· Информация не зависит от выбранного кода: одно и то же сообщение может быть послано на разных языках. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, преображается обратным порядком в графический текст. Но угроза того, что при переводе из одной системы кодирования, в другую из-за неадекватности отражения могут появиться помехи в частности искажающие форму и смысл информации, всегда существует.
И чтобы такое не случалось в основном законе каждой страны обязательно указывается, какой код используется в коммуникациях.
В частности, в Конституции РФ прямо говорится: Государственным языком является русский язык. Закон «О языках народов Российской Федерации» (в ред. От 24 июля 1998г.) ст. 16 определяет обязанности ведения делопроизводства на территории России на русском языке.
6. Официальный документ
Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства, для историка – историческим источником, для кибернетика-документалиста – носителем информации, в документоведении – это результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале, а вот специалисты в области управления предприятием считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В современном словаре иностранных слов (СПб., 1994.-С.221) даётся определение: документ – (от лат. Documentum – доказательство, свидетельство)
· Письменное свидетельство, доказательство, напр. Исторического события.
· Юр. составленный в порядке предусмотренном законом, акт, удостоверяющий юридический акт (рождение, вступление в брак) или предоставляющий право на что-либо (диплом, завещание); в широком смысле – любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер.
· Паспорт, удостоверение личности.
Словарь русского языка С.И. Ожегова под ред. Н.Ю. Шведовой (М.; Русский язык», 1987, С.148) трактует данное понятие следующим образом:
Документ:
· Деловая бумага, утверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо. Расходные документы. Проездной документ.
· То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов. Предъявить свой документ.
· Письменное свидетельство о чем-либо. Древнерусские грамоты являются историческими документами.
Таким образом, тяжело одним-двумя предложениями охарактеризовать такое многостороннее понятие, как документ.
Есть ещё две другие трактовки понятия «документ». Первая – профессора Гордикаловой:
Документ – логически связанная информация, дискретно зафиксированная на любом материальном носителе, который может быть включен в определенное собрание и предназначен для широкого и локального распространения в обществе.
Вторая – Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ ст. 2:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Это же определение дано в Государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М.: Госстандарт России, 1998.-С.2).
Таким образом, отвечая требованиям всех определений, документ представляет собой:
· Логически связанную информацию, причем кодированную по определенному правилу.
· Информацию, зафиксированную с оформлением всех предусмотренных законом реквизитов, которые позволяют однозначно её идентифицировать.
· Материальный носитель, который должен обеспечить включение информации в определенное собрание, хранение и широкое или локальное распространение в обществе (при этом закон для этих целей предусматривает два вида носителей – бумагу и магнитные носители). Признаки, по которым для целей документационного обеспечения управления, документ отличается от любой другой информации:
· Информация в документе должна быть логически связана, т.е. выражать и содержать смысл.
· Информация должна быть нанесена на материальный носитель таким кодом, который утвержден законодательством РФ.
· Материальный носитель выбирается только из предусмотренных законом Российской Федерации.
· Зафиксированная информация должна иметь все элементы оформления, которые именуются реквизитами.
6.1. Классификация и краткая характеристика реквизитов.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М.: Госстандарт России, 1998.-С.2 гласит:
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Требования к составу реквизитов документа, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются ГОСТ Р 6.30.-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановлениям, приказам, распоряжениям, решениям, актам, письмам и другим управленческим документам.
Однако существуют неписанные нормы, обычаи делового оборота: хочешь, чтобы тебя ценили и уважали, придерживайся ГОСТа при оформлении любого документа – это правило хорошего тона профессионалов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие 30 реквизитов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Требования к их оформлению реквизитов такие:
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.