Информационная система – это сама информация, а также ее обработка в соответствии с задачами управления деятельностью фирмы. [18, с. 4-6]
Ни одна информационная система не может обеспечить все потребности организации в информации. В любой компании присутствует горизонтальное и вертикальное деление:
- горизонтальные функциональные области – производство, маркетинг и продажи, финансы, снабжение, управление человеческими ресурсами;
- вертикальные уровни управления – стратегический, или высший, управленческий и средний управленческий уровни, уровень управления знаниями, оперативный уровень.
Обычно выделяют четыре основных типа информационных систем, которые обслуживают и соответствуют четырем уровням в системе управления компанией: операционные системы, системы управления знаниями, системы поддержки принятия решений, стратегические системы.
Операционные системы помогают оперативным менеджерам осуществлять элементарные действия и поддерживают основные бизнес-процессы, такие, как продажи, выписывание платежных документов, осуществление бухгалтерских проводок, учет расхода материалов и др. Основная цель этих систем – отвечать на оперативные управленческие запросы и обеспечивать осуществление различных трансакций внутри организации, например: какие остатки на складе №1, на каком этапе находится выполнение заказа предприятия А и т.д.
Системы управления знаниями интегрируют новую информацию в управленческую систему бизнеса и поддерживают документооборот в компании.
Системы поддержки принятия решений призваны обслуживать процессы мониторинга, контроллинга, принятия решений и другие административные функции менеджеров среднего уровня. Например, они обеспечивают менеджеров информацией в виде регулярных отчетов по общему положению дел в области снабжения, финансов, выполнения производственных заказов. В то же время они не дают детализированной отчетности, которая свойственна операционным системам, по конкретным статьям расходов или наличию определенных материалов на складе. ОТ этих систем требуется поддержка процесса принятия решения при отсутствии структурированных и ясных данных, по формату «что будет, если». Например, как изменится производственный график, если компания удвоит продажи в июне, или как отразится на реализации инвестиционного проекта задержка по выполнению производственной программы на четыре месяца. Как мы видим, ответы на эти вопросы невозможны на базе только существующей внутри компании оперативной информации, они требуют новой информации извне.
Стратегические системы помогают топ-менеджерам выявлять долгосрочные тенденции и факторы как внутри фирмы, так и вовне. Их основное назначение – приведение в соответствие организационных возможностей с прогнозируемыми изменениями внешней среды. Например, как изменятся в долгосрочной перспективе издержки в отрасли или какие новые продукты появятся на рынке через пять лет.
Особое место в системе управления фирмой занимают информационные системы управления, помогающие принятию решений (например, при выходе на новый рынок, определении стратегии развития фирмы, поиске помещения под офис, выборе оборудования и др.). [18, с. 11-13]
3.2. Роль процесса в управлении предприятием на основе информационных систем
С развитием товарного производства все более становилось очевидным: производство – это процессы, и управлять необходимо процессами. В ходе внедрения информационных систем любого уровня, организация деятельности компании на основе процессного подхода становится первоочередной задачей. Причем это актуально не только для производственных предприятий, но и для компаний, предоставляющих услуги. При внедрении информационной системы успех работы всего предприятия зависит от слаженной и четко организованной деятельности всех, кто так или иначе задействован в производстве и доведении товара и услуги до конечного потребителя.
Этапы такой деятельности можно представить следующим образом:
1. Создание и структурирование системы управления на основе процессов. Эти работы включают в себя выделение и организацию слаженного функционирования элементов системы контроля, обеспечивающей работоспособность всей системы, а также разработку и проведение мероприятий по их совершенствованию.
2. Систематическое руководство, обеспечивающее эффективное функционирование системы. Управление системой на основе наиболее полного использования всех ее элементов и возможностей, с помощью которых успешно решаются проблемы, стоящие перед организацией.
3. Оценка эффективности системы управления с точки зрения выполнения стоящих перед ней задач.
Каждый участник процесса должен ясно представлять себе поставленную перед ним задачу, свою роль и место во взаимодействии не только со своим участком работ, но и с предшествующей и последующей операциями, с входными и выходными данными. При таком подходе необходимость выделения процесса становится неотъемлемой частью производственной деятельности на предприятии.
Масштабы перемен в подходах к управлению интегрированными системами не смогли не затронуть и изменений в подходах к управлению процессами. С внедрением информационных систем различных классов подходы к управлению процессами предприятия также совершенствуются. Выделение и описание процессов в интегрированной системе – сложная и длительная работа, требующая усилий всего персонала организации. Но даже если предприятие уже внедрило у себя такую систему, следует помнить, что каждый процесс требует постоянного улучшения. Поэтому, чтобы удовлетворенность конечного потребителя была достигнута, в равной мере необходимы как взаимосвязанная система управления, позволяющая учитывать интересы всех заинтересованных лиц, так и механизм оценки каждого составляющего эту систему процесса. [19, с. 19-21]
Ввиду того, что в настоящее время на большинстве крупных и средних предприятий внедрены различные информационные системы, все большее внимание должно быть уделено процессу подготовки информации и контролю за качеством информации, вносимой в систему. Если на предприятии часть информации обрабатывается вручную, а часть с помощью информационной системы, то необходимо разработать специальные процедуры, позволяющие контролировать достоверность отчетности. Кроме того следует учитывать распределение ролей, и ответственность за сбор и анализ информации, а также за передачу ее по назначению.
Речь идет о том, чтобы на предприятии были созданы условия для беспрепятственной внутренней коммуникации, получения полных и достоверных данных их хранения и обработки, а главное для полноценного информационного обмена между подразделениями и различными уровнями руководства. [20, с. 63]
Комплексная система управления процессами представляет собой согласованную рабочую структуру, действующую на предприятии. Она включает эффективные технические и управленческие методы, обеспечивающие наилучшие и наиболее практичные способы взаимодействия людей, машин и информации с целью удовлетворения требований потребителей, а также экономии расходов. [19, с. 21]
Заключение
Реорганизация российской промышленности на современном технологическом уровне невозможна без объективной оценки инвестиционной привлекательности промышленных предприятий. При этом наиболее существенными индикаторами, вызывающими интерес потенциального инвестора, несомненно, являются сведения о финансовом состоянии компании как конечном результате ее хозяйственной деятельности, возможность предприятия быстро окупить вложенные средства. [21, с. 93-94]
В ходе выполняемой нами работы был проведен анализ финансового состояния предприятия розничной торговли ОАО «Боровецкое», который заключался в анализе активов и пассивов бухгалтерского баланса организации и коэффициентов финансовой устойчивости, деловой активности и платежеспособности. Были отмечены некоторые важные моменты анализа.
Общая сумма средств ОАО «Боровецкое» на начало 2006 года составляла 54192 тыс. руб., а на конец года она уменьшилась на 1940 тыс. руб. или на 3,58% и стала составлять 52252 тыс. руб. В 2007 году общая сумма средств организации продолжает уменьшаться. Их удельный вес на конец года в общей стоимости имущества ОАО «Боровецкое» составил 20,34%.
Внеоборотные активы уменьшились на 3144 тыс. руб. и к концу 2006 года составили 29335 тыс. руб. Это снижение обусловлено уменьшением основных средств на 3160 тыс. руб. за счет списания оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря вследствие физического износа. В составе внеоборотных средств также наметилась тенденция снижения. К концу 2007 года произошло уменьшение размеров таких статей, как основные средства (на 3549 тыс. руб.) и нематериальные активы (на 35 тыс. руб.).
Что касается оборотных активов, то к концу 2006 года размер их увеличился на 1204 тыс. руб. Это связано, в основном с увеличением запасов. Величина запасов на конец отчетного периода составила 16303 тыс. руб., что больше по сравнению с началом года на 2721 тыс. руб. или 20,03%. Произошло увеличение и денежных средств на 116 тыс. руб., которые используются для текущих платежей. В частности, это необходимо для своевременного погашения текущих обязательств, оплаты труда и т.д. В 2007 году в составе оборотных активов обращает на себя внимание незначительный рост дебиторской задолженности, удельный вес которой в стоимости имущества составил 14,99%.