Отдел закупок и бухгалтерский отдел уведомляются о получении и приемке товара. Персонал отдела приемки обычно фиксирует получение товара в отчете о получении, в накладной, поступившей вместе с грузом от поставщика, в копии заказа на закупку. Информация включает название поставщика, дату получения, количество и состояние полученного товара, иногда того, кто доставил товар. Документ подписывает лицо, получившее товар. В компьютеризированной системе приемщик может ввести информацию непосредственно в систему, которая вносит изменения в файл заказов на закупку, фиксируя получение всей партии или части заказанного товара; переносит отчет о получении в файл отчетов о получении, а иногда исправляет файл материально-технических запасов.
Полученный товар, не зафиксированный в закупочном заказе, может быть не принят отделом приемки. Если же он будет принят, то составляют специальный отчет, по которому потом проведут расследование. (Обычно его проводят сотрудники бухгалтерии.) Отчеты о получении независимо от того, готовят ли их вручную или на компьютере, обычно бывают заранее пронумерованы и их последовательность контролируется. Эта процедура контроля направлена на своевременное и полное сообщение о полученных товарах. В противном случае могут оказаться заниженными подлежащие оплате счета и расходы или количество товара на складе.
Услуги и некоторые товары принимает не отдел приемки, а непосредственно пользователь. Хотя могут быть предписаны некоторые формальные процедуры представления пользователем отчета о получении, чаще всего в качестве основного документа используется счет-фактура поставщика за товар или услугу.
Регистрация.Средства и обязательства чаше всего регистрируют лица, не имеющие отношения к заказу и получению товара, на основании счета-фактуры поставщика, соответствующего подтвержденному заказу на закупку, а также на основании доказательств, что товар получен или услуга оказана. В некоторых компьютеризированных системах данные о материально-технических запасах вносят в отчетность, когда отдел приемки вводит информацию о получении товара; или же бухгалтерский отдел может занести в отчетность данные о продукции на складе на основании копии отчета о получении товара. Отчеты о получении, не подтвержденные счетами-фактурами, необходимо в конце отчетного периода вносить в отчетность в качестве обязательства предприятия за полученный, но незарегистрированный товар.
Неприменение процедур контроля к счетам-фактурам поставщиков сразу же после их получения является обычным недостатком структур контроля, особенно если приходится направлять большое число счетов-фактур для подтверждения сотрудникам, основные интересы которых лежат в другой сфере. Задержка в регистрации счетов-фактур может в зависимости от системы бухгалтерского учета и соответствующих процедур контроля привести к ошибкам при расчете подлежащих оплате счетов и других издержек, а это, в свою очередь, может вылиться в потерю скидок за быструю оплату. (Большое число неподтвержденных счетов-фактур или отчетов о получении, которые не были подтверждены и зарегистрированы, может свидетельствовать о сбоях, ошибках или задержках в процедурах обработки и подтверждения счетов-фактур.)
В системе, где документация ведется вручную, счета-фактуры при получении могут быть занесены в специальный реестр, который впоследствии будут просматривать на предмет выявления счетов-фактур, не переданных в бухгалтерию для обработки. В компьютеризированной системе счета-фактуры могут не нуждаться в конкретном подтверждении, но их могут регистрировать на основании соответствующих заказов на закупку и свидетельств того, что отчеты о получении соответствуют заказам на закупку. Затем счета-фактуры будут проверяться по файлу отчетов о получении; счета-фактуры, оказавшиеся не подтвержденными, будут зарегистрированы особо и внесены в файл временно не подтвержденных счетов-фактур.
После того как получено разрешение на регистрацию счетов-фактур, сделки регистрируют вручную или в компьютерном реестре закупок, затем подводится итог и заносится в отчетность. Прежде чем зарегистрировать сделку (вручную), служащий обычно перепроверяет цифровые данные счетов-фактур и сравнивает их с суммами на заказах на закупки. Проверяется и фиксируется классификация счетов (иногда первоначально классификация счета помечается на заказе на закупку), для подтверждения правильности классификации сделок проводятся выборочные процедуры контроля, чтобы убедиться, что счета-фактуры зарегистрированы своевременно. Эти процедуры включают проверку файла отчетов о поступлении.
Процесс санкционирования регистрации счетов-фактур может быть проверен и подтвержден контролерами. Иногда это может происходить при выписывании и подписании чеков на оплату. Иногда проверка и подтверждение контролерами затрагивают лишь типичный образец счета-фактуры поставщика или конкретный вид счета-фактуры (как правило, на предприятиях, имеющих большой объем сделок на небольшие суммы и эффективные процедуры контроля.)
Процедуры контроля файла (досье, картотека) заключаются в первую очередь в проверке соответствия подлежащих оплате счетов в регистрах аналитического учета синтетическим счетам. Если на предприятии не ведутся регистры аналитического учета подлежащих оплате счетов (как в некоторых случаях, когда документация ведется вручную), то контролер проверяет соответствие всех неоплаченных счетов-фактур контрольному расчету подлежащих оплате счетов. Контролируется соответствующим образом и исправление ошибок, выявленных в ходе проверки.
Обязанности лиц, подтверждающих счета-фактуры, следующие: регистрация подлежащих оплате счетов и поступления товара на складе; контрольные расчеты; проверка и исправление ошибок; повышение эффективности процедур контроля.
Оплата товаров и услуг
Цель процедуры контроля процесса выплаты денег — не допустить несанкционированных выплат. Любая выплата должна быть тщательно зарегистрирована. Невостребованные чеки должны быть выявлены и уничтожены. Другие процедуры, больше относящиеся к процессу принятия руководящих решений, чем к ведению финансовой отчетности, направлены на оптимальное выполнение всех финансовых обязательств предприятия в плане взаимоотношений с поставщиками и оборота денежных средств, включая получение всех возможных скидок за своевременную оплату.
Для предотвращения несанкционированных выплат все заявки на выплату должны быть утверждены, а счета-фактуры и документы о получении уничтожают после подписания соответствующих чеков, дабы предотвратить их вторичное использование для выплаты. Процедуры контроля в этих целях могут быть компьютеризированы или выполняться вручную; их эффективность повышается разделением обязанностей между теми, кто выписывает чеки, и теми, кто представляет заявку на выплату. Подписывающий чек должен иметь в момент подписания доказательство того, что выплата санкционирована. 6 компьютеризированных системах можно заблокировать возможность напечатания чека в случае, если счет-фактура не подтверждается данными файла о соответствующих закупках.
Процедуры контроля требуют защиты доступа к денежным средствам. Лицо, подписывающее чеки, обязано передавать их по инстанции таким образом, чтобы закрыть доступ к ним сотрудникам, санкционирующим и оформляющим выплату; неиспользованные чеки должны быть защищены от доступа посторонних, а испорченные — должны быть уничтожены или аннулированы.
Если число служащих невелико и один и тот же сотрудник выполняет обязанности, не совместимые с точки зрения строгого внутреннего контроля, то контроль можно усилить, вводя специального контролера. Например, иногда один и тот же сотрудник регистрирует выплату поставщикам и выписывает чеки. В этом случае контролер, подписывающий чеки, может потребовать, чтобы чеки подавались ему на подпись вместе с подтверждающими документами. Он также может поручить другому сотруднику аннулировать все подтверждающие документы и отослать чек непосредственно поставщику.
При расчетах с кредиторами и операциях с кассирами — хранителями подотчетных сумм следует выписывать персональные чеки, а не чеки на предъявителя. Выписка их уменьшает вероятность несанкционированной передачи и обеспечивает подтверждение их получения тем, кому они предназначены.
Возможна и такая процедура контроля, как подписание чека двумя лицами. Но она эффективна лишь в том случае, если каждый подписывающий независимо от другого проверяет чеки и подтверждающие документы. Хотя двойная подпись, если эту процедуру применять со всей ответственностью, обеспечивает эффективный контроль, подписание чека одним служащим после тщательного изучения подтверждающих документов представляет большую гарантию защиты, чем иллюзорный контроль с двумя подписями, когда каждый может положиться на другого, который также не выполнит нужной проверки.
Применение процедур контроля, направленных на обеспечение своевременной уплаты всех обязательств предприятия с целью получения скидок, установления хороших взаимоотношений с поставщиками и полдержания на высоком уровне кредитоспособности предприятия, относится больше к процессу принятия решений руководством, чем к финансовой отчетности. Своевременность выплат обеспечивается периодической проверкой не подтвержденных отчетов о получении счетов-фактур и контролем за подлежащими оплате счетами.
Полнота и точность регистрации выплаты контролируются предварительной нумерацией чеков, ведением подробного журнала чеков, проверкой последовательности заносимых в журнал чеков, сопоставлением возвращенных банком оплаченных чеков с журналом чеков с целью контроля за состоянием наличности в банке. После выяснения причин неуплаты по чекам выплата в банке приостанавливается и расчеты уточняются: либо вносят изменения в первоначальные записи в документации, либо делают определенную запись на отдельном счете обязательств предприятия.