-заполнить ярлык с указанием всех необходимых данных;
-вручить ярлык вместе с проездными документами (заявлением) пассажиру (отправителю) и направить его в багажную кассу для оплаты перевозки и оформления перевозочных документов.
В подтверждение приема багажа или грузобагажа к перевозке пассажиру выдается багажная (грузобагажная) квитанция, а на проездном документе ставится штемпель «Багаж».
Принятый к перевозке багаж и грузобагаж приемо сдатчик багажного отделения записывает в Книгу приема и отправления багажа и грузобагажа формы ЛУ-60. Ведется книга приемосдатчиком багажной кладовой. Она единая на багаж и грузобагаж независимо от вида сообщения. Записи в книгу производятся в последовательности предъявления отправок к перевозке.
В первой строке книги указывается дата приема багажа или грузобагажа к перевозке, затем заполняются графы книги по форме.
После приема грузобагажа приемосдатчиком заявление отправителя на принятый грузобагаж хранится на станции отправления.
По окончании дежурства приемосдатчик в книге приема к перевозке должен указать число отправок, число мест и вес принятого багажа и грузобагажа и заверить эту запись своей подписью.
При сдаче багажа к перевозке железнодорожным транспортом без наличия билета пассажир предъявляет начальнику станции по форме ЛУ-63 с указанием станции назначения, фамилии , имени и отчества отправителя и получателя, их полных адресов, числа мест, наименования багажа, рода упаковки и даты.
При сдаче багажа к перевозке железнодорожным транспортом при наличии билета приемосдатчик проверяет поездной документ.
Ярлык формы ЛУ-59 составляется приемосдатчиком багажа, грузобагажа багажного отделения в двух экземплярах под копирку в момент приема багажа или грузобагажа к отправлению. Первый экземпляр выдается отправителю, второй передается багажному кассиру для оформления квитанции. Ярлыкам присваиваются номера багажных квитанций.
И ярлыке указываются дата приема, номер поезда, номер билета, станция и дорога назначения, количество мест, род упаковки, вес, сумма объявленной ценности. При приеме домашних вещей или грузобагажа указываются отправитель, получатель, их адреса, наименование груза.
Первый экземпляр ярлыка передается отправителем багажному кассиру в обмен на багажную или грузобагажную квитанцию.
Вподтверждение приема багажа для перевозки багажный кассир выдает пассажиру на первоначальной станции отправления одну или несколько багажных квитанций.
На багажной квитанции указываются номер проездного документа (билета), станция назначения пассажира, почтовый адрес, по которому по желанию пассажира направляется извещение о прибытии багажа. В графах «отправитель», «получатель» указывается фамилия отправителя багажа, в графе «особые отметки» на станции отправления делается отметка «с уведомлением» и указывается выбранный пассажиром способ уведомления (заказным письмом, заказной открыткой или по желанию пассажира — по телеграфу и дополнительно по телефону).
Пассажир проверяет правильность указанных в перевозочном документе (багажной квитанции) реквизитов (почтовые адреса, фамилии отправителя и получателя, станция назначения, род упаковки, наименование перевозимого багажа, массу, число мест и сведений).
На оборотной стороне предъявленного проездного документа (билета) ставится отметка «багаж».
При отправлении багажа в сообщении от станции, выполняющей операции по приему и выдаче багажа, до станции, их не выполняющей, станция отправления выдает пассажиру багажную квитанцию, в которой пунктом назначения багажа указывается станция, следующая за станцией, не выполняющей операции по приему и выдаче багажа. При этом в багажной квитанции делается отметка о том, что багаж подлежит выгрузке на станции, не выполняющей операции по приему и выдаче багажа. В таком случае багаж выдается приемосдатчиком в поездах на станции, не выполняющей операции по приему и выдаче багажа, во время стоянки данного поезда, непосредственно из багажного вагона в обмен на багажную квитанцию.
При неявке получателя багажа к багажному вагону за его получением па станции, не выполняющей операции по приему и выдаче багажа, при отказе в получении багажа, порче багажа или частичной недостаче багаж не выгружается и доставляется на станцию, указанную в багажной квитанции, где и производится его выдача.
При отправлении багажа от станции, не выполняющей операции по приему и выдаче багажа, до любой станции по пути следования поезда, выполняющей эти операции, пассажир сдает багаж по ярлыку наименование времени стоянки данного поезда непосредственно в багажный нагон приемосдатчику в поездах.
При оформлении в системе «Экспресс3» перевозочных документов Каждый бланк перевозочного документа новой формы изготавливается в виде трехслойного слипа, представляющего собой, совокупность основного бланка и двух бланков-копий. Характеристики используемой для изготовления слоев слипа бумаги не допускают замену бумаги в слипе или изъятие какого-либо слоя слипа, т.е. оттиск на контрольных бланках появляется только в том случае, если основной бланк и бланки копий определенным образом расположены один относительно другого. Бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ НА БАГАЖ, ГРУЗОБАГАЖ, ПОЧТУ» содержит три слоя:
- первый слой представляет собой собственно перевозочный документ;
-второй слой представляет собой дорожную ведомость;
-третий слой является корешком перевозочного документа. Края слипа с левой стороны скреплены так, чтобы исключить деформацию (смещение слоев) слипа при затягивании его печатающим устройством в зону печати. Разъединение слоев слипа перевозочного документа осуществляется вручную без каких-либо усилий с исключением возможности повреждения любого из слоев. Габаритные размеры слипа перевозочного документа составляют 193x145 мм. Для простоты контроля слои слипа выполнены из бумаги разных цветов.
Первый слой слипа перевозочного документа имеет розовый цвет,
Второй слой слипа «ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ на багаж, грузобагаж и почту» имеет зеленый цвет,
Третий слой слипа «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» представляет собой корешок перевозочного документа, в верхней части которого помещена надпись «КОРЕШОК ПЕРЕВОЗОЧНОГО ДОКУМЕНТА на багаж, грузобагаж и почту».
. Первый слой слипа (бланк «ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ») отдается на руки отправителю. Второй слой слипа (бланк «ДОРОЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ») передается приемосдатчику или лицу, сопровождающему вагон, и следует с грузом. Третий слой слипа (бланк «КОРЕШОК ПЕРЕВОЗОЧНОЕО ДОКУМЕНТА») остается в кассе, складывается по окончании смены в отдельную ячейку (коробку) в порядке возрастания нумерации. Прошитые пачки корешков перевозочных документов прикладываются к отчету кассира.
Нa станциях, где нет терминалов «Экспресс-3», оформление документов производится вручную с использованием бланков строгой отчётности форм:
ЛУ-12 на перевозку багажа;
ЛУ-126 на перевозку грузобагажа;
ЛУ-12г на перевозку багажа в смешанном железнодорожно-водном сообщении;
ЛУ-12п на пробег почтовых вагонов.
Все эти документы состоят из трех частей, сброшюрованных для заполнения под копирку в один комплект:
-квитанция — выдается отправителю;
-дорожная ведомость — следует с багажом;
-корешок — высылается при отчете отправления багажа.
Сдаточный список формы ГУ-26 является документом, по которому принимают и сдают багаж и грузобагаж при его погрузке в вагон и выгрузке из вагона приемосдатчики багажного отделения и приемосдатчики в поездах. Заполняется он на пишущей машинке или разборчиво шариковой ручкой под копирку в двух (а при перевозке автомашинами — в трех) экземплярах. В Московском и Санкт-Петербургском узлах при передаче автотранспортом багажа с одной станции на другую сдаточный список составляется в трех экземплярах. Первый остается у сдающей станции, второй следует с багажом, третий вручается экспедитору (шоферу). На остальных станциях списки составляются в двух экземплярах: первый передается приемосдатчику груза и багажа в вагоне, второй остается на станции. Псе сдаточные списки, сброшюрованные по датам приема и сдачи, хранятся на станции.
Сдаточные списки должны составляться четко, разборчиво, в каждой строке сдаточного списка должна записываться только одна отправка. В верхней части этого документа указываются его порядковый номер и дата (число, месяц, год) приема и сдачи багажа и грузобагажа. Далее в сдаточном списке следует перечень багажных и грузобагажных отправок с указанием номеров квитанций, станций
отправления и назначения, числа мест и массы; запись должна быть четкой и разборчивой. Исправления и вычеркивания оговариваются и подписываются сдающим и принимающим приемосдатчиками. Сдаточные списки заверяются штемпелями в обоих экземплярах, в противном случае они считаются недействительными. Если после записи отправок в сдаточном списке останутся свободные строки до подписи сдающего приемосдатчика и принимающего, то эти строки обязательно перечеркиваются.
Подписи приемосдатчика багажного отделения и приемосдатчика в поездах пишутся разборчиво и заверяются соответствующими должностными штемпелями. Неясные подписи должны быть четко повторены и заверены штемпелями (в обоих экземплярах). Росписи в сдаточном списке приемосдатчика багажного отделения и приемосдатчика в поездах о приеме багажа и грузобагажа без отметок о недостаче мест, документов, каких-либо неисправностях означают, что багаж и грузобагаж принят без претензий.
Сдача багажа и грузобагажа на поезд
На весь погруженный в один вагон грузобагаж и багаж составляется общий сдаточный список. При погрузке багажа и грузобагажа в багажный вагон сдаточный список заполняет приемосдатчик багажного отделения. В левой верхней части бланка должен быть ясно поставлен штемпель станции погрузки, указаны номера поезда и багажного вагона (или автомашины при внутриузловых перевозках), наименование станции приписки и фамилия приемосдатчика в поездах, которому сдается багаж и грузобагаж, фамилия приемосдатчика багажного отделения, сдавшего багаж и грузобагаж.