Эволюция делопроизводства и офисных технологий (стр. 4 из 13)

Рисунок 1.11 - История развития пакета Microsoft Office

Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office.

Дело в том, что организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ представляет собой набор программных приложений для выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.

Особенностью интегрированных офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.

Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.

Билл Гейтс заявил: "Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с тех пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером уместна по многим причинам. Компьютер типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или ''взято с потолка'', или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК". И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет-возможностей.

HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.

В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System сталпакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.

Например, в состав Office System было добавлено новое приложение OneNote 2003 - программа для записи заметок и управления ими. Используя OneNote, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере.

Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими.

В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная, прежде всего для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

В Office System также входит целый ряд других приложений, которые остаются за рамками этой книги.

Office System развивается не только за счет новых приложений: в ней реализованы важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML.

XML широко используется для передачи бизнес-данных через Интернет, устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.

XML следует рассматривать не как замену HTML, а скорее как надстройку над ним. HTML создан для отображения данных и фокусируется на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.

Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированными системами управления бизнесом.

Офисная среда постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

II Современные офисные пакеты

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров.

2.1 Краткое описание Microsoft Office 2000

Office 2000 - новая версия пакета популярных офисных приложений, знакомых большинству пользователей персональных компьютеров - предлагает существенно более широкие возможности управления, хранения и обмена информацией, чем предыдущая версия Office 97. Office 2000 позволяет создавать Web-инфраструктуру, которая способна стать идеальным местом для обмена информацией и совместной работы различных рабочих групп.

Англоязычная версия пакета Office 2000 была выпущена 7 июня 1999 года; продажи англоязычной версии Office 2000; продажи русскоязычной версии Office 2000 начались в конце 2000 года.

Пакет Microsoft Office 2000 отмечен несколькими престижными наградами, включая "Editor's Choice" журнала "PC Magazine", "Best of COMDEX" журнала "PC Week" и "Продукт категории A" журнала "PC Computing".

Существуют различные выпуски пакета Office 2000, отличающиеся набором входящих в их состав приложений и средств. Каждый выпуск укомплектован таким образом, чтобы максимально полно соответствовать потребностям той или иной целевой группы потребителей. На русском языке доступны следующие выпуски:

- Office 2000. Стандартный выпуск;

- Office 2000. Профессиональный выпуск;

- Office 2000. Расширенный выпуск;

- Office 2000. Выпуск для малого бизнеса.

Кроме того, в продаже имеется Office 2000 Developer Edition - англоязычная версия для разработчиков приложений на платформе Office 2000.

Office 2000. Расширенный выпуск (Premium)

Расширенный выпуск Microsoft Office 2000 представляет собой максимально полный набор инструментов, который позволит организациям, опытным пользователям и профессионалам в области информационных технологий "заставить" Web работать на себя, упростить взаимодействие с коллегами и работу с информацией. Office 2000, Расширенный выпуск предлагает пользователям инструментарий, позволяющий создавать и поддерживать мощные Web-узлы с качественной графикой и документами полиграфического качества.

В состав Расширенного выпуска Office 2000 входят Word 2000, Microsoft Excel 2000, программное обеспечение подготовки презентаций PowerPoint 2000, Microsoft Access 2000, клиентское программное обеспечение электронной почты и коллективной работы Outlook® 2000, настольная система верстки Publisher 2000, набор инструментария для малого бизнеса Microsoft Small Business Tools, приложение для создания и администрирования Web-узлов FrontPage® 2000 и приложение бизнес-графики PhotoDraw™ 2000

Для установки Расширенного выпуска Office 2000 необходим компьютер с процессором Pentium 75 Мгц (для работы с Microsoft PhotoDraw рекомендуется Pentium 166 Мгц), операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3, а также 252 Мб пространства на жестком диске (компакт-диск 1, включающий Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access и FrontPage), 174 Мб для установки программного обеспечения с диска 2 (Publisher и Small Business Tools) и 100 Мб для установки PhotoDraw (диск 3).