Глава 4. Проектирование матрицы распределения административных функций управления (РАФУ)
Цель проектирования: оптимизация функциональной структуры организации посредством анализа функций подразделений, определения трудоемкости выполнения управленческих задач и норм загрузки подразделений и служб. Рациональное распределение функций управления способствует эффективному достижению целей организации (фирмы). Определение целенаправленности любой организации, т.е. общей цели существования фирмы, является весьма важной и сложной проблемой.
Цель – это желаемое состояние любой системы. Цель состоит из совокупности подцелей (задач) и должна обладать следующими характеристиками
• конкретностью;
• обозримостью (краткосрочностью, долгосрочностью),
• реалистичностью (достижимостью),
• взаимосвязанностью (согласованностью с другими задачами);
• эффективностью (прибыльностью).
Достижение цели фирмы обеспечивается через реализацию функций управления
Функция управления – это часть процесса управления, полученная в результате разделения всего процесса управления по характеру и содержанию связанного с ним труда. Иными словами, функция представляет собой совокупность управленческих работ, объединенных по признаку однородности. Выделение функции управления зависит от целевого назначения системы (фирмы). Эффективное выполнение функций управления предполагает распределение прав и обязанностей между подразделениями и персоналом.
Обоснованное разделение функций между подразделениями и службами аппарата управления обеспечивается посредством разработки и реализации матрицы разделения административных функций управления (РАФУ).
Эта матрица представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются наименования подразделений и служб (либо конкретные работники аппарата управления), а по строкам перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.
С позиции системного подхода матрицу РАФУ можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы – функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В наименованиях строк перечисляются функции (виды управленческих работ, составляющие процесс управления). В поле матрицы условными знаками показаны функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.
При проектировании матрицы РАФУ деятельность по реализации функций управления характеризуется следующими аспектами:
1 – ответственность за решение конкретной задачи управления,
2 – функции исполнителя по реализации задачи,
3 – функции исполнителя по подготовке к реализации задачи.
В соответствии с приведенной классификацией предлагается список условных обозначений, которые символизируют определенные аспекты деятельности по выполнению функций управления.
Условные обозначения для первого аспекта:
Я – единоличное решение и персональная ответственность за решение задачи (с подписью);
! – персональная ответственность за решение определенной задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью),
Р – участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи.
Условные обозначения для второго аспекта:
П – планирование,
О – организация;
К – контроль;
Х – координация совместных усилий участников процесса;
А – мотивация (активизация);
У – учет.
Условные обозначения для третьего аспекта:
С – согласование;
И – исполнение,
М – подготовка предложений,
- – в работе не участвует.
Для того чтобы определить значимость символов, используют один из наиболее широко распространенных и доступных методов экспертного опроса и обработки экспертных оценок – оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов (табл. 4).
Таблица 4
| № | Задачи, решаемые в структурных подразделениях | Должностные лица и структурные подразделения | ||||||||||||
| Коэффициент трудоемкости решаемых задач | Директор | Зам. директора | Финансовый отдел | Главная бухгалтерия | Юридический отдел | Трудоемкость реш. управленческой задачи | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||||
| 1 | Финансово-кредитное планирование | 0,22 | ! | Р | П О С | И У | КИ | 20,24 | ||||||
| 2 | Финансово-оперативная работа | 0,22 | ! | РХ | П О | И У | ПИК | 19,8 | ||||||
| 3 | Контрольно-аналитическая работа | 0,55 | ! | РК | П К | И | _ | 30,8 | ||||||
| 6 | Загруженность должностных лиц и структурных подразделений | 16,83 | 6,05 | 23,21 | 13,97 | 10,78 | ||||||||
Таблица 5