Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, невыданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.
В соответствии с Планом счетов (Инструкцией по применению плана счетов) синтетический наличия и движения денежных средств и денежных документов ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету касса должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте»). Наличная иностранная валюта может выдаваться на командировочные и представительские расходы.
При наличии операций в наличной иностранной валюте записи производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте. При учете денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».
Таблица 1.1
Типовые корреспонденции счетов при расчетах наличными
денежными средствами (по дебету счета 50)
| № | Содержание операций | Корреспонденция Счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Поступили в кассу организации суммы компенсаций потерь от брака | 50 | 28 |
| 2 | Сданы наличные деньги из операционной в основную кассу организации | 50 | 50 |
| 3 | Поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета из банковского учреждения на выдачу заработной платы, пособий, премий и другие цели | 50 | 51 |
| 4 | Оприходование наличных денежных средств в кассу с валютного счета из банковского учреждения | 50 | 52 |
| 5 | Оприходование наличных денежных средств в кассу со специальных счетов в банке | 50 | 55 |
| 6 | Поступление денежных средств (переводов) в кассу организации, до этого находящихся в пути инее зачисленных по назначению | 50 | 57 |
| 7 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные в порядке возврата ранее предоставленных займов; полученные от участников простого товарищества | 50 | 58 |
| 8 | Возврат поставщиком в кассу излишне уплаченных ему денежных средств, возврат аванса под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг) | 50 | 60 |
| 9 | Поступили в кассу суммы от покупателей и заказчиков, либо поступление аванса за предстоящую поставку готовой продукции и (товаров), выполнение работ, оказание услуг | 50 | 62 |
| 10 | Оприходование наличных денежных средств, полученных по договору краткосрочного кредита (займа) | 50 | 66 |
| 11 | Оприходование наличных денежных средств, полученных по договору долгосрочного кредита (займа) | 50 | 67 |
| 12 | Возврат в кассу излишне выплаченных сумм оплаты труда, сумм доходов от участия в предприятии | 50 | 70 |
| 13 | Отражены неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу | 50 | 71 |
| 14 | Отражены суммы погашенного наличными материального ущерба, причиненного работниками в результате недостач, хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба | 50 | 73-2 |
| 15 | Денежные средства, внесенные учредителями в качестве вклада в уставный капитал | 50 | 75-1 |
| 16 | Поступление в кассу страхового возмещения от страховой организации | 50 | 76-1 |
| 17 | Поступление в кассу денежных средств по признанной (присужденной) претензии | 50 | 76-2 |
| 18 | Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов (доходов) от участия в других организациях или по договору о совместной деятельности | 50 | 76-3 |
| 19 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные от структурных подразделений организации, выделенных на самостоятельный баланс | 50 | 79 |
| 20 | Стоимость денежных документов, полученных от сторонних лиц или обособленных подразделений организаций | 50-3 | 76 79 |
| 21 | У организации, ведущей общие дела простого товарищества, оприходованы наличные денежные средства, внесенные товарищами за счет их вкладов | 50 | 80 |
| 22 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные в счет целевого финансирования (бюджетные средства, средства на осуществление мероприятий целевого назначения и др.) | 50 | 86 |
| 23 | Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию | 50 | 90 -1 |
| 24 | Поступили наличные денежные средства от продажи прочего имущества организации, а также операционные (внереализационные) доходы | 50 | 91-1 |
| 25 | Положительная курсовая разница по наличной иностранной валюте включена в состав прочих доходов | 50 | 91-1 |
| 26 | Поступление в кассу денежных средств – платежей в счет доходов будущих периодов: - арендная или квартирная плата; - плата за коммунальные услуги; -выручка за грузовые перевозки, за перевозки пассажиров по месячным и квартальным билетам; - абонементная плата за пользование средствами связи и др. | 50 | 98-1 |
| 27 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно | 50 | 98 -2 |
| 28 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные в результате чрезвычайных событий; | 50 | 99 |
Типовые корреспонденции счетов при расчетах наличными
денежными средствами (по кредиту счета 50)
| № | Содержание операций | Корреспонденция Счета | |||
| Дебет | Кредит | ||||
| 1 | Внесены из кассы наличные денежные средства для зачисления на расчетный счет | 51 | 50 | ||
| 2 | Внесены из кассы денежные средства в иностранной валюте для зачисления на валютный счет | 52 | 50 | ||
| 3 | Внесены наличные денежные средства из кассы на специальный счет в банке | 55 | 50 | ||
| 4 | Сумма наличных денежных средств, переданных инкассаторским службам | 57 | 50 | ||
| 5 | За наличные денежные средства оплачены финансовые вложения организации (приобретены паи, доли в уставном капитале, ценные бумаги и др.) | 58 | 50 | ||
| 6 | На сумму наличных денежных средств, переданных поставщикам и другим кредиторам в оплату за продукцию, работы, услуги | 60, 62, 76 | 50 | ||
| 7 | На сумму погашенной наличными денежными средствами задолженности по полученным организацией займам и кредитам | 66,67 | 50 | ||
| 8 | Часть путевки на санаторно - курортное лечение и оздоровление отнесена в соответствии с действующим законодательством на расчеты по обязательному социальному страхованию | 69, | 50-3 | ||
| 9 | На сумму выданной заработной платы, вознаграждений, пособий и компенсаций за счет средств государственных внебюджетных фондов | 70 | 50 | ||
| 10 | На сумму денежных средств, выданных подотчет | 71 | 50 | ||
| 11 | Стоимость денежных документов, переданных Уполномоченным должностным лицам организации | 71 | 50-3 | ||
| 12 | На сумму выданных займов или на сумму излишне или ошибочно удержанного начета | 73 | 50 | ||
| 13 | Часть путевки на санаторно-курортное лечение и оздоровление, подлежащая оплате за счет средств получателя | 73 | 50-3 | ||
| 14 | На сумму выплаченных дивидендов и доходов учредителям | 75, 70 | 50 | ||
| 15 | Депонированные суммы заработной платы; выданы наличные денежные средства по исполнительным документам; оплата наличными денежными средствами обязательств, учтенных на счете 76 | 76 | 50 | ||
| 16 | Возврат денежных средств участникам простого товарищества | 80 | 50 | ||
| 17 | Отрицательная курсовая разница по средствам в иностранной валюте, находящихся в кассе организации | 91 | 50 | ||
| 18 | На сумму недостачи наличных денежных средств в кассе | 94 | 50 | ||
Сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документы кассир делает записи в кассовой книге ф. КО- 4, которая предназначена для учета движения наличных денег.