Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.
Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура доклада.
Первая глава освещает направления использования архивных документов для того, чтобы дать общее представление о вопросе.Вторая глава содержит характеристику целей использования документов Архивного фонда РФ.В третьей главе дан подробный анализ форм использования документов: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании, исполнение запросов социально-правового характера, использование документов в СМИ, предоставление документов в читальный зал, организация информационных мероприятий, выдача подлинников документов и дел во временное пользование, организация публикаций документов.
Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.
1. Направления использования архивных документов
Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;
1. Укрепление российской государственности;
2. Удовлетворение информационных потребностей общества;
3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования документов архива участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов в России – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. [9]
2. Цели использования архивных документов
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.
Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.
Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.
Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.
Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.
3. Формы использования архивных документов
Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.[10]
3.1. Информирование руководства и структурных подразделений
организации, а также других организаций о наличии в архивах тех
или иных документов и их содержании
Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).
Инициативное информирование как форма информационной деятельности Федеральной архивной службы является одним из самых эффективных средств раскрытия информационного потенциала Архивного Фонда РФ.
Особенность инициативной информационной работы архивов заключается также в опережающем удовлетворении спроса больших общественных групп потребителей: учреждений, организаций, граждан. Формы и тематика инициативных документов должны быть ориентированы на обслуживание приоритетных и наиболее трудоемких направлений.
Инициативное информирование может носить рекламный и справочный характер, пропагандировать информацию архивных документов Архивного фонда страны. Соответственно с этим строятся методы работы архивов с информацией и формы ее предоставления обществу. Этой цели в наибольшей мере соответствуют следующие формы: реклама, буклеты, выставки, различные информационные документы для средств массовой информации, обзоры фондов и документов, различные справочники о государственных архивах и их документах, другие формы вторичной информации архивов.[11]
Формы инициативной информации имеют тенденцию к дальнейшему развитию, на что влияет целый ряд факторов. Одним из них является актуализация новых категорий архивных документов; специальных документов с небумажными носителями, документной информации автоматизированных систем и др.
Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.[12]
3.2. Исполнение запросов социально-правового характера
Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.
Существуют следующие виды запросов:
· Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
· Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
· Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.[13]