Это новый тип перечней, где даны группы документов постоянного и временного хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций был дан в Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)».
Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных организаций, построены по типовым функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:
· организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения управления и организации хранения документов;
· экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;
· организации экономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационного обслуживания и маркетинга;
· трудоустройства, организации и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;
· материально-технического снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;
· социально-бытовым, жилищным, деятельности общественных организаций.
Видовой состав документов постоянного хранения по указанным функциям в основном однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению с Перечнем типовых документов (1989 г.) новыми явились группы документов съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров по работе с акциями, о долевой собственности и т.п.
В перечнях для негосударственных организаций особо акцентируется внимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне». В перечне, данном в Справочном пособии «Управленческие документы постоянного срока хранения...», предлагается на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих «коммерческую тайну» организации.
В Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов...» дан более полный спектр с анализом природы появления и методики отбора документов, закрываемых организацией на «коммерческую тайну».
Но в любом случае при отборе документов, содержащих подобного рода сведения, необходимо свои действия согласовывать с правительственным перечнем сведений, которые не могут составлять «коммерческую тайну».
Таким образом, рассмотренные последние два перечня можно считать существенным дополнением к Перечню типовых документов (1989 г.), дающим возможность производить отбор на постоянное хранение документов негосударственных организаций.
Следовательно, в существующей во второй половине 90-х годов XX века системе перечней было опущено одно звено - обеспечивающее установление конкретных временных сроков хранения документов в негосударственных организациях.
В 2000 г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечня документов 1989 года.
В чем же взаимосвязь двух этих перечней?
Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть типового перечня 1989 г.
Во-вторых, новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения документов, созданных в 80-90-е гг. (до 1995 г.), необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.
В-третьих, остается действующей вторая частьтипового перечня 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например: конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.
Остановимся на основных, характерных чертах Перечня типовых управленческих документов (М., 2000), которые с достаточной степенью подробности изложены в указаниях по применению этого перечня.
Само название нового типового перечня указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности, и даже форм собственности, т.е. действие нового типового перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.
Новый типовой перечень необходим в качестве основного нормативного пособия, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.
Однако есть одно новшество в построении основной части перечня. Так, для сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна графа. Но пользуются перечнем все учреждения: источники и не источники комплектования.
Учреждения - источники комплектования(или потенциальные источники комплектования - негосударственные организации) без изменений используют те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа №3).
Государственные или муниципальные учреждения, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока хранения «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. сами преобразуют указанный срок хранения.
Более того, в данном случае негосударственным учреждениямрекомендовано документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.
Но это правило распространяется не на все документы.
Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования - государственных, муниципальных, негосударственных - до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы по регистрации, а также другие документы, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.
Особо следует обратить внимание на изменение (и существенное изменение) сроков хранения документов по личному составув учреждениях всех форм собственности.
В новом типовом перечне срок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен 75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что в стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, отложившихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения «Постоянно».
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с Определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь срок хранения «Постоянно», что решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.
В 2000 г. вышел в свет новый, не имеющий аналогов, «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».В его составе отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и другие.
Данный перечень направлен на рационализацию организации документов в делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на постоянное (вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также защиту законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций.
Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.
Структура примерного перечня несколько отличается от структуры перечня типовых управленческих документов в части количества граф для сроков хранения. В примерном перечне сроки хранения дифференцированы по двум графам: в графе № 3 даны сроки хранения для собственно кредитной организации, в графе № 4 - для филиалов, представительств и учреждений кредитной системы, которые не являются самостоятельными юридическими лицами в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч. 1, ст. 55), а, следовательно, и не могут быть источниками комплектования.
Документы постоянного срока хранения таких филиалов, представительств должны передаваться в состав архивного фонда собственно кредитной организации. Исключение возможно лишь в том случае, когда филиалы или представительства достаточно удалены территориально. В этом случае для передачи их документов самостоятельно в государственный или муниципальный архив собственно кредитная организация должна заключить договор с архивным учреждением Федеральной архивной службы. В процессе применения примерного перечня для документов по личному составу необходимо обратить внимание на то, что в перечне относительно личных дел и документов по личному составу дан срок хранения 75 лет, в то время как в новом типовом перечне срок определен для этой категории документов 75 лет ЭПК. Очевидно, что в данной ситуации приоритетным должны быть сроки хранения, указанные в новом типовом перечне.