 1010 или 1020. При поступлении денег в операционную кассу дебетуют счета 1010 или 1020, субсчет “Наличность в операционной кассе” и кредитуют следующие счета:
- 6010 “Доход от реализации готовой продукции (работ, услуг)”,
- 6013 “Доход от услуг по перевозке грузов и пассажиров транспортными организациями” и др. – на сумму выручки полученной в кассу;
- 2110 “Счета к получению” на суммы, полученные в кассу от покупателей и заказчиков.
2.3 Порядок учета денег на расчетном счете
Характеристика основных форм расчетов.
В Республике Казахстан действует единая система безналичных расчетов, осуществляемая через учреждения банков. Сравнительно мелкие платежи субъект имеет право оплачивать наличными из кассы, посредством почтовых переводов либо наложенным платежом через предприятие связи. Расчеты ,проводимые предприятием через банки, можно подразделить на товарные (за реализованную продукцию, работы и услуги, за полученное сырье, материалы, полуфабрикаты) и нетоварные (платежи в бюджет, пенсионному фонду и др.).
Движение расчетных документов, является основанием для совершения операций по счетам, должны быть оформлены и подписаны в соответствии с установленными требованиями. В процессе оплаты документов работники банка проверяют наличие денежных средств на счете, подлинность документов и правильность их составления, соблюдение срока действия документов, законность совершаемых операций.
Расчеты могут быть по товарным и нетоварным операциям, а в зависимости от местонахождения предприятия, связанных с обязательствами, могут быть иногородние и городские.
Формы расчетов между сторонами определяется договорами, соглашениями. По соглашению между предприятиями могут проводиться зачеты взаимной задолженности без участия банка. В договоре между поставщиком и покупателем предусматривается начисление пени за просрочку в оплате платежных документов. Средства со счета предприятия списываются по распоряжению владельцев счета. Платежи осуществляются по очередности, определяемой руководителем предприятия.
В соответствии с правилами банковских расчетов в Республике Казахстан проводятся следующие формы безналичных расчетов:
- платежные поручения;
- платежные требования – поручения;
- чеки;
- аккредитивы;
- пластиковые карточки;
- векселя.
Рекомендуются следующие основные формы безналичных расчетов: платежные поручения, чеки, аккредитивы, платежные требования – поручения, сводные требования по расчетам с транспортными организациями.
Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяется договором-соглашением. По согласованию между субъектами проводится зачеты взаимных требований и обязательств.
1.Расчеты платежными поручениями. Платежное поручение представляет собой поручение субъекта обслуживающему банку о перечислении определенной суммы со своего счета. Кроме поручений плательщик обязан по требованию банка представить на обозрение (с последующим возвратом) договора, налоговые счета-фактуры и др. документы, подтверждающие целевое назначение платежей. Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Платежные поручения принимаются к исполнению только при наличии средств на счете плательщика.
По договоренности сторон платежи могут быть срочными, досрочными и отсроченными.
Срочные платежи осуществляются в следующих вариантах: авансовый платеж, т.е. до отгрузки товара; после отгрузки товара, т.е. путем прямого акцепта счетов за товар; частичны платежи при крупных сделках.
Досрочные и отсроченные платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон.
2.Расчеты платежными требованиями – поручениями – представляют собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании отправленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов, стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Платежные требования – поручения выписываются поставщиком на бланке и представляются в банк поставщика вместе с реестром в 4-х экземплярах.