Должностные инструкции – правовые акты, издаваемые в органах безопасности для регламентации организационно–правового положения сотрудников, их обязанностей, прав и ответственности, формирующие условия их эффективной деятельности. Они разрабатываются на все должности, которые предусматриваются штатами. В текстах должностных инструкций обычно выделяются следующие разделы: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» должен включать наименование должностей с указанием подразделений, непосредственных руководителей, порядок назначения и освобождения от должностей, перечень нормативных, методических и других документов, которыми следует руководствоваться, квалификационные требования (уровень образования, стаж службы), а также требования в отношении специальных знаний. В разделе «Должностные обязанности» необходимо определить конкретное содержание деятельности сотрудников, перечислить виды выполняемых ими действий, характер этих действий («подготавливает», «рассматривает», «утверждает» и т.д.). В разделе «Права» следует установить полномочия сотрудников, позволяющие выполнять возложенные на них обязанности: права принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, обращаться с предложениями к начальству и т.д. Раздел «Ответственность» должен содержать критерии оценки деятельности (качества и своевременности) и меры персональной ответственности сотрудников (дисциплинарной, административной и уголовной ответственности) в соответствии с действующим законодательством. В разделе «Взаимоотношения» нужно указывать все информационные взаимосвязи сотрудников с другими сотрудниками и организационными звеньями: кому (от кого), в какие сроки и какую информацию представляют и получают, с кем согласовывают проекты документов, с кем осуществляют совместную подготовку документов и т.д.
Должностные инструкции оформляются на общих бланках. Обязательными являются следующие их реквизиты: наименование организации (подразделения), дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф утверждения документа. Должностные инструкции подписываются руководителями подразделений. Утверждаются они руководителями органов безопасности – кураторами данных подразделений либо руководителями подразделений, если им предоставлено это право. Эти инструкции визируются руководителями заинтересованных подразделений и юристами, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть их выполнение.
Штаты – правовые акты, определяющие организационное строение, наименование организационных звеньев, должностей, количество сотрудников органов безопасности, техники, оружия и других материально – технических средств. Они оформляются на стандартных листах бумаги (формата А 4 альбомной ориентации) с нанесением реквизитов следующих бланков: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф утверждения документа. В текстах штатов указываются наименования основных организационных звеньев, а также входящих в них подразделений, их состав и численность, наименование и количество должностей военнослужащих, рабочих и служащих, воинские звания, должностные оклады, наименование и количество основных видов техники и оружия. Ответственность за подготовку штатов лежит на кадровых подразделениях. Их проекты визируются соответствующими руководителями, юристами, финансистами, заместителями руководителей органов безопасности.
Штаты подписываются руководителями кадровых подразделений и утверждаются руководителями органов безопасности с проставлением гербовой печати на грифе утверждения.
Правовая регламентация процессов функционирования систем управления осуществляется с помощью правовых актов, прежде всего различного вида инструкций. Некоторые правовые акты инструктивного характера могут называться «правилами» или «положениями».
Инструкции – это правовые акты, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности органов безопасности, их подразделений и должностных лиц.
В содержании текстов инструкций могут выделяться различные разделы в зависимости от характера регулируемых видов деятельности. Однако в любом случае тексты должны начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания инструкций, область их распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. За общей частью должны следовать разделы, в которых в логической последовательности излагается основное содержание, т.е. описывается порядок выполнения регламентируемых процессов. По каждому этапу этих процессов рекомендуется указывать: что необходимо сделать (содержание); кто должен сделать (организационное звено); какие документы используются и срок выполнения. В конце инструкций может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность тех или иных исполнителей.
В органах безопасности создается и применяется довольно значительное количество инструкций, регламентирующих процессы различных видов деятельности, прежде всего, в сфере кадрово–ресурсного управления, основными из которых являются инструкции, регламентирующие порядок подбора и использования штатных сотрудников; подбора и использования внештатных сотрудников; профессиональной подготовки (обучения и воспитания) сотрудников; стимулирования сотрудников; ведения делопроизводства; ведения дел специального назначения; использования информационных систем; финансового, материально–технического и иных видов обеспечения; аттестации сотрудников и др.
Кроме того, в органах безопасности могут создаваться и примениться нормативные акты, регламентирующие различные виды деятельности в сфере процессно–организационного управления, к которым относятся инструкции (методические рекомендации): по планированию служебной деятельности (и отчетности) исполнителей; по контролированию служебной деятельности исполнителей; по оцениванию процессов служебной деятельности исполнителей, накоплению и использованию опыта.
Как правило, в органах безопасности используются различные правила внутреннего служебного распорядка, с помощью которых регламентируется служебное время должностных лиц. Широкое распространение получили также так называемые календарные планы проведения основных мероприятий на тот или иной период (месяц, полугодие, год). Тексты этих документов обычно составляются в табличной форме (в сочетании с текстовой). Оформляются они на стандартных листах бумаги. Утверждаются они руководителям органов безопасности или их отдельных подразделений.
И, наконец, самостоятельное значение могут иметь нормативные акты (инструкции либо методические рекомендации), определяющие порядок: формирования, применения и оценки управленческих решений; приема и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовки и проведения заседаний коллегий, советов, различных совещаний и т.д.
К определению «специальные органы» следует подходить очень корректно, так как в законодательстве нет специально сформулированного понятия. Оно сложилось в ходе многолетней практики и достаточно широко используется в документах ненормативного характера, в публикациях, в теле- и радиопередачах.
Под специальными органами принято понимать государственные органы, созданные и действующие с целью защиты национальных интересов и безопасности как внутри страны, так и на международной арене. Это наиболее острый инструмент государственной власти, обеспечивающий политическое руководство объективной информацией о существующих внутренних и внешних угрозах.
Характерной особенностью специальных органов, выделяющей их из других правоохранительных органов, является использование в своей деятельности специальных сил и средств, в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством. Все многообразие специальных органов условно можно разделить на два основных вида.
Первый – спецорганы, занимающиеся сбором оперативной информации с последующим предоставлением её правительственным, правоохранительным и иным структурам; осуществлением негласного контроля за разведывательно–подрывными и иными враждебными инфраструктурами, а также проведением против них специальных операций оперативными средствами или ограниченными подготовленными для этих целей сотрудников. К спецсорганам подобного типа можно отнести ВЧК в первые месяцы ее деятельности, когда она исключительно выполняла функции оперативного пресечения по борьбе с контрреволюцией и саботажем.