При выявленной недостаче материальных ценностей заведующая складом пишет письменное объяснение, по какой причине возникла недостача. При выявленном излишке заведующая складом пишет письменное объяснение указывая причины появления неучтенных в бухгалтерском учете материальных ценностей.
После получения письменных объяснений от заведующей складом проверяющий устанавливает цену материальных ценностей, по которым были выявлены расхождения, на момент проведения инвентаризации. Для этого берется справка по ценам.
После получения справки проверяющий в сличительную ведомость вносит установленную цену на момент проведения инвентаризации.
На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Инвентаризация материальных ценностей проводится комиссией в составе. Данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия в инвентаризационную опись не вносятся, все данные записываются только при их фактическом наличии на складе №1.
Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей бухгалтер берет второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и прочее.
Для рассмотрения проведения правильности инвентаризации по материальным ценностям бухгалтер начинает с установления реального сальдо на счете 10 "Материалы". Бухгалтер начинает сравнение путем установления на ближайшую к проверке дату тождественность записей об остатках товаров на счете 10 "Материалы", указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов заведующей складом.
Бухгалтер, получив данные по остаткам материальных ценностей по складу №1, сравнивает с данными записями в инвентаризационной описи по фактическому наличию материальных ценностей на складе №1. При сравнении данных по инвентаризации видно, были ли выявлены расхождения.
Выявленные при инвентаризации расхождения представляются на рассмотрение руководителю УП "Белкоммунмаш", который на основании предоставленных данных принимает окончательное решение.
Результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Все выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета на УП "Белкоммунмаш" регулируется в соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности".
Если в ходе проведения инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" выявляются излишние материальные ценности, то такие материалы приходуются и относятся на доходы предприятия. Следовательно, в бухгалтерском учете формируется приходный ордер на излишне выявленные материальные ценности и составляются бухгалтерские записи на выявленный излишек
Д 10/2 К 92/1 - оприходование материала по цене, установленную на дату проведения инвентаризации материальных ценностей;
Д 18/1 К 92/1 - начисление НДС;
Д 92/1 К 99/20 - - отнесение результата на прибыль.
Если же в ходе инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" была обнаружена недостача материальных ценностей, то при проведении инвентаризации проверяющим выявляется виновное лицо, например, - заведующая складом. Если проверяющий установил, что недостача была сделана по вине заведующей складом, то сумма недостачи удерживается из её заработной платы по ценам на дату проведения инвентаризации с учетом НДС. Следовательно, в бухгалтерском учета делаются следующие бухгалтерские записи по недостаче:
Д 94 К 10/2 - списание недостачи числящейся по данным бухгалтерского учета;
Д 94 К 68 - начисление НДС;
Д 73/5 К 94 - отнесение недостачи на заведующую складом;
Д 70 К 73/5 - удержание из зарплаты за материальный ущерб у заведующей складом.
По результатам проведенной инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" проверяющий составляет акт контрольной проверки инвентаризации материальных ценностей, который подписывают лица проводившие проверку, председатель инвентаризационной комиссии и члены инвентаризационной комиссии.
В акте проверки проверяющий указывает:
основания назначения проверки, дата и номер предписания на ее проведение, должность, фамилия и инициалы лица, проводившего проверку;
дата начала и завершения проверки (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки;
должность, фамилия и инициалы работников проверяемого пункта ответственного хранения, обязанных подписать акт проверки, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также лиц, привлекаемых к проверке;
наименование, местонахождение и подчиненность проверяемой организации, ее учетный номер плательщика, реквизиты расчетного счета;
наличие книги учета проверок, а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке;
какие приняты меры по выявленным предыдущими проверками фактам нарушения актов законодательства.
Поверяющий в акте подробно отражается состояние работы с товарами и материалами на складе №1 и складской кладовой в следующем порядке: общие сведения; количественная сохранность; условия хранения; качественное состояние; учет и отчетность; выводы; предложения (см. приложение 59).
В акте проверки проверяющий указывает документы и другие доказательства, подтверждающие факты нарушения количественной и качественной сохранности товаров и виновность должностного лица. При выявленном факте нарушения расходования материальных ценностей проверяющим устанавливается размер причиненного вреда, причины нарушений и лица, действия (бездействие) которых повлекли нарушение ответственного хранения. При выявлении фактов совершения подлога документов проверяющий имеет право изымать подлинные документы, взамен которых оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями работника контролирующего органа и главного бухгалтера (другого должностного лица) проверяемого склада.
Проверяющий несет персональную ответственность за качество проведенной проверки и достоверность указанных в акте результатов проверки. Он имеет право с учетом полномочий давать руководителю предприятия обязательные для исполнения предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений в установленные законодательством сроки.
Совершенствование учета производственных запасов
Вопросы совершенствования учета производственных запасов всегда находились в центре внимания научных и практических работников. Объясняется это сложностью и трудоемкостью данного раздела бухгалтерского учета, на него приходится свыше 30% всей экономической информации, возникающей на предприятии.
Анализ предприятия УП "Белкоммунмаш" не составляет исключение, показывает, что на предприятии существуют недостатки учета производственных запасов. Это проявляется при инвентаризациях, а также при сверках данных складского учета, когда выявляются недостачи и расхождения за счет пересортировки отдельных видов материалов. Имеют место и ошибки в первичных документах, характеризующих поступление и движение материалов.
В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность новых организационных и методических подходов в решении проблем учета запасов, связанных, с одной стороны с переходом на рыночные отношения и международные стандарты, с другой - широким внедрением компьютерных технологий.
Метод учета поступления материалов по учетным ценам с использованием счетов 15 и 16 на УП "Белкоммунмаш" используется незаслуженно редко. На первый взгляд, налицо явное увеличение трудоемкости учетных работ - использование в учете трех счетов вместо одного.
Однако для оперативного ведения учета этот способ представляется более выгодным и позволяет в любой момент иметь наиболее точную информацию о наличии и движении материалов в денежном выражении.
Также улучшению ресурсоснабжения способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, комплектующих изделий и т.п., ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.
Совершенствование учета и контроля наличия и движения производственных запасов предприятия на УП "Белкоммунмаш" следует производить по следующим направлениям.
Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Отпуск материалов в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить и внутреннее перемещение ценностей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.