Контроль за процессом выплаты денег обеспечивает лицо, подписывающее чек. С этой целью проводится анализ подтверждающей документации, выверка банковских счетов, сопоставление и проверка пробного баланса подлежащих оплате счетов.
Возврат товаров поставщику
Все кредиты, причитающиеся предприятию в связи с возвратом товаров или договоренностью о скидках, по сути своей относятся к приходу, однако регистрируются они обычно иначе, о чем и будет сказано ниже. В связи с этим важно, чтобы все рекламации контролировались соответствующим образом, хотя, как правило, они встречаются редко. Многие компании применяют собственные процедуры обработки приходных документов.
Товары, возвращаемые в счет кредита, должны быть подготовлены для отправки поставшику; транспортный отдел обычно применяет процедуры уведомления бухгалтерии и отдела закупок, когда товары возвращают поставщику. Могут быть использованы методы и процедуры, аналогичные тем, что используются при сбыте. Например, требование, чтобы все документы (предположим, накладные), необходимые для доставки и подтверждающие материалы, сопровождались приходным документом, имеющим соответствующий порядковый номер. Его обычно готовит отдел закупок, а регистрируют в журнале приходных документов бухгалтерии.
Аналогичным образом обычно осуществляется контроль за рекламациями, связанными с доставкой товаров.
Когда от поставщика поступает платежный документ, его сопоставляют с соответствующим товарным документом, например, с накладными и другими имеющими к этому отношение документами. Количество возвращенного товара, цены, сроки, фамилия поставщика, отсрочки, обоснование — все это проверяют сотрудники, не имеющие отношения к контролю за хранением, доставкой и закупкой. Если компания применяет формальные процедуры обработки приходных товарных документов, то кредиты и рекламации часто сразу же вычитают из суммы следующей выплаты поставщику, не дожидаясь его платежного документа.
Все возвраты товара, скидки и изменения, в отношении которых не применяются описанные выше процедуры, подвергаются другой процедуре с целью уведомить бухгалтерию и отдел закупок о рекламации или иной претензии. Поскольку нет надежных средств контроля за такой процедурой, то владеющих соответствующей информацией сотрудников компании периодически опрашивают о наличии неоплаченных рекламаций или обязательств.
Стратегия аудита для каждого вида счетов и класса сделок в закупочном цикле основана в первую очередь на оценке аудитором возможности и вероятности ошибок при внутреннем контроле с точки зрения конкретных целей аудита и соображений эффективности.
Цели аудита закупочного цикла следующие:
Полнота
• Подлежащие оплате счета представляют все суммы, которые должно предприятие по закупке товаров и услуг на дату составления баланса.
• Все товары или услуги, которые приобретены за период, охватываемый финансовыми отчетами, за вычетом возвратов, отражены в финансовых отчетах.
Точность
• Закупочные сделки основаны на правильных ценах и количествах, точно подсчитаны и распределены в Главной книге и в ресконтро-регистре подлежащих оплате счетов.
• Счета-фактуры правильно подсчитаны и занесены в ресконтро-регистр подлежащих оплате счетов.
• Данные ресконтро математически правильны и согласуются с Главной книгой.
Существование (наличие)
• Зарегистрированные подлежащие оплате счета содержат суммы, которые должно предприятие на дату составления баланса.
• Предмет зарегистрированных закупочных сделок — товары или услуги, действительно полученные за финансовый год.
Ограничение учетного периода
• Закупочные сделки, подлежащие оплате счета, возврат зарегистрированы за соответствующий период.
Оценка
• Подлежащие оплате счета и платежная ведомость отражают все суммы, которые должно предприятие.
• Зафиксированы все расходы и убытки за отчетный период, включая нереализованные потери (убытки) из-за невыгодных обязательств по закупкам.
Права и обязательства
• Подлежащие оплате счета являются юридическими обязательствами предприятия на дату составления баланса.
Предоставление и отражение
• Подлежащие оплате счета и расходы правильно описаны и классифицированы в финансовых отчетах.
• Правильно отражена возможность убытков в соответствии с обязательствами по закупкам.
Аудитор достигает этих целей, проводя проверки на существенность или объединяя их с проверкой внутренних структур и процедур контроля. Часто аудитор проверяет процедуры контроля на предприятии, чтобы удостовериться, что они разработаны и действуют эффективно. Это дает ему возможность значительно сократить масштабы проверок на существенность, направленных на выявление полноты, точности и наличия. Что касается других целей аудита (кроме итога), аудитор достигает их, проводя проверки на существенность, а также оценивая степень вероятности ошибок, и систему бухгалтерского учета. Например, если аудитор знает о колебании курса иностранной валюты, он может уделить особое внимание такой цели аудита, как "оценка" счетов, подлежащих оплате в иностранной валюте.
Обычно аудитор считает полезным проведение проверок на существенность для определения соответствия учетному периоду, особенно если клиент не установил в этом отношении соответствующие процедуры контроля. Если руководство предусмотрело специальные процедуры контроля, направленные на правильное подведение итога в конце года, аудитор может решить проверить их вместе с другими мероприятиями по проверке структур и процедур контроля
Более вероятно, что обязательства (долги) могут быть занижены или отсутствовать в счетах, чем преувеличены, потому что балансовые счета состоят из пунктов, которые были тщательно рассмотрены и подтверждены, прежде чем их зарегистрировали, и любая попытка улучшить данные финансового отчета может отразиться в этом процессе. Поэтому аудиторские процедуры для закупочного цикла в значительной степени сосредотачиваются на поиске признаков заниженных обязательств (долгов), хотя не следует пренебрегать и возможностью обнаружить и завышение.
При проведении аудита средств в расчетах используются данные: бухгалтерского баланса и приложенные к нему материалы по инвентаризации; проверяются договоры, контракты, расчетно-платежные документы, данные синтетического и аналитического учета по ведомостям аналитического учета и журналам - ордерам.
Аудит расчетных операций включает в себя проверку счета №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также других счетов.
При проверке расчетных операций, прежде всего, проверяется приказ об учетной политике и рабочий план счетов, а также имеются ли расчеты в иностранной валюте, сколько таких контрактов, в какой валюте, срок действия контрактов. Расчеты в иностранной валюте учитываются и проверяются отдельно, как правило, на отдельных субсчетах или аналитических счетах расчетов.
Проверке подлежат также все договора, заключенные с поставщиками и подрядчиками. Даются ответы на основные вопросы:
1. Когда и в каком режиме производится оплата?
2. Какие санкции предусмотрены в случае невыполнения одной из сторон своих обязательств?
3. Прописана ли процедура по предъявлению совместных претензий?
4. Как прописаны соответствующие услуги? И т.д.
При проведении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками выделяются следующие общие требования:
1. Анализируется кредитовая задолженность с момента ее возникновения. При проверке суммы проверяются на соответствие данным бухгалтерской отчётности и данных, полученных в ходе проверки.
2. Проверяется правильность востребования кредиторской задолженности с момента поступления товаров предприятию в течение трех месяцев после их отражения в бухгалтерском учёте. Проверяется правильность оформления дел по взысканию кредиторской задолженности через арбитраж и сумма понесенных расходов по взысканию просроченной задолженности.
3. Все виды задолженности определенные по срокам их возникновения тщательно изучаются с точки зрения основания их возникновения (проверяются договора, контракты, платежные документы, акты сверки взаиморасчетов, дополнительные соглашения, письма – подтверждения, факсы, переписка по договорам, оформленные претензии, справки-расчеты и сообщения налоговым органам и др.). После этого, проверяется, в какой валюте имеется задолженность, и как она была отражена первоначально. Затем проверяются паспорта сделок, карточки и договора деклараций по таможне, счета-фактуры, извещения банка, выписки банка. Выявленные суммы расхождений по всем договорам отражаются в аудиторском заключении по виновным лицам и исполнителям, по каждому договору отдельно. Затем просчитывается общий размер потерь от каждого договора отдельно и в целом по предприятию.
4. При проверке текущей задолженности все суммы, не оплаченные в срок согласно договору, проверяются путем проведения встречных проверок с поставщиками. Бездокументарные операции проверяются на правильность их отражения в регистрах бухгалтерского учета согласно акта, затем они сторнируются и записываются по платежным документам, товарно-транспортной накладной, счетам-фактурам и в регистры бухгалтерского учёта.
5. Составляется ведомость по просроченной кредиторской задолженности, по каждому поставщику.
6. Проводится инвентаризация расчетов поставщиками и подрядчиками. В случае отсутствия акта у предприятия аудитор обязан провести встречную проверку с теми организациями, по которым имеются большие суммы не произведенных расчетов. Все числящиеся по учету суммы кредиторской задолженности подтверждаются путем переписки (направлений писем, запросов) поставщикам, на основании которых затем составляются акты сверки и к которым прилагаются письма-ответы.