С целью улучшения качества бумаги в ее состав вводят наполнители, которые повышают ее прочность и белизну, способствуют образованию гладкой поверхности. В качестве наполнителей применяют каолин, мел, гипс, диоксид титана, тальк, асбест, бланфикс.
В состав печатной, писчей, чертежной бумаги для уменьшения их гигроскопичности вводят естественные и искусственные смолы, белковые вещества (желатин, казеин), крахмал и др. Печатную бумагу проклеивают канифолью.
Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.
Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.
Законодательство всех стран мира предусматривает четкое указание – на каких носителях принимается информация. В нашей стране, как минимум, все министерства об этом упоминают в своих указаниях. В частности, Федеральная служба по налогам и сборам РФ предусматривает прием налоговой и бухгалтерской отчетности на бумажных носителях, магнитных дисках, но с приложением дубликата на бумаге, либо, в качестве эксперимента через Интернет на электронный адрес. Вместе с тем бумажный носитель продолжает оставаться основным носителем информации в России.
Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д., потребовало упорядочения и унификации формата бумаги.
Формат – (от лат. Formo – придаю форму) рамер страницы книги, листа, карточки и т.д.
Эта работа в нашей стране была успешно произведена еще в 20-е годы прошлого столетия на заре советской власти, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаги. В основу были положены широко распространенные немецкие форматы DIN (DeutscheIndustrialeNormal)
Эта система модернизировалась, уточнялась. В настоящие время действует ГОСТ 9327-60 « Бумага. Потребительские форматы». Стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Подобные формы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO).
ИСО 216:1975 Писчая бумага и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы – серии А и В».
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 мм 1189 мм), что приблизительно равно одному квадратному метру площади. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Т.е. отношение сторон – примерно постоянно.
Документы оформляются главным образом в формате А4 (210*297) и А5 (148*210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики-ведомости, планы и т.д., оформляются на формате А3 (297*420).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не всегда совпадают.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краями листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документов, для проставления некоторых служебных отметок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, размер полей должен быть не менее: левое поле – 20 мм, левое поле – 10 мм, верхние поле – 15 мм, нижние поле – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, меньше поля не допустимы, т.к. дальнейшее оформление и хранение документов будет затруднительным, большие поля допустимы. В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» за рубежом при оформлении документов применяются следующие размеры полей: левой стороны – 20 мм плюс минус 10 мм, верхние поле – 10 плюс минус 1,0 мм.
В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ документ должен иметь следующие размеры полей: верхние – 20 мм, левое – 20-27,5 мм, правое – 10-22,5 мм, нижние – не менее 20 мм. Некоторые органы законодательной власти в России, не выходя за рамки ГОСТа, вводят дополнительные критерии и требования к оформлению документов.
В качестве материальной основы полимерных документов используются многослойные полимерные системы. Эти документы иногда называют пленочными или пластиночными.
Чаще всего материальной основой пленочных материалов является фотографический материал — светочувствительный, предназначенный для получения на нем фотографического изображения.
Фотоматериалы подразделяются на черно-белые и цветные, негативные и позитивные. Фотоматериалы делятся на кинопленку, фотопленку и фонограммную кинопленку.
Кинопленка — фотографический материал на гибкой основе, предназначенный для получения киноизображения, записи и воспроизведения звука.
Фотопленка — фотографический материал на гибкой основе, предназначенный для различных видов съемки и печатания.
Фонограммная кинопленка предназначена для записи негативов фотографических фонограмм переменной ширины.
К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).
Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.
Таким образом, первый признак информации: она не может существовать без материального носителя.
Если отправить документ во времени, то необходимы: долговечный материальный носитель и соответствующие условия хранения, если в пространстве, то способ доставки.
Передающий объект и материальный носитель информации имеют разную природу, поэтому изменения, которые вносит передающий объект в структуру материального носителя, условны. Это некоторая специально выработанная система правил, которая была бы понятна воспринимающему объекту (узелки на веревочке или графическое изображение нот на бумаге), т.е. система кодирования информации.
В основе кодирования лежит выработка языка передачи информации. Язык можно рассматривать как систему дифференцированных знаков вместе с правилами их использования.
Эту проблему, т. е. теорию и практику использования языка как кода для передачи информации, изучают как минимум, два десятка наук: семиотика, состоящая из синтактики, семантики и прагматики, + логистика, лингвистика, фонетика и т.д.
За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные и искусственные.
Естественные возникли исторически в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшихся человеку в наследство от живого мира, и базирующийся на первой сигнальной системе. С развитием второй сигнальной системы возникла и стала использоваться членораздельная речь. Обособленно развиваясь группами на основе территориального, этнокультурного и других принципов общественного развития, люди исторически выработали национальные языки.
Национальные языки – широко используемый способ кодирования информации. Ведь каждое слово – не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, действие или предмет.
Искусственные языки всегда создаются для какой-то строго определенной цели, когда естественные языки использовать либо затруднительно, либо невозможно. Основные цели создания искусственного языка, ограничить доступ лиц к информации, упростить грамматические и синтаксические правила естественного языка, свести все многообразие знаков к двум сигналам: точка, тире.
Отсюда азбука Морзе, различные шифры, азбука флажков на флоте, международный язык эсперанто, языки машинного программирования и т.д. Однако для всех кодов, независимо от их естественной или искусственной природы, характерны следующие три положения:
· Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей информации. Для примера: материальный носитель: звуковые волны – а языков очень много, начиная от точек-тире, разных шифров и кончая речью народов Мавритании. Однако все эти коды соответствуют природе материального носителя и могут использовать один способ кодирования изменение длины волны радиоволн.
Для бумажных носителей такая же картина наблюдается с количеством кодов, но принцип и способ кодирования другой, в то же время единственный для данного материального носителя – графическое изображение.
· Код – это комбинация сигналов, знаков, предметов, которая является способом передачи смысла. Будучи посредником вместе с материальным носителем между передающей и принимающей стороной, он должен быть им одинаково знаком, иначе получится индейское письмо с узелками.