Разработка системы автоматизированного учета для багетной мастерской (стр. 5 из 27)
3. Информационное обеспечение
3.1 Структура информационных потоков и документооборота
3.1.1 Информационные потоки до автоматизации
Процесс информационного потока до автоматизации выглядит следующим образом:
клиент обращается к работнику мастерской с пожеланиями красиво и грамотно оформить в раму произведение искусства;
мастер обращается к клиенту с вопросами, уточняющими состав комплектующих и материалов, необходимых для исполнения заказа;
клиент делает свой выбор относительно состава комплектующих и материалов, необходимых для исполнения заказа;
мастер вручную производит расчет расхода комплектующих и материалов, необходимых для исполнения заказа, а также стоимость заказа;
мастер вручную оформляет бланк заказа;
менеджер дает указания мастеру по организации процесса принятия заказов, устанавливает розничные цены на комплектующие и материалы;
менеджер, на основе информации полученной из бланков заказов, производит учет расхода комплектующих и материалов.
Схема движения информационных потоков при этом выглядит, как показано на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 - Структура информационных потоков до автоматизации
В процессе принятия заказов у мастера возникают проблемы связанные с тем, что он не может получать оперативную информацию о запасе комплектующих и материалов в мастерской, в связи с чем возникает вероятность отказа клиенту. Кроме того, ручной расчет расхода комплектующих и стоимости заказа занимает в среднем около 10-15 минут, вследствие чего в мастерской возможно скопление клиентов, ожидающих своей очереди, что негативно сказывается на общем настроении как мастера, так и клиентов.
В работе менеджера возникают следующие проблемы:
невозможность получения оперативной информации о состоянии запасов комплектующих как на складе, так и в мастерской;
невозможность получения оперативной информации о состоянии продаж комплектующих;
получения оперативной информации об общей стоимости заказов за определенный промежуток времени;
невозможность получения сведений о заказах, которые должны быть готовы к определенной дате.
3.1.2 Информационные потоки после автоматизации
Процесс информационного потока после автоматизации выглядит так:
клиент обращается к работнику мастерской с пожеланиями красиво и грамотно оформить в раму произведение искусства;
мастер обращается к клиенту с вопросами, уточняющими состав комплектующих и материалов, необходимых для исполнения заказа;
клиент делает свой выбор относительно состава комплектующих и материалов, необходимых для исполнения заказа;
мастер вводит в программу полученные от клиента исходные данные для оформления заказа;
в режиме "мастер" программа производит необходимые вычисления и выдает оформленный бланк заказа, а также вносит необходимые изменения в таблицы базы данных комплектующих, материалов, клиентов и заказов;
в режиме "менеджер" программа, помимо функций, выполняемых в режиме "мастер", также может выдавать менеджеру отчеты по расходу комплектующих и материалов;
на основе данных полученных из отчетов менеджер производит учет расхода комплектующих и материалов.
Схема движения информационных потоков при этом выглядит, как показано на рисунке 3.2.
Рисунок 3.2 - Структура информационных потоков после автоматизации.
После автоматизации сократится время, затрачиваемое на процесс принятия и расчета стоимости заказа, а также на ведение складского учета расхода комплектующих, вследствие чего ожидается рост числа обслуживаемых клиентов и соответственно увеличение получаемой прибыли.
3.2 Концептуальная модель
Процесс принятия, расчета и оформления заказа, а также ведения складского учета представляется в виде системы, содержащей сведения о багете, ряде комплектующих и материалов, сведения о предыдущих заказах и клиентах, а также информацию о стоимости обработки комплектующих. Багет характеризуется высотой, шириной, наименованием, количеством, расходом и ценой. Каждое комплектующее также характеризуется наименованием, количеством, расходом и ценой. Каждый заказ характеризуется номером, наименованием, датами принятия и исполнения, клиентом и стоимостью. Каждый клиент характеризуется кодом, сведениями о фамилии, имени, отчестве, контактной информацией, суммой ранее сделанных заказов, коэффициентом скидки. Концептуальная модель объекта анализа представлена на рисунке 3.3.
Рисунок 3.3 - Концептуальная модель3.3 Логическая модель
На основе концептуальной модели построим логическую модель. Для каждого объекта концептуальной модели необходимо создать свою структуру данных.
Рассмотрим структуру данных "Клиенты" объекта "Справочники". Ключевым полем будет являться уникальный идентификатор клиента, оно не должно иметь повторяющихся значений и будет заполняться автоматически. По этому полю объект "Клиенты" будет связан с объектом "Заказы". Обязательному заполнению будут подлежать следующие поля структуры данных "Клиент": "ФИО", "Сумма заказов", "Контакт" и "Скидка". Поле "Сумма заказов" будет увеличиваться автоматически после оформления очередного заказа данному клиенту.
Структура данных "Багет", объекта "Справочники", содержит поля "Наименование", "Высота", "Ширина", "Количество" и "Ед. измерения", которые подлежат обязательному заполнению. Ключевым полем будет являться уникальный идентификатор багета, оно не должно иметь повторяющихся значений и будет заполняться автоматически. По этому полю осуществляется связь со структурой данных "Багет", относящейся к объекту "Мастерская" и со структурой данных "Багет", относящейся к объекту "Склад".
Рассмотрим структуру данных "Комплектующие" объекта "Справочники". В рассматриваемой структуре данных обязательному заполнению будут подлежать поля "Наименование" и "Количество" и "Ед. измерения". Ключевым полем будет являться уникальный идентификатор комплектующего, оно не должно иметь повторяющихся значений и будет заполняться автоматически. По этому полю осуществляется связь со структурой данных "Комплектующие", относящейся к объекту "Мастерская" и со структурой данных "Комплектующие", относящейся к объекту "Склад".
Структура данных "Разное" объекта "Справочники", содержит поля "Наименование" и "Количество", которые подлежат обязательному заполнению. Ключевым полем будет являться уникальный идентификатор комплектующего, оно не должно иметь повторяющихся значений и будет заполняться автоматически. По этому полю осуществляется связь со структурой данных "Разное", относящейся к объекту "Мастерская" и со структурой данных "Разное", относящейся к объекту "Склад".
Рассмотрим структуру данных "Ед. измерения" объекта "Справочники". Ключевым полем будет являться уникальный идентификатор единицы измерения, оно не должно иметь повторяющихся значений и будет заполняться автоматически. По этому полю осуществляется связь со структурами "Багет", "Комплектующие" и "Разное", относящимся к объекту "Справочники. Поле "Наименование" подлежит обязательному заполнению.
Структура данных "Заказы" объекта "Мастерская" содержит поля "№ заказа", "Наименование заказа", "Дата приема", "Время приема", "Дата окончания", "Время окончания", которые подлежат обязательному заполнению. Поля "Стоимость заказа с работой", "Стоимость заказа без работы", "Итоговая скидка", "К оплате" являются вычисляемыми автоматически.
Структура данных "Багет", объекта "Мастерская", содержит поля "Розничная цена", "Количество" и "Расход", которые подлежат обязательному заполнению. Поле "Примечание" заполняется при необходимости. Поле идентификатор комплектующего служит для связи со структурой "Багет", объекта "Справочники".
Структура данных "Комплектующие", объекта "Мастерская", содержит поля "Розничная цена", "Количество" и "Расход", которые подлежат обязательному заполнению. Поле "Примечание" заполняется при необходимости. Поле идентификатор комплектующего служит для связи со структурой "Комплектующие", объекта "Справочники".
Структура данных "Разное", объекта "Мастерская", содержит поля "Розничная цена", "Количество" и "Расход", которые подлежат обязательному заполнению. Поле "Примечание" заполняется при необходимости. Поле идентификатор комплектующего служит для связи со структурой "разное", объекта "Справочники".
Рассмотрим структуру данных "Багет", объекта "Склад". Рассматриваемая структура, содержит поля "Наименование", "№ накладной", "Дата поступления", "Закупочная цена", "Количество" и "Объем списания", которые подлежат обязательному заполнению. Поле "Примечание" заполняется при необходимости. Поле идентификатор комплектующего служит для связи со структурой "Багет", объекта "Справочники".