· чтобы закончить просмотр надо нажать кнопку «Закрыть».
Для печати таблицы-документа на принтере необходимо:
· задать параметры печати (масштаб, размер бумаги, ориентацию и т.п.) по командам: Файл – Параметры страницы;
· выполнить команды: Файл – Печать и нажать кнопку «Печать» на панели инструментов;
· в появившемся окне указать страницы для печати и щелкнуть по кнопке ОК.
Контрольные вопросы:
1. Для решения каких задач применяются электронные таблицы?
2. Как сделать активной необходимую ячейку?
3. Как можно создать текстовую и числовую последовательность?
4. Как производится ввод и выравнивание текстовых и числовых данных?
5. Для чего нужны формулы и каков порядок их ввода?
6. Какие адреса ячеек являются относительными и абсолютными?
7. Что такое Мастер функций и как он используется?
8. Что такое Мастер диаграмм и как он используется?
9. Как можно редактировать столбцы и строки электронной таблицы?
10. Как производится сохранение, просмотр и печать электронной таблицы?
ЛЕКЦИЯ 5. БАЗЫ ДАННЫХ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ. СУБД MICROSOFTACCESS
Основы теории баз данных
Структурирование информации – это введение соглашений о способах представления данных (их длины и значений).
База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области (например, экономике, юриспруденции, психологии и т.п.).
Создавая базу данных, необходимо обеспечить возможности:
· упорядочивать информацию по различным признакам(например, по возрасту сотрудников предприятия);
· быстро извлекать выборки с произвольным сочетанием признаков (например, студентов, имеющих задолжности).
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации в них необходимой информации.
Создание баз данных обеспечивает:
· сокращение избыточности и устранение несовместимости хранимых данных;
· ограничение доступа к данным (защита данных);
· совместное использование и стандартное представление данных.
Базы данных бывают централизованными (хранятся в памяти одной вычислительной системы) и распределенными (составные части БД хранятся в памяти разных компьютеров).
Важным этапом проектирования БД является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, отражающей состав, структуру и взаимосвязь данных, а также информационные потребности приложений (задач и запросов).
Основой любой БД является ее модель данных – совокупность структур данных и операций их обработки
В зависимости от топов взаимосвязи данных различают три модели данных.
Иерархическая модель данных
Ее элементы связаны иерархическими отношениями и образуют древовидную иерархическую структуру, состоящую из уровней, элементов-узлов (совокупностей данных, описывающих некоторый объект) и связей.
К каждому узлу может идти только одна связь от узла верхнего уровня.
Сетевая модель данных
Сетевая структура также состоит из уровней, узлов и связей, но к ее узлам может идти несколько связей от узлов верхнего уровня.
Реляционная модель данных
Эта модель в отличии от предыдущих имеет более простую и удобную для компьютера и пользователя табличную форму представления данных.
Таблица представляет собой двумерный массив со следующими свойствами:
· каждый элемент таблицы – это один элемент данных;
· все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;
· столбцы имеют одинаковые имена;
· порядок следования строк и столбцов произвольный;
· нет одинаковых строк и столбцов.
Макетом таблицы называется описание столбцов БД, составленное ее разработчиком.
Реляционная база данных состоит из таблицы или набора таблиц, а ее создание начинается с проектирования и построения таблиц для ввода и хранения данных.
Структурными элементами базы данных являются поля, записи и таблицы.
Поле - элементарная единица логической организации данных, определяемая характеристиками: именем, типом (символьный, числовой и т. д.), длиной и точностью.
Простым ключем называется поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись.
Таблица БД имеет составной ключ, если запись однозначно определяется значениями нескольких полей.
Запись – совокупность логически связанных полей .
Таблица – совокупность записей одной структуры.
Описание базы данных должно содержать перечень полей записи и их основные характеристики.
Система управления базами данных (СУБД) MicrosoftAccess
Основными объектами базы данных MSAccess являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, программные модули.
Таблица – определяется пользователем и используется для хранения данных.
Запрос – выбирает данные из таблицы (таблиц) по заданному условию.
Форма – отображает данные из таблицы (таблиц) или запроса (запросов) на основании определенного пользователем формата. Формы дают возможность вводить, просматривать. Редактировать и печатать данные.
Отчет – позволяет создавать документы для распечатки и включения в документы других приложений.
Макрос – автоматизирует стандартные действия по выбранным пользователем командам и событиям.
Программный модуль – автоматизирует сложные операции.
СУБД MSAccess является комплексом программ, предназначенным для формирования, хранения и обработки данных в табличном виде, т.е. создания реляционных баз данных.
Последовательность запуска MS Access:
| Пуск – Программы – Microsoft Access |
Создание таблиц
Находясь в главном окне Access, выбрать команду Файл - Создать или нажать кнопку Создать базу данных на панели инструментов.
На экране появится окно диалога Создание, содержащее две вкладки:
· Общие – позволяют создать новую пустую базу данных.
· Базы данных – позволяют выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью Мастера.
Для создания новой БД – таблицы с помощью Мастера надо выбрать закладку Базы данных.
На экране появится список образцов баз данных, предлагаемых Мастером. Нужно выбрать образец, нажать ОК и управлять созданием БД кнопками Отмена, Назад, Далее, Готово.
В процессе построения можно выбирать таблицы и их поля, которые должны войти в состав новой БД.
Чтобы создать новую пустую БД – таблицу без использования Мастера, нужно выбрать в окне Создать закладку Общие и дважды щелкнуть на значке Новая база данных.
В появившемся окне выбрать папку, задать имя файла новой базы данных и нажать кнопку Создать.
Дальнейшая работа с базой данных состоит из двух этапов.
На первом этапе определяется ее структура: количество таблиц, состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблицах, тип данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы) таблицы и другие свойства полей.
На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Для создания новой таблицы в окне База данных выбрать закладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
В открывшемся окне Новая таблица нужно выбрать один из режимов создания таблиц.
Режим таблицы позволяет создать таблиц, не определяя предварительно ее структуру.
После выбора этого режима открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.
При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы.
Режим Конструктора позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы. В этом режиме на экран выводятся:
· панель инструментов;
· таблица полей.
Для определения поля в окне Таблица (полей) задаются имя поля, тип данных, описание – краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля, общие свойства – на закладке Общие, и Тип элемента управления - на закладке Подстановка.
Мастер таблиц позволяет воспользоваться существующими шаблонами для облегчения процесса создания таблиц.
После определения структуры таблицы можно приступить к вводу данных.
Непосредственный ввод и редактирование данных осуществляется в Режиме таблицы.
Этот режим является простым способом просмотра данных по столбцам и строкам.
После ввода первой записи Access выводит следующую пустую строчку для ввода следующей записи.
Пустая запись внизу таблицы отмечается символом звездочка.
Если свойство поля имеет тип данных «текстовый», то в это поле можно ввести до 255 символов.
Внизу экрана отображается общее количество записей и номер активной записи..
Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи, щелчком на котором можно выделить всю запись (строку).
Переход из Режима таблицы в Режим Конструктора (и наоборот) выполняется щелчком на кнопке Представление таблицы на панели инструментов или выполнением команды Вид/Режим.
Создание запросов
Запрос – это выражение, определяющее, какую информацию вам надо найти в одной или в нескольких таблицах.
Для создания запроса надо в окне База данных выбрать закладку Запросы и нажать кнопку Создать.
С помощью Мастера можно создать запросы следующих типов:
· Простой запрос – возможность выбора полей из нескольких таблиц или запросов.
· Перекрестный запрос – вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.
· Повторяющиеся записи – выполняет поиск одинаковых записей по какому-либо полю в указанной таблице.
· Записи без подчиненных – находит все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.