Исследование систем управления по функции финансового обеспечения (стр. 3 из 6)
Выполняя функцию планирования, финансовый отдел в первую очередь занимается разработкой финансового плана, который дает возможность определить жизнеспособность проекта в условиях конкуренции, но и содержит ориентиры, в соответствии с которыми подразделения организации будут действовать.
Функция организации в финансовом отделе – это доведение показателей утвержденного финансового плана и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборот средств до отделов, служб, цехов предприятия и осуществление систематического контроля за их соблюдением и выполнением.
И, конечно же, одной из важных функций в финансовом отделе является функция контроля, которая следит за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, а также планов по прибыли и рентабельности
В рассматриваемом отделе не выполняется функция мотивации, которая объясняет поведение человека в организации, и наиболее сильно развита функция планирования. Это связанно со спецификой работы финансового отдела, в котором разрабатывается финансовый план, происходит планирование производства по номенклатуре и т.д.
На основании проведенного анализа следует отметить то, что функции интересны, прежде всего, потому что в систематизированном виде могут дать полное представление о процессах мотивации, организации, планирования и контроля. Основные функции характеризуют воздействие, обуславливая его определяющие средства, реализация которых может обеспечить требуемый результат.
Глава 3. Исследование информационных потоков
Цель исследования – установление соответствия обращающихся документов целевому содержанию выполняемых управленческих задач.
При этом исходят из положения о том, что каждый документ должен иметь строго целевую функциональную направленность и должен быть связан с реализацией конкретных задач управления (нескольких задач). Документы, не связанные с реализацией закрепленных за объектом управленческих задач (таблица 4) должны быть выведены из обращения.
Несоблюдение этих положений ведет к обращению в системе управления документов, не связанных с деятельностью объекта исследования, что усложняет информационные взаимосвязи и увеличивает затраты на обработку информации и, следовательно, общие затраты на управление.
Результаты исследования оформляются в форме таблицы (см. табл.3).
Таблица 3
Исследование информационных потоков
| Наименование документа | Подразделение-отправитель | Поздравление-получатель | Цель составления документа | Задача, с реализацией которой связан документ (из табл.2) | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
| План производства по номенклатуре на год, квартал, месяц | Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия | Финансовый отдел | Планирование затрат будущих периодов | 1.11.4 | ||||||
| План производства продукции по номенклатуре и объемам товарной продукции по цехам. | Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия | Финансовый отдел | Установление планового задания и планирование затрат будущих периодов | 1.11 1.4 | ||||||
| Финансовый план | Финансовый отдел | Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия | Планирование будущих затрат | 1.11.11 | ||||||
| Отчеты о выполнении финансового плана | Финансовый отдел | Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия | Анализ показателей выполнения плана | 2.5 | ||||||
| Копии задания цехам и отделам по снижению запасов оборотных средств | Финансовый отдел | Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия | Планирование будущих затрат на закупку материалов и оборудования | 1.63.5 | ||||||
| Ежедневные сведения по выполнению плана реализации цехами и предприятием в целом | Финансовый отдел | Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия | Оперативный анализ текущих показателей выполнения плана | 3.8 | ||||||
| Заключение по претензиям, заявленным поставщиками отчетные данные о движении материалов и об остатках их на конец месяца | отдел материально-технического снабжения | Финансовый отдел | Планирование дальнейших закупок и анализ структуры оборотных средств | 2.1 | ||||||
| Счета для акцепта; сведения о материалах, находящихся в пути; информацию о неоплаченных счетах | Финансовый отдел | отдел материально-технического снабжения | Планирование расходов и закупок | 2.1 | ||||||
| Сметно-финансовые расчеты на финансирование капитальных вложений за счет кредитов банка на внедрение новойтехники, на расширение производства товаров народного потребления утвержденные руководством предприятия сметы затрат на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и другие работы | технические отделы | Финансовый отдел | Анализ долгосрочных и краткосрочных кредитов; анализ и планирование расходов будущих периодов | 1.92.13.3 | ||||||
План финансирования научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на основе утвержденных смет, а так же обеспечение необходимыми средствами планов организационно-технических мероприятий;  Проверенные совместно с главной бухгалтерией правильно составленные, оформленные и утвержденные в установленном порядке сметные и сметно-финансовые расчеты на затраты по внедрению новой техники, сметы на расходование средств специальных фондов и средств целевого назначения. | Финансовый отделФинансовый отдел | технические отделытехнические отделы | Планирование нововведенийСписание материальных ценностей и анализ расходов | 3.33.7 | ||||||
| Извещение учреждений банка о выставленных покупателями и заказчиками аккредитивах, сведения о покупателях, допустивших просрочку оплаты счета платежных требований или отказавшихся от их акцепта, а также извещения о применении банковских санкций к покупателям и заказчикам. | Финансовый отдел | отдел сбыта | Анализ и последующее взыскание задолженностей | 2.73.6 | ||||||
| Решение руководства о перечислении денежных средств по результатам рассмотрения претензий | юридический отдел | Финансовый отдел | Анализ финансовых расходов | 2.1 | ||||||
| Отметки на банковских документах о поступлении денежных сумм по рассмотренным и удовлетворенным претензиям и искам | юридический отдел | Финансовый отдел | Анализ финансовых расходов | 3.6 | ||||||
| Поручения на перечисленные госпошлины по арбитражным искам | юридический отдел | Финансовый отдел | Анализ структуры движения финансовых средств | 2.1 | ||||||
| Законченные претензионные материалы и оформленные для предъявления исков в органы арбитража | Финансовый отдел | юридический отдел | Взыскание и обжалование задолженностей | 3.6 | ||||||
| Заключения по претензиям и искам в связи с отказами в оплате счетов, ошибками в их предъявлении и др. | Финансовый отдел | юридический отдел | Взыскание и обжалование задолженностей | 3.6 | ||||||
| Справки о перечислении денежных средств в связи с рассмотрением претензий и арбитражных исков | Финансовый отдел | юридический отдел | Анализ движения денежных средств | 3.6 | ||||||
Информационный анализ установил соответствие документов целевому содержанию выполняемых управленческих задач. Правильно налаженный документооборот помогает и облегчает работу всей организации. Каждый документ имеет строго функциональную целевую направленность и связан с реализацией задач управления. На каждую задачу есть свой документ и соответствующие ответственные исполнители. Это помогает выявить исполнителя в случае возникновения в документообороте различных затруднений. Анализ информационной обеспеченности наглядно отображает задачу, цель и ответственность исполнителей. Наибольшее количество документов задействовано при реализации функции планирования, так как она является наиболее важной в процессе функционирования финансового отдела.