При автоматизированной обработке информации как на ООО «Камень» для натурально-стоимостного учета товаров и тары используют базу данных, сформированную при выписке товарных документов на поступление, реализацию и прочее выбытие товаров и тары. В оборотной ведомости натурально-стоимостного учета по каждому номенклатурному номеру показывают входящее сальдо, приход, расход и исходящее сальдо товаров. Формирование отдельных массивов данных по товарам, учитываемым по отпускным, фиксированным розничным ценам и т. п. позволяет получить дополнительную информацию о реализации и остатках этих товаров на конец месяца. Итоги оборотной ведомости аналитического натурально-стоимостного учета товаров и тары по складу сверяют с данными аналитического учета в стоимостном выражении по складу. Необходимость в ведении складского учета на карточках или в товарной книге отпадает.
Отчетность материально ответственных лиц—это способ контроля и экономической группировки данных о состоянии и движении хозяйственных средств предприятия, находящихся под материальной ответственностью. Заведующий оптовым складом (оператор ПЭВМ) составляет товарный отчет на основании приходных и расходных товарных документов в двух экземплярах в сроки, установленные руководителем предприятия. Сроки отчетности устанавливают с учетом объема совершаемых хозяйственных операций. На оптовых предприятиях заведующие складами составляют отчеты не реже одного раза в три дня, а при значительном документообороте — ежедневно. Для удобства работы на ПЭВМ практикуют раздельное составление приходных и расходных товарных отчетов.
Товарный отчет включает общие сведения (наименование предприятия, фамилию, имя, отчество материально ответственного лица, номер отчета и отчетный период) и два раздела приход и расход товаров и тары. Нумерацию отчетов по складу материально ответственные лица начинают с первого номера с начала года, либо с начала работы на складе. Остатки товаров и тары на начало отчетного периода переносят из предыдущего отчета, а после инвентаризации — из инвентаризационной описи. Поступление и выбытие товаров и тары отражают в соответствующих разделах в хронологическом порядке, где каждой хозяйственной операции отводят одну строку и указывают номер документа, от кого поступило (кому отпущено) и стоимость товаров и тары по учетным ценам. Для удобства обработки отчета вручную его целесообразно составлять, сочетая систематизированный и хронологический порядок записи хозяйственных операций. Например, по приходу — поступление товаров от поставщиков и прочий приход; по расходу — отгрузка (реализация) товаров покупателям, внутренний отпуск товаров и тары, возврат тары тароремонтным предприятиям и поставщикам, прочий расход товаров и т п. Внутри каждого вида прихода и расхода товаров и тары хозяйственные операции располагают в хронологическом порядке. Такой подход при составлении товарных отчетов позволяет при его обработке сократить объем одинаковых бухгалтерских записей. После подсчета итогов по приходу и расходу выводят остатки товаров и тары на конец отчетного периода. В отчете фиксируют количество приложенных приходных и расходных документов. При бригадной материальной ответственности отчет по складу подписывает бригадир и один из членов бригады поочередно. Первый экземпляр отчета с приходными и расходными документами передают в бухгалтерию оптового предприятия, а второй экземпляр после проверки отчета с подписью бухгалтера о его приемке возвращают материально ответственному лиц/.
При приемке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер тщательно их проверяет по существу, с формальной стороны и арифметически. Необходимо проверить правильность переноса остатков товаров и тары из предыдущего отчета; полноту и своевременность оприходования поступивших и правильность списания выбывших товаров и тары путем контроля переноса сумм в отчет из первичных документов, соответствие дат первичных документов отчетному периоду; наличие доверенностей покупателей при отпуске товаров по мелкому опту и самовывозом; наличие распоряжения руководителя и главного бухгалтера на внутренний отпуск товаров с одного склада на другой; правильность и полноту заполнения всех реквизитов первичных документов, особенно наличие всех подписей, подтверждающих приемку и отпуск товаров и тары, сквозную нумерацию выписанных на складе товарных (товарно-транспортных накладных); а также, подсчет итогов и выведение остатков товаров и тары на конец отчетного периода. Одновременно бухгалтер ведет учет бланков строгой отчетности: доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и товарных (товарно-транспортных) накладных. Обнаруженные бухгалтером при проверке отчета ошибки исправляет материально ответственное лицо. Факт проверки и приемки отчета бухгалтер подтверждает своей подписью в отчете. Последующая бухгалтерская обработка проверенного отчета заключается, в отражении хозяйственных операций по поступлению и выбытию товаров и тары на счетах бухгалтерского учета. При ручном ведении учета бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям сначала указывают в первичных документах, а затем на бланке отчета производят группировку сумм по корреспондирующим счетам.
Аналитический учет товаров и тары на оптовых складах в стоимостном выражении. Аналитический учет товаров и тары на оптовых предприятиях в суммовом выражении ведут по местам их хранения и центрам материальной ответственности. Регистры аналитического учета позволяют контролировать остатки товаров и тары на отчетные даты, группировать в разрезе корреспондирующих счетов поступление, выбытие товаров и тары, товарооборот оптового предприятия и прочие обороты.
При журнально-ордерной форме учета аналитический учет .товаров и тары на оптовых предприятиях ведут в ведомости и журнале-ордере № 1. Эти регистры открывают ежемесячно каждому материально ответственному лицу (бригадиру) и из регистров прошлого месяца в ведомости записывают остатки товаров и тары на начало отчетного месяца. Каждому отчету в регистрах отводится одна строка. После сверки остатков товаров и тары на начало отчетного периода в отчете и в ведомости журнала-ордера итоговые сгруппированные данные по корреспондирующим счетам из приходной части товарного отчета переносят в ведомость, а из расходной части—в журнал-ордер, где также записывают остатки товаров и тары на конец отчетного периода и сопутствующие записи. Результаты инвентаризации Товаров и тары на основании сличительной ведомости записывают отдельной строкой; излишки товаров и тары—в ведомости, а недостачи— в журнале-ордере. Остатки товаров и тары после инвентаризации в журнале-ордере указывают на основании инвентаризационной описи.
В конце месяца в журнале-ордере № 1 и ведомости к нему сначала подсчитывают итоги по аналитическим счетам материально ответственных лиц балансовым методом сверяют данные каждого раздела регистра, производят сверку стоимостного и натурально-стоимостного учета товаров и тары. Затем составляют сводный журнал-ордер № 1 и ведомость к нему по счету 41 «Товары», в котором каждому материально ответственному лицу отводится одна строка. Общие итоги сводного регистра сначала проверяют балансовым методом, а затем методом встречной проверки сумм по корреспондирующим счетам с другими учетными регистрами. Итоговые данные журнала-ордера № 1 по кредиту счета 41 «Товары» в дебет разных счетов записывают в Главную книгу.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, поступившие от поставщиков (оптовых баз, промышленных предприятий и др.), приходуются на ООО «Камень» основании сопроводительных документов (товарных и товарно-транспортных накладных, счетов поставщиков и т.п.). В целях усиления контроля за их сохранностью на ООО «Камень» производится маркировка специальной одежды, инвентаря и других малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Маркировку производят несмываемой краской, клеймением, прикреплением жетонов. Она обычно содержит информацию о наименовании предприятия или его фирменный знак.
Учет МБП на ООО «Камень» организован на складе и в эксплуатации. Сначала малоценные и быстроизнашивающиеся предметы обычно поступают на склад.
При поступлении МБП на склад материально ответственным лицом ООО «Камень» выписывается установленной формы приходной ордер и открывается карточка складского учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Каждому наименованию или группе МБП присваивается номенклатурный номер, в разрезе которых они учитываются. Учет МБП на ООО «Камень» ведется по материально ответственным лицам.
Отпуск малоценных и быстроизнашивающихся предметов со склада в эксплуатацию производится по разрешению руководителя предприятия и оформляется расходными накладными или требованиями установленной формы (на основании заявок структурных подразделений в пределах установленных лимитов). МБП стоимостью до одной минимальной заработной платы за единицу (комплект), за исключением столовой и кухонной посуды, обеденных приборов, столового белья могут списываться на издержки производства и обращения по мере отпуска в эксплуатацию. Руководитель предприятия в приказе об учетной политике устанавливает перечень малоценных и быстроизнашивающихся предметов стоимостью до одной минимальной заработной платы за единицу, по которым должен вестись количественно-суммовой учет после передачи их в эксплуатацию. По этим предметам для обеспечения их сохранности организуют оперативный учет МБП по материально ответственным лицам на карточках или в специальной книге.
Выдача производственного и хозяйственного инвентаря отражается в специальных карточках учета МБП ООО «Камень».