При выдаче денежных средств организация обязана:
- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается.
- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства.
- выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам.
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч. 50
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам – по согласованию с Министерством иностранных дел России).
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:
-по найму жилого помещения;
-по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
-по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
-по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
По оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
-по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
-суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
-по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.
Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам. Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать, что:
-наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;
-платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами, - 10 000руб.;
-лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в день по нескольким документам;
-при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара;
-при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т.п.).
Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.
1.5 УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО ВАЛЮТНЫМ СЧЕТАМ
Организации имеют право открывать валютные счета на территории Российской Федерации в любом банке, уполномоченном Центральным банком на проведение операций с иностранными валютами.
Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте используют счет 52 "Валютные счета". По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, а по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов. Операции по валютным счетам отражаются на основании выписок банка и приложенных к ним денежно - расчетных документов. Суммы, ошибочно отнесенные в дебет или кредит валютных счетов и обнаруженные при проверке выписок банка, отражают на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям".
Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому счету, открытому в учреждениях банка для хранения денежных средств в иностранных валютах.
К счету 52 "Валютные счета" открывают следующие субсчета:
52-1 "Транзитные валютные счета";
52-2 "Текущие валютные счета";
52-3 "Валютные счета за рубежом".
Субсчет 52-1 "Транзитные валютные счета" открывается для зачисления в полном объеме поступлений в иностранной валюте, в том числе и не подлежащих обязательной продаже. Исключение составляют следующие поступления иностранной валюты, зачисляемые сразу в дебет счета 52-2 "Текущие валютные счета":
1) перевод посреднической организацией после обязательной продажи ею части валютной выручки с отметкой в платежном поручении о произведенной продаже части валютной выручки;
2) иностранная валюта, приобретенная на внутреннем валютном рынке за российские рубли и за иностранную валюту другого вида.
С кредита счета 52-1 "Транзитные валютные счета" иностранная валюта списывается в дебет счета 52-2 "Текущие валютные счета" и в ряде других случаев (при возвращении средств в иностранной валюте той организации, от которой они поступили, при перечислении экспортной валютной выручки посредническими внешнеэкономическими организациями организациям, не являющимся резидентами Российской Федерации, за вычетом комиссионного вознаграждения, и др.).
Субсчет 52-2 "Текущие валютные счета" открывается организациями для учета средств, оставшихся в распоряжении организации после обязательной продажи экспортной выручки и совершения иных операций по счету в соответствии с валютным законодательством. По дебету счета 52-2 "Текущие валютные счета" отражаются суммы в иностранной валюте, перечисленные с кредита счета 52, субсчет 1 "Транзитные валютные счета", а также суммы, которые зачисляются сразу на текущий валютный счет, минуя транзитный счет. С кредита счета 52, субсчет 2 "Текущие валютные счета", валюта списывается в безналичном и наличном порядке.
Снятие наличной иностранной валюты со счета 52, субсчет 2 "Текущие валютные счета", разрешается на оплату расходов, связанных с командированием работников организаций в иностранные государства, а также по специальному разрешению Банка России.
Валютные счета за рубежом открываются организациям, получившим разрешение Центрального банка Российской Федерации на открытие счетов в иностранных банках.
На субсчете 52-3 "Валютные счета за рубежом" отражается движение средств в иностранной валюте на валютных счетах за рубежом.
Банк начисляет и выплачивает проценты по валютным счетам в тех валютах, по которым имеет доходы от их размещения на международном валютном рынке. По текущим валютным счетам процентная ставка определяется на основе ставок по однодневным депозитам на международном валютном рынке (исчисляется средняя ставка по видам валюты за истекший квартал и уменьшается на 1,5%).
2. УЧЕТ ФИНАНСОВЫХ ВЛОЖЕНИЙ
К краткосрочным финансовым вложениям организации относятся:
1) государственные и ценные муниципальные бумаги, срок обращения которых не превышает 12 месяцев. Однако в настоящее время государство предпочитает "длинные" деньги, то есть эмиссию государственных облигаций со сроком обращения более 12 месяцев;
2) ценные долговые бумаги, в которых дата (и стоимость погашения) определена (облигации, векселя) и не превышает 12 месяцев;
3) займы, предоставленные другим организациям на срок, не превышающий 12 месяцев;
4) депозитные вклады в кредитных организациях на срок, не превышающий 12 месяцев;
5) дебиторская задолженность, приобретенная на основании уступки права требования, срок погашения которой не превышает 12 месяцев;
6) вклады организаций-товарищей по договору простого товарищества на срок, не превышающий 12 месяцев.
Единица бухгалтерского учета финансовых вложений выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить:
- формирование полной и достоверной информации об этих вложениях;
- надлежащий контроль за их наличием и движением.
В зависимости от характера финансовых вложений, порядка их приобретения и использования единицей финансовых вложений может быть серия, партия и другая однородная совокупность финансовых вложений.
Организация должна организовать и вести аналитический учет финансовых вложений таким образом, чтобы обеспечить информацию по единицам бухгалтерского учета финансовых вложений и организациям, в которые осуществлены эти вложения: по эмитентам ценных бумаг (акции, облигации); по другим организациям, участником которых является организация (вклады в уставные капиталы); по организациям-заемщикам (предоставленные займы) и т.п.
Согласно Рекомендациям Минфина России, в соответствии с ПБУ 3/2006 пересчет средств в расчетах (в том числе по заемным средствам) с юридическими и физическими лицами, выраженных в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату.
Поэтому выраженные в иностранной валюте:
- суммы предоставленных другим организациям займов, числящихся в организации в качестве финансовых вложений;
- суммы дебиторской задолженности, приобретенной на основании уступки права требования, - подлежат пересчету на дату совершения операции в иностранной валюте и на отчетную дату.
По принятым к бухгалтерскому учету ценным государственным бумагам и ценным бумагам других организаций в аналитическом учете должна быть сформирована как минимум следующая информация: наименование эмитента и название ценной бумаги, номер, серия и т.д., номинальная цена, цена покупки, расходы, связанные с приобретением ценных бумаг, общее количество, дата покупки, дата продажи или иного выбытия, место хранения.