Автоматизация работы и алгоритмирования в среде MS Office (стр. 6 из 7)

1. Щёлкните по ярлыку листа 2005 год.

2. Выполнить Файл -> Печать и щёлкнуть по кнопке ОК.

3. Щёлкните по ярлыку листа 2006 год.

4. Выполнить Файл -> Печать и щёлкнуть по кнопке ОК.

5. Щёлкните по ярлыку листа Консолидация.

6. Выполнить Файл -> Печать и щёлкнуть по кнопке ОК.

Остановите запись макроса.

2.3 Разработка заданий для MSAccess

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выгрузит содержимое таблицы базы данных в таблицу MSExcel [13].

В MicrosoftAccess существует специальное средство для создания макросов – Конструктор макросов. Рассмотрим процесс создания макроса на примере вызова из Access приложенийMicrosoftOffice (например, чтобы сделать небольшие заметки посредством редактора Word). Вызов выполняется одинаково во всех случаях и заключается главным образом в указании имени запускаемой программы. Задания выполняются в учебной базе данных Борей.

Задания разработаны с целью закрепления знаний по: проектированию баз данных; использованию форм и отчётов; создания связей с другими приложениями среды MSOffice; созданию простых макросов в приложении MSAccess.

Требования к знаниям и умениям: учащиеся знакомы с создание запросов-выборок; учащиеся умеют создавать формы и отчёты.

Задание 1. Создать макрос, вызывающий приложение MSWord и открывающий файл Заметки.doc из папки Мои документы.

Создайте в папке Мои документы документ MicrosoftWord с названием Заметки.

Запустите программу MicrosoftAccess. Откройте учебную базу данных Борей. Раскройте список макросов в окне База данных, щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы, и нажмите кнопку Создать в верхней части окна.

Рис. 10 Окно База данных.

На экране появится окно Конструктора макросов.

Рис. 11 Окно Конструктора макросов.

В верхней части окна по умолчанию выводится два столбца: Макрокоманда и Примечание. Строка в столбце Макрокоманда представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду. Строка в столбце Примечание — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие. Когда поле Макрокомандазаполнено, в нижней части окна Конструктора макроса появляется панель Аргументы макрокоманды, которая служит для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

В первой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Запуск приложения. Заполните появившиеся поле Командной строки именами вызываемого приложения WinWord и открываемого файла Заметки.doc.

Сохраните созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса Заметки и щёлкните по кнопке ОК. Запустить созданный макрос можно в окне База данных.

Задание 2. Создать макрос, выполнение которого производит выгрузку содержимого таблицы Товары из учебной базы данных Борей в файл MSExcel.

В первой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду ВывестиВФормате. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке:

поле Тип объекта – Таблица;

поле Имя объекта – Товары; поле Формат вывода – MicrosoftExcel 97-2003;

поле Имя файла – C:\DocumentsandSettings\Пользователь\Мои документы\ВыгрузкаТаблицы.xls. Значения в остальных полях можно оставить без изменений. Результатом выполнения этой команды будет выгрузка содержимого таблицы Товары из учебной базы данных Борей в файл ВыгрузкаТаблицы.xls в папке Мои документы.

Рис. 12 Аргументы макрокоманды ВывестиВФормате.

Файл ВыгрузкаТаблицы.xls в папке Мои документы создастся автоматически, а если он существует, появится сообщение с предложением заменить его новым файлом. Следует отметить, что подобным образом могут быть выгружены также отчёты, запросы и формы.

Сохраните созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса ВыгрузкаТаблицыТовары и щёлкните по кнопке ОК. Запустить созданный макрос можно в окне База данных.

Задание 3. Создать макрос, выполнение которого производит печать выбранных страниц отчёта Товары по типам из учебной базы данных Борей.

В первой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду ОткрытьОтчёт. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Имя отчёта – Товары по типам; поле Режим – Просмотр. Результатом выполнения этой команды будет вывод отчёта Товары по типам на просмотр.

Рис. 13 Аргументы макрокоманды ОткрытьОтчёт.

Во второй строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Печать. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Распечатать – Страницы; поле Со страницы – 2; поле По страницу – 4. Значения в остальных полях можно оставить без изменений Результатом выполнения этой команды будет отправка на печать страниц отчёта Товары по типам со второй по четвёртую.

Рис. 14 Аргументы макрокоманды Печать.

В третьей строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Закрыть. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Тип объекта – Отчёт; поле Имя объекта – Товары по типам. Результатом выполнения этой команды будет закрытие отчёта Товары по типам.

Рис. 15 Аргументы макрокоманды Закрыть.

В четвёртой строке столбца Макрокоманда выберите из раскрывающегося списка команду Сообщение. Заполните аргументы макрокоманды в следующем порядке: поле Сообщение – Страницы со 2 по 4 отчёта «Товары по типам» отправлены на печать; поле Сигнал – Да; поле Тип – Информационное; поле Заголовок – База данных Борей. Результатом выполнения этой команды будет звуковой сигнал, и появление на экране сообщения «Страницы со 2 по 4 отчёта «Товары по типам» отправлены на печать».

Рис. 16 Аргументы макрокоманды Сообщение.

Сохраните созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса Печать отчёта и щёлкните по кнопке ОК. Запустить созданный макрос можно в окне База данных.

Задание 4. Создать панель инструментов для размещения на нейсозданных макросов.

Существуют более быстрые способы запуска макросов. Один из способов — это создание специальной панели инструментов Макросы, на которую вы можете поместить все нужные кнопки.

Рис. 18 Панель инструментов

Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите в контекстном меню команду Настройка. В появившемся диалоговом окне Настройка раскройте вкладку Панелиинструментов. Щелкните по кнопке Создать – появится окно Создание панели инструментов. В поле Панель инструментов введите название Макросы и щёлкните по кнопке ОК. Закройте диалоговое окно Настройка.

Щелкните по ярлыку Макросына панели объектов в окне База данных и найдите нужные макросы. Перетащите созданные макросы с помощью мыши на панель инструментов Макросы.

Макросы.

2.4 Разработка заданий для MSPowerPoint

Трудно представить в наше время защиту диссертации, научный доклад или даже защиту студенческой курсовой работы, которые не сопровождались бы мультимедийной презентацией. Многообразие возможностей для создания презентаций предоставляет Windows-приложение PowerPoint, входящее в комплект интегрированного пакета Microsoft Office. Это приложение позволяет пользователю самостоятельно по собственному сценарию подготовить интерактивную мультимедийную презентацию с минимальными временными затратами. PowerPoint отличается от других интерактивных средств для аналогичных целей простотой, так как построено по идеологии «программирование без программирования», и его основные возможности могут быть освоены пользователем всего за несколько часов самостоятельной работы за компьютером [16].

Недостатки интерактивного интерфейса вполне могут быть скомпенсированы использованием макросов. Разработка небольших программ на VBA позволяет превращать презентации из наглядных пособий в диалоговые системы обучения и проверки знаний. Рассмотрим процесс создания одного из элементов таких систем на примере проверки знания учениками теоремы Пифагора.