1. Первинні документи:
- прибуткового касові ордера; видаткового касові ордера;
- квитанції на внесок наявними в банк;
- корінці чекової книжки;
- розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості;
- трудові угоди;
- акти інвентаризації каси;
- звіти про відрядження, чеки на придбання ТМЦ за готівку (як правило, на малих підприємствах).
2. Облікові регістри:
- журнал реєстрації первинних документів по касі;
- касова книга;
- звіт касира;
- журнал-ордер № 1 й відомість № 1;
- головна книга.
3. Звітні документи:
- баланс підприємства.
В роботі питанню обліку касових операцій виділена велика увага, тому що каса є на будь-яких підприємствах і являється предметом особливого контролю з боку державних органів.
Як ми бачимо, облік касових операцій достатньо жорстко регламентований законодавством при тому, що документообіг при вчиненні цих операцій дуже ємний.
2. Організація обліку грошових коштів в касі на прикладі сумської науково-дослідної станції “Семичи”
Сумська науково-дослідна станція “Семичи” була заснована розпорядженням Міністерства сільського господарства України № 218 від 20.06.2008 року на базі дослідної станції КСГ пгт Сад.
Підприємство створено з метою одержання прибутку за рахунок науково-дослідних й інших видів виробничо-господарської і підприємницької діяльності.
Підприємство діє на основі повного госпрозрахунку і самофінансування. Предметом і основними напрямками діяльності підприємства являються: розробка нових і удосконалення чинних технологій вирощування сільськогосподарських культур; проведення робіт із метрологічного, патентно-інформаційного забезпечення і стандартизації, аналітичних досліджень; розробка й удосконалення технологічного устаткування по переробці сільськогосподарської сировини, систем автоматизованого керування технологічними процесами виробництва.
| Таблиця 2. Аналіз фінансової стійкості НДС “Семичи” | ||||
| Показник | Розрахунок | Початокперіоду | Кінецьперіоду | Абсолютнезміна |
| 1. Джерела власних засобів за винятком іммобілізованих | 40 000 | 329 661 | 289 661 | |
| 2. Основні засоби і довгострокові вкладення засобу | 23 560 | 29 784 | 6 224 | |
| 3. Наявність власних і оборотних коштів | п1. - п2. | 16 440 | 299 877 | 283 436 |
| 4. Власні і довгострокові позикові джерела | п3. + п4. | 16 440 | 299 877 | 283 436 |
| 5. Загальна величина основних джерел формування | п5. + п6. | 16 440 | 299 877 | 283 436 |
| 6. Загальна величина запасів і витрат | 203 950 | 155 444 | -48 506 | |
| 7. надлишок чи недолік | ||||
| а) власних оборотних коштів | п3. - п8. | -187 510 | 144 433 | 331 943 |
| б) власних і позикових довгострокових джерел | п5. - п8. | -187 510 | 144 433 | 331 943 |
| в) загальної величини основних джерел формування запасів і витрат | п7. - п8. | -187 510 | 144 433 | 331 943 |
Причиною невідповідності обмеженням багатьох показників є діяльність підприємства - будівельно-ремонтні роботи зв'язані з довгостроковим залученням великих засобів, як власних так і позикових. Отже подібна динаміка коефіцієнтів є нормальним явищем для підприємства й у цілому його положення стійке (табл. 2.).
Як видно з таблиці, збільшення відбулося майже по всіх статтях, що характеризує фінансову стійкість підприємства, що є позитивним чинником.
У такий спосіб значне збільшення джерел власних засобів (п.1) відбулося головним чином за рахунок відображення в балансі прибутку від робіт виконаних у плині періоду. Це дозволило збільшити підприємству основні фонди (п.2) головним чином за рахунок придбання нових основних засобів. Значний залишок власних засобів (п.3) дозволив підприємству обійтися без позикових засобів (п.4 і 6) і сформувати значний резерв (п.7). Загальна величина запасів і витрат знизилася, головним чином за рахунок зменшення виробничих запасів.
2.2 Стан організації обліку готівкових коштів в НДС “Семичи”
Як будь-яке підприємство, науково-дослідна станція має свою касу.
Організація прийому, видача і збереження грошей у касі інституту, а також оформлення касових операцій ведеться відповідно до «Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженому постановою Правління Національного банки України [14].
Облік касових операцій здійснюється на підставі "Типових форм первинного обліку касових операцій"[20].
Кошти підприємства знаходяться в банку. У касі знаходяться тільки кошти в межах ліміту каси. На 2009 рік банком для НДС “Семичи” був встановлень ліміт у розмірі 150 грн.
Вся готівка понад установлені ліміти залишку готівки в касі здається касиром у порядку й у терміни, установлені банком для зарахування їх на розрахунковий рахунок підприємства.
Оскільки НДС “Семичи” одночасно з науковими розробками займається і торгівельно-комерційною діяльністю, у касу надходить виручка від реалізації товарів, робіт, послуг. Ця виручка використовується в необхідних розмірах для забезпечення своєї господарської діяльності. Єдине, куди не використовується ця виручка - на виплату заробітної плати.
Кошти на виплату заробітної плати одержуються з каси банку після того, як зроблені перерахування в Пенсійний фонд, Фонд соціального страхування, місцевий бюджет, Фонд сприяння зайнятості населення.
| № | Зміст операції | Дт | Кт | Сума |
| 1 | Отримані кошти на виплату заробітної плати | 301 | 311 | 788,00 |
| 2 | Виплачена заробітна плата | 661 | 301 | 788,00 |
При встановленні лімітів залишку готівки в касі враховується, що підприємство має право зберігати гроші на протязі 3 робочих днів (включаючи день одержання грошей у банку) понад установлений ліміт, отримані для виплати заробітної плати, заохочень, компенсацій. Після закінчення термінів, суми наявних, не використаних по призначенню коштів, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня.
Касир одержує кошти з каси банку по грошовим чекам. Чеки зброшуровані в чекові книжки, які інститут отримує у відділенні банку по заяві і зберігаються в сейфі каси разом з грішми. Для отримання грошей у касі банку чеки завіряють підписами директора інституту або його заступника; головного бухгалтера або її заступника І скріплені печаткою; також в чеку вказані прізвище, ім'я, по- батькові касира (або особи, на яку оформлене доручення на одержання коштів); одержуваної суми і мети, на яку будуть витрачатися кошти.
Видача готівки під звіт проводиться з каси при умові повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданим під звіт сумам. Сам видатковий ордер виписує бухгалтер, завіряє підписами директора і головного бухгалтера і передає касиру.
Особа, що одержали готівку під звіт представляє у бухгалтерію звіт про витрачені суми. Кошти, що були отримані, але не витрачені, повертаються в касу не пізніше 3 робочих днів по завершенні відрядження, а ті кошти, що були видані на інші цілі - не пізніше 10 робочих днів з дня видачі їх під звіт і здаються в касу банку не пізніше наступного дня.