Учет расчетов с покупателями и заказчиками и управление дебиторской задолжностью (стр. 16 из 19)

Номер счета-фактуры

Сумма счета-фактуры, тыс. руб.

Максимальный срок оплаты

Дата поступления платежа

Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб.

0 дн.

до 7 дн.

до 45 дн.

до 90 дн.

свыше 90 дн.

1

2

3

4

5 6 7 8

9

146ИП Батищева Ю.В.

350

12.01.2008

10.01.2008

50

17.01.2008

100

18.01.2008

50

27.01.2008

100

12.02.2008

50
147 ООО «Альянс»

10

15.01.2008

15.01.2008

3

30.01.2008

7
Итого

360

50 153 107 50
5 Структура дебиторской задолженности, %

100%

13,8 42,5 29,8 13,9

-

Таблицы 3.2 и 3.3 показывают нам наглядно как можно вести учет дебиторской задолжности. Эти формы позволят отследить бухгалтеру заблаговременно у какого покупателя приближается срок оплаты и предупредить о своевременном погашении платежа.

Отчет о списании дебиторской задолженности ведется по каждому дебитору и имеет цель контроля за поступлением платежей и ведения статистики платежной дисциплины. Так, например, по счету, максимальный срок оплаты по которому наступает 15.02.08, покупатель погашает дебиторскую задолженность четырьмя платежными поручениями. В графе 6 указывается период просрочки по каждому платежному поручению.

Такая форма представления информации позволяет рассчитать величину затрат, вызванных просрочкой платежа по каждому выставленному счету, она будет определяться по формуле:

r х (∑ДЗтд - Тпр), (3.1)

где r - банковская ставка процента (дневная); ДЗ - дебиторская задолженность на текущую дату (графа 5 таблица 3.2); Т - период просроченной дебиторской задолженности.

При средней ставке 15% годовых (0,04% в день), по которой ЗАО «Агрофирма Оптина» привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа по счету 1, составят 2 076 руб. (0,04 % (350 тыс. руб. х 3 дн. + 300 тыс. руб. х 5 дн. + 230 тыс. руб. х 8 дн. + 80 тыс. руб. х 10 дн.).

Информация о затратах, связанных с обслуживанием просроченной дебиторской задолженности, может быть использована при определении величины процентов, связанных с просрочкой платежа, включаемых в договор, что будет являться одной из самых действенных мер стимулирования платежа в условиях кризиса.

Обобщающим отчетом, позволяющим аккумулировать информацию для осуществления контроля за дебиторской задолженностью, является реестр старения (инкассации) дебиторской задолженности. Он представляет таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется на группы в зависимости от сроков возникновения ( см. таблица 3.3). Количество групп определяется политикой организации в области кредитования клиентов.

Реестр старения дебиторской задолженности упрощает также работу бухгалтера при формировании резервов по сомнительным долгам, так как позволяет оперативно контролировать переход просроченной дебиторской задолженности из одной группы в другую.

Согласно нормам Налогового кодекса РФ в резерв включается просроченная задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) со сроком возникновения не менее 45 дней, долги в пределах 90 дней учитываются в половинном размере (п. 1 и п. 4 ст. 266 НК РФ), при этом сумма создаваемого резерва не может превышать 10 % выручки за отчетный период (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Информация, содержащаяся в реестре старения дебиторской задолженности, периодически подвергается перекрестной сверке с результатами проведенной инвентаризации.

На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы, которую нужно приложить к «Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (ф. ИНВ-17). Она должна содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумме задолженности и причине ее возникновения. Здесь же указываются документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В ф. ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу. Однако в акте нет графы для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Эту графу было бы целесообразно включить в документ, в противном случае сумма безнадежных долгов сольется с «просроченными» обязательствами.

На основании составленного акта руководитель организации издает приказ о списании безнадежной задолженности. Документально обосновать списание должны следующие документы, свидетельствующие о безнадежности долга:

1) документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);

2) свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);

3) акты сверок задолженности, подписанные сторонами-участниками сделки.

Нереальность взыскания подтверждают следующие документы:

1) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;

2) определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;

3) акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.

Подготовка реестра старения дебиторской задолженности помогает менеджеру оперативно отслеживать изменения ее структуры и выявлять причины возникновения безнадежных долгов.

С целью минимизации рисков возникновения сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности необходимо предпринять комплекс мер, направленных на принятие решения об условиях предоставления кредита. Одной из таких мер является формирование кредитной политики. В ее основе лежит сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж за счет реализации в кредит со стоимостью обслуживания этого кредита. В ЗАО «Агрофирме Оптина» отсутствует кредитная политика, я предлагаю ее ввести.

Основными элементами кредитной политики являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий коммерческого кредитования. Кредитная политика позволит «Агрофирме Оптина» более тщательно изучать клиентов с которыми они заключают договора, предоставляют отсрочку платежа, дают продукцию в кредит. Подобная информация снизила бы риск возникновения дебиторской задолжности.

Формирование кредитного рейтинга клиентов заключается в распределении покупателей по группам риска непогашения дебиторской задолженности. В основу распределения могут быть заложены такие показатели, как общее время работы с данным покупателем, объем продаж, объемы и сроки просроченной задолженности по данному покупателю, показатели оборачиваемости дебиторской задолженности.

Кредитный рейтинг необходимо перевести в числовое значение. С этой целью все упомянутые выше показатели переводятся в 100-балльную шкалу измерения, в которой нулю соответствует — наименее, а ста — наиболее предпочтительное значение. Возможные значения этих показателей приводятся в таблице 3.4. Затем каждому показателю присваивается весовое значение значимости, и тогда кредитный рейтинг конкретного клиента определяется как сумма взвешенных оценок.

Таблица 3.4- Шкала оценки показателей надежности клиента

Показатель

Балльная оценка

Вес

Взвешенная оценка

25

50

75

100

1

2

3

4

5

6

7

1 Средний за период объем продаж в процентах от общего объема продаж Менее 10 10-15 15-20 Более 20
2 Оборачиваемость дебиторской задолженности, дней Более 30 20-30 10-20 Менее 10
3 Объем просроченной задолженности, в процентах от объема продаж Более 50 20-50 5-20 Менее 5
4 Сроки просроченной задолженности, в днях До 30 30-60 60-90 Свыше 90
5 Период работы с клиентом, в годах Менее 1 1-2 2-5 Более 5
6 Качественная оценка клиента
Итого 1

Веса значимости (графа 6) определяются на основании анализа опыта работы с покупателями за прошлые отчетные периоды. Для этого необходимо оценить влияние каждого показателя на скорость погашения дебиторской задолженности с помощью коэффициентов корреляции.