Деятельность практически любой организации связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов.
От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит оперативность работы организации в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму , а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
Чтобы разобраться в значении средств электронного документооборота, мне бы хотелось для начала их перечислить.
1.1.Классификация средств электронного документооборота
Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:
Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:
· центрального приложения, расположенного на сервере
· клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях
· программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных
· собственно документов, представленных в виде файлов различных типов (текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.
Управление документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.
Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.
Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.
Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.
Из выше сказанного, можно сделать вывод, что разнообразны системы электронного документооборота, и каждая из них решает определенный круг вопросов.
Теперь я считаю нужным обратить внимание на принципы технологии электронного документооборота.
1.2.Принципы технологии электронного документооборота.
В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.
К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.
Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.
При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.
Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.
Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.
Следовательно использование автоматизированных систем облегчает работу с документами. И если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.
Использование на современном предприятии систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) дает ему большие преимущества.
1.3.Что дает использование систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации.
1.Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.
2.Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально – удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально – распределенную структуру организации.
3.Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах – это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.