Смекни!
smekni.com

Использование электронной почты (стр. 4 из 4)

2.2. Использование электронной почты.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

• обмен сообщениями между пользователями;

• обмен документами между пользователями;

• обмен данными между приложениями;

• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Но внедрение мощных систем управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.

2.3.Система корпоративного электронного архива.

В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система корпоративного архива не накладывает никаких ограничений на формат документов, предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве информации различного типа (например, технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).

Основные преимущества системы заключаются в полной автоматизации следующих операций:

· получение электронного образа документа (сканирование);

· распознавание текста изображения документа (OCR - распознавание);

· морфологического анализа (нормализация) текста документа;

· полнотекстового индексирования текстовой информации в документе;

· классификации, аннотирования и создания регистрационной карточки документа;

· поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию.

Участие оператора требуется только на этапах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – распознавания, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разными типами документов.

Предлагаемая система предоставляет также дополнительные возможности:

· разграничение доступа пользователей к документам на основе механизма привилегий;

· ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.

Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Заключение

В конце своей курсовой работы я хотела бы подвести итоги.

Во-первых, использование электронных систем, рассмотренных мною, положительно влияет на организацию документооборота, а также на успехи предприятия в целом. Так, например, у компаний, имеющих собственные интрасети, есть возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Таким же образом можно сэкономить на бумаге, ускорить темпы документооборота. Существуют, правда, некоторые недостатки: слишком дорогое оборудование, которое далеко не каждая организация может приобрести, и причина, которая может замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web.

Во-вторых, использование электронной почты, позволяет быстро обмениваться различной информацией, документами между пользователями.

В-третьих, целостность и сохранность документов в электронном виде может обеспечить система корпоративного архива. Его преимущества заключается в том, что многие операции автоматические, такие как классификация, аннотирование и создание регистрационной карточки документа, поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию и другие. В корпоративном архиве может храниться огромное количество документов, в отличие от бумажных их качество не может испортиться.

В результате проделанной работы я пришла к выводу, что современные организации, фирмы, предприятия, используя рассмотренные мною электронные системы управления документооборотом, могут сократить расходы, время и повысить качество работы как в сфере делопроизводства, так и на предприятии в целом, также снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест сотрудников.

Список литературы

1.ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПЕЧАТЬ

1.1. Компьютеруик: ежемес. Журнал. – М.-1997.-№7.- 23с.

1.2. Открытые системы: ежемес. Журнал. М.-1997.-№1.- 59с.

1.3. Открытые системы: ежемес. Журнал. М.-1998.-№3.- 10с.

1.4. Секретарское дело: ежемес. Журнал. М.-2002.-№2.- 47с.

1.5. Секретарское дело: ежемес. Журнал. М.-2002.-№3.- 42с.

1.6. Сети: ежемес. Журнал. М.-2000.-№4.- 56с.

ЛИТЕРАТУРА

1. Кудряев В. А. Организация работы с документами. – М, 1998. – 42с.

2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: Изд-во ИНФРА-М, 1999.- 575с.

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. –М: Изд-во ЮНИТИ, 2001.- 322с.

4."Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книга, 1998.


1 Деловая книга., ВНИИДАД., 1998.

2 Кудряев В.А. Организация работы с документами., М., 1999.

3 «Компьютеруик»: ежемес. журнал.,М, 1997.,№7

4 «Сети»: ежемес. Журнал. М., 2000.,№4