5. Как производится установка вида экрана, масштабировамие и установка параметров страницы?
6. Как производится сохранение и загрузка, предварительный просмотр и печать документов?
7. Каковы основные операции редактирования текста?
8. Что такое буфер обмена и как производится операция копирования текста?
9. Как проводятся операции создания и редактирования таблиц, а также ввод данных в таблицы?
10. Как производится создание шаблонов, списков, вставка рисунков в документы, а также проверка правописания и орфографии?
ЛЕКЦИЯ 4. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ. ПРОЦЕССОР ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MICROSOFTEXCEL
Практическое значение электронных таблиц
В процессе управленческой деятельности значительный объем работ связан с обработкой информации, хранящихся в различного рода таблицах.
Для автоматизации такого вида работ на компьютере используется процессоры электронных таблиц и, в частности, MSExcel.
Электронные таблицы применяются в основном для решения следующих задач:
· для быстрого расчета табличных данных по формулам;
· для моделирования и оптимизации результатов принятия решения типа «что будет, если …»;
· для расчетов по шаблону таблицы с изменением исходных данных;
· для наглядного представления табличных данных в графической форме.
Создание электронных таблиц
Рабочая область Excel состоит из книг, состоящих из набора листов. При первом запуске Excel активизируется по умолчанию Книга 1, из которой отображается Лист 1.
Листы можно «листать», щелкая мышкой на нужных ярлыках листов. Используя контекстное меню (нажать правую кнопку мыши) или меню Вставка листы можно вставлять в книгу, переименовывать, удалять, и т.п.
Рабочий лист – таблица состоит из столбцов и строк, пересечение которых образует ячейки.
К ячейке можно ссылаться по ее относительному адресу, состоящему из имени строки и номера столбца, на пересечении которых находится данная ячейка.
Столбцы ячейки индексируются латинскими буквами и их комбинациями, а строки натуральными числами.
Примеры адресов ячеек:
| A1, B8, D24. |
Активная (текущая или выделенная) ячейка – это ячейка, в которой находится табличный курсор и которая окружена жирной линией.
В активную ячейку можно вводить текст, числа, время даты и формулы.
Для ввода текста выделяется ячейка, набирается на клавиатуре текст и нажимается клавиша Enter.
Ввод и выравнивание заголовка таблицы:
· выделить в строке заголовка количество ячеек, равное количеству столбцов в будущей таблице (протяжкой курсора линии, не отпуская ее левую кнопку);
· нажать кнопку «Центрировать по столбцам» на панели инструментов или выполнить команды Формат - Ячейки и отметить в диалоговом окне опции «Центрировать по выделению» (горизонтальное), «По центру» (вертикальное) и, если нужно, флажок «Переносить по словам», нажать ОК.
· установить нужный формат шрифта (тип и размер).
Эти операции рекомендуется выполнять до ввода текста заголовка.
При вводе и выравнивании заголовков столбцов таблицы выполняются те же операции, но вместо опции «Центрировать по выделению» вводится опция «По центру».
При вводе в ячейку числовых данных формат и разрядность чисел устанавливаются кнопками панели инструментов Форматирование: Денежный, Процентный формат, Уменьшить/Увеличить и т.п.
Если при вводе числовых данных выводятся символы #######, то это означает недостаточность ширины столбца.
Для ввода последовательности чисел и дат используется маркер Автозаполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу активной ячейки). Курсор линии при установке на этот маркер меняет свою форму на маленький тонкий крестик.
Последовательность действий:
· ввести первое число/начальную дату в первую ячейку;
· для задания нужного шага (интервала) ввести следующее число/дату в следующую ячейку;
· выделить обе эти ячейки;
· отметить интервал соседних следующих ячеек, которые надо заполнить, протянув маркер Автозаполнения по интервалу;
· ИЛИ выделить область заполнения и выполнить команды Правка, Заполнить, Вверх/Вниз/Вправо/Влево, Прогрессия.
Вычисления в электронных таблицах производятся по формулам, ввод которых в активную ячейку должен начинаться со знака «=».
В формулах используются знаки арифметических действий: +, -, * (умножение), / (деление), %, ^ (возведение в степень – нажатие комбинации клавиш в латинском регистре Shift +6).
Примеры формул.
=А3+С8
· число из ячейки А3 сложить с числом из ячейки С8 и результат поместить в данную активную ячейку.
=5%*А12
· вычислить 5 % от числа в ячейке А12.
=СУММ(Е6:Е14)
· суммировать данные в диапазоне ячеек с Е6 по Е14 (знак «: » означает в формуле непрерывный диапазон ячеек).
=С6^2
· возвести число в ячейке С6 во вторую степень (2 – показатель степени).
=(А2+С3)/(D8^3).
В формулах адреса ячеек задаются только латинскими буквами.
Во время набора формулы в активной ячейке вводимые символы одновременно появляются в строке формул над рабочим листом.
Эту строку можно ввести (удалить) с экрана командами:
Сервис - Параметры -Вид - установить флажок «Показывать строку формул».
Функция – это стандартная формула, обеспечивающая выполнение определенного набора операций над заданным диапазоном величин.
Например, для определения суммы величин в ячейках от С2 до С4 вместо ввода формулы =С2+С3+С4 можно задать функцию
=СУММ(С2:С4).
В MSExcel существует большая библиотека стандартных функций. Чтобы использовать какую-либо функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа.
Список аргументов функции может состоять из чисел, текста, логических величин, ссылки, массивов, значений ошибок и других функций.
Для вызова, просмотра и вставки функций используется Мастер функций, который вызывается нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов.
В вызванном окне Мастера функций надо выделить тип встроенной функции в списке Категория функции и имя ее имя в алфавитном списке Имя функций.
Например, для выбора функции Суммирования надо выделить категорию Математические и СУММ в списке имен функций.
Значения аргументов функции вводятся в соответствующих полях ее рабочего окна.
Копирование данных:
· выделить копируемый интервал ячеек;
· выполнить команды Правка – Копировать илиКопировать (в контекстном меню) или нажать кнопку «Копировать в буфер» на панели инструментов;
· выделить ячейки (ячейку) для копии данных;
· выполнить соответственно команды Правка – Вставить илиВставить (в контекстном меню) или нажать кнопку «Вставить из буфера».
Для защиты данных от изменения при копировании и при ссылке на константы в формулах используется абсолютный вид адресации ячеек.
При абсолютной адресации ставится символ $ перед той частью адреса ячейки, которая не должна меняться.
Для упрощения ввода знака доллара в адрес ячейки используется функциональная клавиша F4.
Примеры абсолютных адресов:
| $A3, $C$16, B$8 |
Диаграмма – это графическое представление данных рабочего листа электронной таблицы
.
Для построения диаграмм используется Мастер диаграмм, который вызывается нажатием соответствующей кнопки панели инструментов.
Перед построением диаграммы необходимо выделить данные, по которым она строится.
Создавая диаграмму, нужно выбрать такой ее вид, который отобразил бы данные наиболее полно, ясно и наглядно.
Выбор вида диаграммы зависит характера отображаемых данных.
При построении диаграммы необходимо выделить данные в таблице по критерию, определенному пользователем.
Редактирование электронной таблицы
Для изменения содержимого ячейки необходимо:
· выделить ячейку;
· произвести изменения и нажать Enter.
Перед редактированием объектов Excel их нужно выделить.
Столбцы и сроки выделяются нажатием левой кнопки мыши на соответствующих заголовках (серых кнопках имен столбцов и номеров строк).
Для выделения всей таблицы надо щелкнуть на сером прямоугольнике в верхнем левом углу на пересечении заголовков столбцов и строк.
Изменение ширины столбца:
· установить курсор мыши на правую границу заголовка столбца (курсор примет вид двунаправленной стрелки) и, не отпуская левой кнопки, переместить границу до нужной ширины;
· щелкнуть левой кнопкой мыши два раза на правой границе столбца или выполнить команды: Формат – Ширина столбца – «Лучшее заполнение».
Аналогично производится изменение высоты строки с использованием ее нижней границы заголовка.
Вставка столбцов:
· выделить столбец, левее которого нужно вставить новый столбец;
· выполнить команды: Вставка – Столбец.
Вставка строк:
· выделить строку, выше которой нужно вставить новую строку;
· выполнить команды: Вставка – Строка.
Удаление строк и столбцов:
· выделить нужные строки и столбцы;
· выполнить команды: Правка – Удалить.
Сохранение, загрузка, просмотр и печать электронной таблицы
Созданная таблица хранится в оперативной памяти компьютера до тех пор, пока он включен.
Для ее сохранения на жестком диске или дискете надо:
· выполнить команды: Файл – «Сохранить как» и нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов.
· в появившемся диалоговом окне установить нужную папку и в поле Имя файла ввести с клавиатуры нужное имя в русском или латинском регистре.
Для сохранения файла с электронной таблицей используются команды:
| Файл – Создать |
Перед печатью таблицы-документа его нужно просмотреть на экране следующим образом:
· выполнить команды: Файл – Просмотр или нажать кнопку «Предварительный просмотр перед печатью» на панели инструментов.