Автоматизация управления предприятием (стр. 5 из 8)

Внешние информационные связи приложения "Бухгалтерский учет" представлены на рисунке 1.

Рис. 1. «Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет»

Распоряжение на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по "электронному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бумажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.

Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.

Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.

Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).

Объекты учета и учетные регистры модуля

Объектами бухгалтерского учета являются имущество предприятия, его обязательства и информация об их движении

Данные в денежном выражении об остатках имущества и об обязательствах предприятия хранятся в Системе в регистре "Остатки средств по счетам". Информация в этом регистре хранится отдельно для каждого синтетического счета бухгалтерского учета, аналитического счета, подразделения балансовой единицы, а также по каждой валюте. Также в Системе имеются регистры "Остатки материальных ценностей", "Дебиторская/кредиторская задолженность" и "Инвентарная картотека". В этих регистрах ведется учет остатков: товарно-материальных ценностей, обязательств по отношению к дебиторам/кредиторам, основных средств. Однако эти регистры вторичны по отношению к регистру остатков средств по счетам и позволяют детализировать хранящуюся в нем информацию.

Остатки на начало первого с момента начала эксплуатации Системы учетного периода вводятся в Систему вручную. Остатки на конец очередного периода рассчитываются автоматизированно при его закрытии по данным об остатках на начало периода и об оборотах средств, материальных ценностей и обязательств. Затем эти остатки переносятся на начало следующего учетного периода.

Информация о движении средств, материальных ценностей и обязательств с дебиторами/кредиторами накапливается в регистре, который называется «Журнал учета хозяйственных операций».

Журнал учета хозяйственных операций

Каждый факт хозяйственной жизни отражается соответствующим документом. А потому процесс заполнения журнала учета хозяйственных операций сводится к переносу данных из этого документа в журнал. Назовем этот процесс отработкой документа в журнале учета. Поскольку отработка документа в журнале учета хозяйственных операций автоматически приводит к отражению его данных на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, в рамках Системы понятия "отработка в журнале учета хозяйственных операций" и "отработка в бухгалтерском учете" фактически совпадают.

Если документ был сформирован или зарегистрирован в каком-либо разделе Системы, его отработка в значительной мере автоматизирована. На основании такого документа по предварительно заданному правилу формируется запись в журнале учета хозяйственных операций.

Если документ не был зарегистрирован в Системе и имеется только на бумаге, хозяйственная операция формируется вручную. Система предлагает различные способы для облегчения этого процесса. Например, можно воспользоваться специально подготовленным образцом или выбрать в качестве образца ранее зарегистрированную подобную хозяйственную операцию. Можно отработать документ в учете, не выходя из соответствующего раздела; как альтернативный вариант, данные можно поставить в буфер на отработку, а затем, работая непосредственно с журналом учета хозяйственных операций, провести отработку данных в учете из этого буфера.

Регистрируемая в журнале учета хозяйственная операция состоит из заголовка, включающего ее общие характеристики, и спецификации, состоящей из неограниченного количества бухгалтерских проводок, каждая из которых описывает движение средств с одного счета на другой.

На рисунке 2 приведены только основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции, регистрируемой в Системе. На самом деле их значительно больше, например, для проводки - более сорока! Разумеется, в простейших случаях можно формировать только несколько необходимых параметров.

- Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитическими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения балансовой единицы, к которому относится проводка.

- Дополнительные характеристики – это набор определяемых пользователями признаков, по которым Система может отбирать проводки для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгалтерскими счетами, а потому их можно использовать для получения любых срезов информации.

- Наименование и количество материальных ценностей, перемещение которых отражаются проводкой, задаются только в проводках по счетам, назначенным в плане счетов для материального учета. Сумма проводки задается по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке. Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится эквивалентная сумма в национальной валюте, также по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке.

Рис. 2. “Основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции ”

Обработка и обобщение информации

Сбор и регистрация информации — это только одна из сторон бухгалтерского учета. Другая его сторона — обобщение информации, представление ее в форме, пригодной для отчета перед налоговыми органами, учредителями, акционерами или вышестоящей организацией, а также для анализа и принятия управленческих решений.

Оборотные ведомости

Оборотные ведомости используются в приложении как средство оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете. Такая ведомость формируется за любой период времени между двумя произвольными датами.

Не выходя из оборотной ведомости, можно получить полный список хозяйственных операций, на основании которых сформировано та или иная строка ведомости, исправить любую из этих хозяйственных операций или сформировать новую хозяйственную операцию для исправления обнаруженной в учете ошибки.

В ведомости движения средств по счетам для каждого синтетического счета (отдельно для каждого подразделения балансовой единицы и вида валюты) отражаются обороты по дебету и кредиту, входящие и исходящие остатки как по бухгалтерской, так и по управленческой оценкам.

В ведомостях по аналитическим счетам, по корреспондирующим счетам и по дополнительным признакам эти обороты детализируются. Для оборотной ведомости по корреспондирующим счетам возможна группировка счетов по дебету или по кредиту, учет всех аналитических счетов или только определенных порядков, составление ведомости в разрезе определенных счетов, валют, подразделений балансовой единицы или специальных признаков и т.п.

И наконец, в ведомости по движению материальных ценностей отражаются остатки и обороты по счетам материального учета в разрезе материально-ответственных лиц и наименований товарно-материальных ценностей.

Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета

На практике нередко бывает нужно отнести остатки или обороты по одному счету на несколько других счетов. Либо разнести единовременно понесенные затраты по разным месяцам. Либо и то, и другое. Например, стоимость коммунальных или арендных платежей можно распределить между подразделениями фирмы, а крупные расходы на участие в ежегодной выставке разнести по месяцам и направлениям деятельности.

Чтобы выполнить подобную операцию, достаточно задать правила распределения (счета формируемых проводок, коэффициенты распределения и разноска по месяцам), и по команде пользователя Система автоматически сформирует одну или несколько хозяйственных операций.

Отчеты

Приложение "Бухгалтерский учет" позволяет формировать большое количество разнообразных отчетов. Прежде всего, речь идет о стандартных документах, которые обязана готовить бухгалтерия любого предприятия: баланс предприятия, оборотный баланс, главная книга, кассовая книга, ведомости аналитического учета (журналы-ордера) и т.д.

Если подобных отчетов недостаточно, то можно сформировать отчеты любого вида и содержания, используя Microsoft Excel или Seagate Cristal Reports, с которыми интегрируется Система.