Підписання зовнішньоекономічного контракту являє собою цілий ряд дій сторін (контрагентів) під час узгодження його умов. Початковим етапом є попередні переговори, які інколи називаються "трактацією угоди". Це серйозний і складний процес. Тим, хто починає безпосередню роботу по узгодженню всіх конкретних умов (статей) майбутнього контракту можна порекомендувати таке:
1, Дуже важливо чітко уявити мету угоди, що ви хочете зробити і що одержати. Щоб успішно вирішити цю проблему, необхідно створити ідеальну модель майбутньої операції, накреслити схему, поділити її на етапи, стадії, визначити строки, вирахувати ризик. І тільки після цього, можна приступати до формулювання умов договору, звертатися за консультаціями до спеціалістів, готувати всі необхідні документи.
2, Проект майбутнього договору краще готувати самим, а не доручати контрагенту. Таким чином, ви зможете реалізувати свої інтереси.
3, Ніколи не підписуйте договір, поки його не переглянув і не завізував ваш юрист чи юрист іншої незалежної фірми. В обласних торгово-промислових палатах, наприклад, є спеціальний відділ, який може надати кваліфіковану допомогу в перевірці і виправленні формулювань проекту договору.
4. Формуючи умови договору, не допускайте двоякості висловлювань, розпливчастих фраз, нечіткості. В договорі має значення кожна буква, кожна кома.
Положенням про форму зовнішньоекономічних договорів (контрактів), затвердженим наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 6 вересня 2001 р. № 201, визначені обов’язкові умови, які мають бути передбачені в договорі, якщо сторони такого договору не погодилися про інше щодо викладення умов договору й така домовленість не позбавляє договір предмета, об’єкта, мети й інших істотних умов.
До таких умов відносяться:
1. Назва, номер договору (контракту), дата та мiсце його укладення.
2. Преамбула.
У преамбулi зазначається повне найменування сторін – учасникiв зовнiшньоекономiчної операцiї, пiд якими вони офiцiйно зареєстрованi, iз зазначенням країни, скорочене визначення сторiн як контрагентiв ("Продавець", "Покупець", "Замовник", "Постачальник" тощо), особа, вiд iменi якої укладається зовнiшньоекономiчний договiр (контракт), та найменування документiв, якими керуються контрагенти при укладеннi договору (контракту) (установчi документи тощо).
3. Предмет договору (контракту).
У цьому роздiлi визначається, який товар (роботи, послуги) один з контрагентiв зобов'язаний поставити (здiйснити) iншому iз зазначенням точного найменування, марки, сорту або кiнцевого результату роботи, що виконується.
У разi бартерного (товарообмiнного) договору (контракту) або контракту на переробку давальницької сировини визначається також точне найменування (марка, сорт) зустрiчних поставок (або назва товару, що є кiнцевою метою переробки давальницької сировини).
Якщо товар (робота, послуга) потребує бiльш детальної характеристики або номенклатура товарiв (робiт, послуг) досить велика, то все це зазначається у додатку (специфiкацiї), який має бути невiд'ємною частиною договору (контракту), про що робиться вiдповiдна вiдмiтка в текстi договору (контракту).
Для бартерного (товарообмiнного) договору (контракту) згаданий додаток (специфiкацiя), крiм того, балансується ще за загальною вартiстю експорту та iмпорту товарiв (робiт, послуг).
У додатку до договору (контракту) про переробку давальницької сировини зазначається вiдповiдна технологiчна схема такої переробки.
Технологiчна схема переробки давальницької сировини повинна вiдображати:
-усi основнi етапи переробки сировини та процес перетворення сировини в готову продукцiю;
-кiлькiснi показники сировини на кожному етапi переробки з обґрунтуванням технологiчних втрат сировини;
-втрати виконавця переробки на кожному етапi переробки.
4. Кiлькiсть та якiсть товару (обсяги виконання робiт, надання послуг).
У цьому роздiлi визначається, залежно вiд номенклатури, одиниця вимiру товару, прийнята для товарiв такого виду (у тоннах, кiлограмах, штуках тощо), його загальна кiлькiсть та якiснi характеристики.
У текстi договору (контракту) про виконання робiт (надання послуг) визначаються конкретнi обсяги робiт (послуг) та термiн їх виконання.
У разі продажу товарів на вагу має значення врахування ваги тари: вага нетто означає вагу самого товару без упаковки, а вага брутто — разом з нею, причому в останньому випадку вартість тари фактично дорівнює вазі тари (якщо вага тари є порівняно незначною, тобто до 1—2%,або якщо вартість тари є зіставною з вартістю товару.
Якість товару — визначення сукупності характеристик і властивостей товару, які обумовлюють його здатність задовольняти ті або інші споживчі (індивідуально-побутові або виробничі) потреби покупця. Якість визначається за допомогою однієї або кількох наведених нижче систем оцінки:
• стандартів, які розробляються і затверджуються урядовими органами та спеціалізованими структурами — торговельно-промисловими об'єднаннями, союзами підприємців, провідними виробниками, науково-технічними, екологічними асоціаціями тощо;
• технічних умов, які застосовуються у разі відсутності відповідних стандартів тау випадках, коли специфіка виробництва та/або експлуатації виробу потребують регламентації його характеристик, технічного складу, опису матеріалів, причому в контрактах може передбачатися методика контролю відповідних характеристик (наприклад, стосовно поставок літаків, суден, складного промислового обладнання);
• специфікацій, котрі, як правило, є додатками до контрактів і фіксують параметри індивідуального виробу;
• опису, який відображає індивідуальні ознаки товарів, що можуть варіюватися в межах базових родових характеристик;
• зразка, який є загальноприйнятим і/або погодженим сторонами з еталоном, причому визначається й методика порівняння товару угоди та зразка;
• вмісту речовин відповідно до хімічного, технологічного складу виробу установленням мінімально припустимої кількості корисних і максимально припустимої кількості небажаних речовин або домішок (наприклад, у металевих рудах);
• показника виходу готового продукту, згідно з яким у відсотковому або абсолютному виразі встановлюється кількість кінцевого продукту, який можна отримати із сировини або проміжної субстанції (наприклад, олії з насіння);
• попереднього огляду, коли у встановлений термін по-купцеві надається можливість оглянути партію товару, причому продавець гарантує, що товар був достатньо представлений під час такого огляду (як правило, застосовується при продажах з аукціонів і складів);
• справедливої середньої якості, коли у контракті зазначається, що контрактний товар на момент здійснення поставки відповідає традиційним уявленням про його якість (передусім стосовно поставок зернових);
способу «тель-кель», який передбачає продаж товару "таким, яким він є" на момент укладення контракту, причому покупець зобов'язується прийняти товар незалежно від того, наскільки зміняться його якісні властивості до моменту поставки, аби тільки він відповідав зафіксованому в контракті виду чи сорту (передусім щодо незібраного врожаю).
5. Базиснi умови поставки товарiв (приймання-здавання виконаних робiт або послуг).
У цьому роздiлi зазначається вид транспорту та базиснi умови поставки (у вiдповiдностi до Мiжнародних правил iнтерпретацiї комерцiйних термiнiв чинної редакцiї), якi визначають обов'язки контрагентiв щодо поставки товару i встановлюють момент переходу ризикiв вiд однiєї сторони до iншої, а також конкретний строк поставки товару (окремих партiй товару).
У випадку укладення договору (контракту) про виконання робiт (надання послуг) у цьому роздiлi визначаються умови та строки виконаних робiт (послуг).
Цей пункт часто може бути не самостійною статтею, а входити у предмет контракту. Згідно з українським законодавством і державною нормативною документацією правила Інкотермс застосовуються тільки стосовно експортно-імпортних операцій, тобто лише у міжнародній практиці, водночас посилання на той або інший вид базисних умов контракту часто трапляється й у внутрішньогосподарській практиці.
6. Цiна та загальна вартiсть договору (контракту).
У цьому роздiлi визначається цiна одиницi вимiру товару та загальна вартiсть товарiв або вартiсть виконаних робiт (наданих послуг), що поставляються згiдно з договором (контрактом), крiм випадкiв, коли цiна товару розраховується за формулою, та валюта контракту. Якщо згiдно з договором (контрактом) поставляються товари рiзної якостi та асортименту, цiна встановлюється окремо за одиницю товару кожного сорту, марки, а окремим пунктом договору (контракту) зазначається його загальна вартiсть. У цьому разi цiновi показники можуть бути зазначенi в додатках (специфiкацiях), на якi робиться посилання в текстi договору (контракту).
При розрахунках цiни договору (контракту) за формулою зазначається орiєнтовна вартiсть договору (контракту) на дату його укладення.
У договорi (контрактi) про переробку давальницької сировини крiм того зазначається її заставна вартiсть, цiна та загальна вартiсть готової продукцiї, загальна вартiсть переробки.
У бартерному (товарообмiнному) договорi (контрактi) зазначається загальна вартiсть товарiв (робiт, послуг), що експортуються, та загальна вартiсть товарiв (робiт, послуг), що iмпортуються за цим договором (контрактом), з обов'язковим вираженням в iноземнiй валютi, вiднесенiй Нацiональним банком України до першої групи Класифiкатора iноземних валют.
Ціна може встановлюватися залежно від характеру товару й від практики, що склалася у процесі торгівлі даним товаром. Вимога щодо наявності в тексті договору вказівки щодо ціни поставки є обов'язковою згідно з вітчизняним законодавством, за яким відсутність відповідних положень робить контракт недійсним. У визначенні кінцевої ціни товару важливим фактором є базис ціни, який показує, чи входять витрати з доставки товару до її ціни. Базис ціни залежить від обраних базисних умов контракту, до яких, наприклад, можуть додаватися витрати внутрішніх перевезень та інші статті витрат. Валюта ціни (валюта, в якій виражається ціна товару) може не збігатися з валютою розрахунку, отже, урахування курсових коливань для контрагентів є важливим фактором прибутковості угоди.