Рассмотрим пример учета по командировочным расходам.
Пример 2. Иванов И.И. направлен в командировку из Пыталово в Псков с 19 по 21 апреля 2010 г. для приобретения основного средства. Ему выдан из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 25 300 руб.:
– суточные – 300 руб.;
– на проживание – 5000 руб.;
– на проезд – 3000 руб.;
– для приобретения ОС – 17 000 руб.
Авансовый отчет им был представлен 23 апреля 2010 г. Остаток
денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу бюджетного учреждения
в установленный срок.
Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета средств областного бюджета на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:
212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;
226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;
222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;
310 «Увеличение стоимости основных средств» – 17 000 руб.
В учете операции будут отражены следующим образом (табл. 5):
Таблица 5.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выданы под отчет суточные | 1 208 09 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате труда | 1 201 04 610 Выбытие из кассы | 300 |
| Выдан под отчет аванс на проживание | 1 208 07 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг | 1 201 04 610 Выбытие из кассы | 5 000 |
| Выдано под отчет на проезд к месту командирования и обратно | 1 208 05 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг | 1 201 04 610 Выбытие из кассы | 3 000 |
| Выдано под отчет на приобретение основных средств | 1 208 19 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств | 1 201 04 610 Выбытие из кассы | 17 000 |
| Списаны расходы по оплате суточных | 1 401 09 212 Расходы на начисления на выплаты по оплате труда | 1 208 09 660 Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда | 300 |
| Списаны расходы по оплате найма жилья | 1 401 09 226 Расходы на прочие услуги | 1 208 07 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг | 3 800 |
| Списаны расходы по оплате транспортных услуг | 1 401 09 222 Расчеты на транспортные услуги | 1 208 05 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг | 3 000 |
| Сформирована стоимость основного средства | 1 106 09 310 Увеличение стоимости основных средств | 1 208 12 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств | 17 000 |
| Внесен в кассу остаток неизрасходованного аванса | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 208 07 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг | 1 200 |
Пример 3.Работник направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5000 руб., в том числе:
– на оплату проживания – 2750 руб.;
– на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;
– на суточные – 600 руб.
Работник по возвращении из командировки отчитался о произведении расходов в размере 4950 руб., в том числе:
– за проживание – 2500 руб.;
– проезд – 1850 руб.;
– суточные – 600 руб.
В учете будут оформлены следующие записи (табл. 6).
Таблица 6
| Операция | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения их в кассу для выдачи аванса на произведение следующих расходов: | |||
| – на оплату проживания | 2750 | 121003560 | 130405226 |
| – на оплату транспортных расходов | 1650 | 121003560 | 130405222 |
| – на суточные | 600 | 121003560 | 130405212 |
| Получены денежные средства в кассу учреждения | 5000 | 120104510 | 121003660 |
| Выдан из кассы подотчетному лицу на произведение расходов: | |||
| – на оплату проживания | 2750 | 120809560 | 120104610 |
| – на оплату транспортных расходов | 1650 | 120805560 | 120104610 |
| – на суточные | 600 | 120802560 | 120104610 |
| Подотчетное лицо отчиталось по произведенным расходам, произведенным: | |||
| – на оплату проживания | 2500 | 140101226 | 120809660 |
| – на оплату транспортных расходов | 1850 | 140101222 | 120805660 |
| – на суточные | 600 | 140101212 | 120802660 |
| Подотчетное лицо внесло в кассу неизрасходованный остаток аванса, выданного на оплату проживания | 250 | 120104510 | 120809660 |
| Полученный неизрасходованный остаток от подотчетного лица по расходам на проживание внесен на лицевой счет | 250 | 121003560 | 120104610 |
| Полученный неизрасходованный остаток от подотчетного лица по расходам на проживание зачислен на лицевой счет | 250 | 130405226 | 121003660 |
| Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для получения их в кассу для погашения задолженности перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов | 200 | 121003560 | 130405222 |
| Получены денежные средства в кассу учреждения для погашения задолженности перед подотчетным лицом по оплате транспортных расходов | 200 | 12014510 | 121003660 |
| Выданы денежные средства подотчетному лицу для погашения задолженности перед ним по оплате транспортных расходов | 200 | 120805560 | 120104610 |
При возникновении ситуации, когда денежных средств на лицевом счете недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в командировку и производят расходы за счет собственных средств. Поэтому в учете и отчетности возникает отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.
В таких случаях возникают вопросы в отношении того, можно ли сначала произвести расход, а потом его возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Такие расчеты имеют свою последовательность:
1-й этап расчетов: выданы денежные средства;
2-й этап расчетов: произведен отчет о расходовании полученных средств.
Конечно, прямых указаний на то, что нельзя производить перерасход по расчетам с подотчетными лицами, нет. Однако, по мнению автора статьи журнала «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях» Курочкиной Л.П.,если изначально производится расходование средств, то далее можно говорить только о компенсации работнику произведенных им в пользу учреждения расходов, а не о выдаче подотчетных сумм. Поэтому лучше не производить учета расходов через подотчетных лиц, если им не выданы подотчетные суммы.
Если все же есть такая необходимость, то работник пишет заявление на имя директор учреждения о разрешении произвести расход в пользу учреждения за счет собственных средств на определенные цели, обосновав при этом необходимость таких срочных расходов. Руководитель дает разрешение в виде визовой надписи на заявлении либо отдельным распоряжением. Далее работник пишет заявление о компенсации произведенных в пользу учреждения расходов. При этом нет необходимости оформлять авансовый отчет. Достаточно к заявлению приложить оправдательные документы, на основании чего директор издает распоряжение о компенсации произведенных работником расходов.
Пример 4. В учреждении возникла необходимость срочной командировки работника. Средств на лицевом счете недостаточно. Однако размер командированных расходов находится в пределах утвержденных лимитов. Стоимость проезда составила 2000 руб., услуг гостиницы – 1500 руб., суточные – 300 руб. Работник написал заявление с просьбой о направлении его в командировку с указанием ее причины. В заявлении работник указал, что командировочные расходы будут произведены за собственный счет с последующей их компенсацией за счет средств бюджета. На заявлении работник бухгалтерии произвел записи – расчеты о необходимых суммах расходов. Директор издал распоряжение о направлении работника в командировку с указанием предельных сумм командировочных расходов. В учете отражены следующие записи на основании распоряжения директора о компенсации командировочных расходов работника (табл. 7):
Таблица 7
| Операция | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Отчет командированного лица по произведенным расходам | 3800 | 140101212 | 130202730 |
| Списание средств с лицевого счета для получения их в кассу | 3800 | 121003560 | 130405212 |
| Получение средств в кассу | 3800 | 120104510 | 121003660 |
| Выдача средств работнику в качестве компенсации за произведенные расходы | 3800 | 130202830 | 120104610 |
Лучше, конечно, не производить подобных расходов, а использовать традиционную схему расчетов с подотчетными лицами с выдачей необходимой суммы под отчет.
2.4 Налогообложение командировочных расходов
Необходимость налогового учета расходов по командировкам возникает в тех случаях, когда формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.
Таким образом, налоговый учет указанных расходов может иметь место в отношении следующих налогов:
– НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов – в случае если командировка осуществляется в рамках деятельности, приносящей доход (предпринимательской деятельности);
– НДФЛ и ЕСН – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит;
– налог на прибыль организаций – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.