Сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий, остается задачей архивистов. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, товаров, услуг, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах, трудовые, общественные традиции, стабильность существования, работа в экстремальных условиях, особо важная роль в развитии определенной сферы деятельности в стране или на конкретной территории, преемственность указанных факторов для вновь созданных или преобразованных организаций.
Современные организации и предприятия оцениваются также с точки зрения масштаба деятельности (многопрофильность, объемы работ и уставного фонда, состав учредителей и участников, число работающих, межрегиональный характер деятельности); вида организации, предприятия, определяемого его организационно-правовой формой. При этом учитывается - представляет ли оно объединение, созданное для решения определенных задач, участвуют ли в его деятельности иностранные партнеры, обладает ли уникальной или типичной структурой.
Следует подчеркнуть влияние на применение критерия функционально-целевого назначения такого фактора, как форма собственности, хотя современное архивное законодательство относит ценные документы (комплексы документов) негосударственных организаций к составу Архивного фонда России.
Критерий значения имеющейся в документе информации в настоящее время рассматривается с точки зрения отбора уникальной и типичной информации, т.е. единичного и общего. Архивисты признают, что данный критерий не определяется через систему четких признаков, так как можно перечислить сколько угодно тем, сторон жизни общества. В 80-е годы были названы общие (приемлемые и сейчас) признаки данного критерия: функция документа, значимость отраженных в нем событий, явлений, уникальность, оригинальность или повторяемость информации, языковая ценность.
Функция документа - отражение тех или иных функций учреждения, организации, предприятия - непосредственно связана с видом документа и его содержанием. Документирование определенной функции управления (сбор информации, ее анализ, принятие и информирование о решении) осуществляется документами определенных видов, по которым можно судить о стадии рассмотрения вопроса и полноте информации о нем. При этом пометы, визы, резолюции являются элементами содержания, характеризуя порядок подготовки, рассмотрения и исполнения документа. Ранее значение информации документа связывали со значением функций учреждения, организации, предприятия. В указанной выше интерпретации данное положение сохраняется, но можно рассматривать и самостоятельный критерий значения документируемой функции организации.
Логика подсказывает, что наиболее значимые факты должны быть представлены большим кругом документов в архивах. Известно, что общество оценивает событие в ходе своего развития. Однако значимость отдельных событий можно определить сразу (например, Чернобыль, выборы первого президента России и др.), как и явлений однородных, типичных, соединяющих в одно целое общее и индивидуальное. В управлении это проявляется в документировании ряда типовых функций, в результате которых создаются типовые документы, обладающие повторяемостью информации.
Рассмотрение уникальности, оригинальности или повторяемости информации позволило выделить следующие признаки ее ценности: значимость событий, отраженных в первичном и вторичном документах, соответствие информации основным или вспомогательным функциям организации, степень отраженности информации о деятельности других организаций, подлинность документа. Дополнительные критерии оценки информации через нормы ее концентрации предложил в свое время В.В. Цаплин: минимальные нормы концентрации - хронологическая (год и более), производственная (предприятие и выше), географическая (район, город и выше), предметно-вопросная (объект). Остаются специфические критерии оценки документов с повторяющейся информацией: характер повторения, вид и форма повторения, степень полноты повторения информации первичного документа во вторичном.
Языковую ценность документов, как подчеркнул В.Н.Автократов, повышают незафиксированные в словарях неологизмы, индивидуальные авторские речевые новообразования, диалектные явления, жаргон, сленг, факты смешения языков, неучтенные словарями архаизмы и историзмы. Критерий значения имеющейся в документе информации в силу своей специфики (совокупности ряда аспектов), вероятно, станет объектом особого внимания исследователей в будущем.
Критерий времени и места образования документов рассматривается с точки зрения исторической значимости пространственно-временных характеристик акта документирования, т.е. участия, причастности организации к событию, одномоментности события и акта документирования.
Критерий вида документа предполагает диалектическое единство содержания и формы документа. Отсюда возможность отбора определенных видов документов исходя из объема информации, ее ценности. В современных условиях происходит изменение в составе видов, разновидностей документов, возникновение новых. Исследования документоведов показывают необходимость стандартизации и унификации как самих документов, так и их цепочки потиповым управленческим функциям. В настоящее время появляются документы, соединяющие в себе информацию ранее самостоятельных документов, например, бизнес-план. Создаются «безноминальные» документы: информация, сведения, данные перечисляются без указания вида документа.
Критерий подлинности подразумевает оценку документа с точки зрения его юридической силы и как документ - подлинник - оригинал. В настоящее время срок исковой давности применим не только к документам, имеющим практическое значение, но и к документам постоянного срока хранения (например, договоры, контракты и др.). Поэтому применение критерия юридической силы к таким документам целесообразно в комплексе с другими критериями.
Критерий подлинности дополняет критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному приему на хранение. Однако возникла новая проблема: широкое внедрение ЭВТ привело к появлению аутентичных документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много (распечатка практически не ограничена). Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критериев внешних особенностей. Об юридической базе решения этой проблемы можно говорить с появлением Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.
Критерий внешних особенностей документа предполагает учет форм передачи содержания, его удостоверения и оформления, а также физического состояния. Изменение техники подготовки управленческих документов вносит новый аспект, связанный больше с контролем за качеством передачи текста, а не с оценкой признаков, подтверждающих ценность.
Сохраняет свое значение комплексное применение критериев. Очередность применения определяется объективными факторами: спецификой документов (их комплексов), сохранностью (полнотой комплекса) документов, целями отбора. Субъективный фактор - личная точка зрения эксперта - должна быть проверена (подтверждена) коллективным мнением.
В современных условиях диапазон методов, применяемых в экспертизе и комплектовании, расширяется. Представляется, что необходимо будет искать генетическое сходство комплексов документов (историко-сравнительный метод); изучать прежнюю структуру учреждений, состав документов, т.е. гипотетически реконструировать фонды, документы, а от них идти к решению современных задач (актуалистический метод); анализировать документы с точки зрения их происхождения и содержания (источниковедческий метод); классифицировать учреждения и документы, сводить их в систему (структурный метод); мысленно воспроизводить структуру, функции, документы объектов (метод моделирования); искать оптимальное решение, рассматривать цепь вариантов отбора (метод мысленного эксперимента); анализировать документы с точки зрения полноты информации по определенным функциям (функциональный метод); изучать повторение информации, информационную плотность документных комплексов в едином информационном пространстве (информационный метод); использовать прогностические оценки документов на основе конкретного знания о ценности документов, схожих с изучаемыми, или своих знаний о приоритете ценности (метод экспертных оценок); дедуктивно использовать принципы, критерии оценки документов в конкретной ситуации (аксиоматический метод); отбирать однородные объекты на основе статистического метода (метод статистического анализа); осуществлять выборочный отбор массовых документов (выборочный метод); применять методы отбора информации о социальных фактах (методы социологии) и др.
Методический аспект, т.е. приемы и методы использования теоретических положений экспертизы и комплектования, в практике оценки и отбора документов учреждений, организаций, предприятии государственной и негосударственной форм собственности, может быть как общим, так и иметь специфику для последних.
Сложившаяся система нормативно-методических пособий по отбору документов (списки источников комплектования, перечни документов, методические рекомендации, памятки и др.) в целом сохраняется. Есть и новые моменты. Так, списки источников комплектования получили дополнение - списки возможных источников комплектования; их структура принимает все более общий характер (широкое понимание отрасли). Отражая принцип целостности, списки источников комплектования включают особые и типовые организации, определяемые в соответствии с критериями: функционально-целевого назначения, масштаба деятельности и вида организации, полноты отражения информации о деятельности в фондах других организаций и по принципу выборочно. Целесообразно наряду с действующими формами применение повидовой выборки и, при отсутствии массовости объектов, индивидуального подхода к каждому объекту; групповой выборки с учетом возможного изменения представлений о территориальных границах и однородности генеральной совокупности организаций; целевого отбора в его классическом виде (выбор объектов по определенному признаку); хронологического и регионального отбора. При этом на первое место выходит определение соотношения генеральной и выборочной совокупности организаций.