Применение информационных систем в колледже (стр. 2 из 6)

* повышение квалификации преподавателей;

* планирование и совершенствование форм и методов самостоятельной работы студентов;

* обобщение и распространение передового опыта лучших факультетов, кафедр и преподавателей.

Рис.2 – Структура учебно-методичесой части

Вычислительный центр занимается автоматизацией работы учебно-методической части и техникума в целом. Основные за дачи:

· Автоматизация процесса приемной комиссии

· Ускорение работы по обработке документации

· Создание и ведение базы данных на основании входящей информации

Рис. 3 – Структура вычислительного центра

1.3 Информационные потоки, анализ информационной системы

Вся работа по сбору и переработке информации может быть разделена на три этапа:

сбор документальной информации (изготовление, группировка, оформление и сохранение разных документов);

передача информации (в форме документов, отображений ли устно);

обработка информации (ее восприятие, переработка, разные вычисления и логические операции).

Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена на рис. 4

Входные данные

Внешняя информация (состояния окружающей среды)

Система управления организацией (управляющая подсистема)

План

Выходные данные

Внутренняя информация (состояние факторов производства)

Производство (управляемая подсистема)

Рис. 4 – Информация в управлении

Как видно из схемы, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными. Входная информация делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов. Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).

Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Наиболее распространенным инструментом для этих целей является план. Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации. Система управления обладает свойством, которое заключается в том, что все элементы подсистем реагируют на внутреннюю и внешнюю информацию, строящуюся на основе обратной связи. Это свойство определяет природу и принципы построения и функционирования систем управления и оценки степени обеспечения процессов связи и принятия решений в организации. Информационные потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться:

Поточно по мере возникновения;

С регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени;

Нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.

Анализ потоков информации на действующих организациях начинается обычно с обследования, которое может проводиться двумя методами:

Путем обследования потоков, существующих на данной организации, и выяснения круга задач, решаемых подразделениями аппарата управления и исполнителями;

Путем определения задач подразделений аппарата управления, анализа информации, которая необходима для решения этих задач и сопоставления ее с потоками документации, сложившимися в процессе деятельности аппарата управления. Обследование потоков информации завершается расчетом объемов необходимой информации, регламентирующим ее движение, составлением схем потоков, проектированием форм применяемой документации. Для рационализации построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей:

Прямоточность движения информации. Достаточность четко характеризуется правильность ее циркулирования, выявляет неоправданное возвратное движение носителей информации;

Ритмичность информационных потоков. Четкое продвижение в соответствии с графиком позволяет выявить своевременность подготовки и передачи необходимых сведений потребителям;

Специализация потоков информации. Происходит в нескольких разрезах: поток информации для учета и отчетности, для выдачи вышестоящей организации, для разработки мер воздействия; поток информации по решениям отдельных видов (функциональные) и уровней (объекты);

Плотность (интенсивность) информационных потоков. Оценка количества проходящих носителей информации и их насыщенности;

Параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния. Повышение степени параллельности означает одновременно углубление специализации информационных потоков. Эталоном оценки движения информационных потоков является их соответствие связям в управляемом объекте и управляющей системе, возникающим в материальных процессах, в процессах разделения труда в управлении и при выборе форм взаимосвязи управляющей системы с управляющим объектом.

ПЭВМ служит основой создания автоматизированных рабочих мест (АРМ). Довольно большой круг экономических задач можно отнести к разряду офисных: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, введение и восстановление информации, поиск решений, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В этих задачах можно выделить ряд типичных процедур:

обработка входящей и исходящей информации;

сбор и следующий анализ данных;

сохранение поступившей информации.

Эти процедуры могут выполняться в рамках электронного офиса, в состав которого входят ЭВМ, печатающие устройства для вывода информации и т.д.

Информация на предприятие приходит из внутренних и внешних источников.

К внутренним источникам относятся:

системы внутреннего электронного документооборота;

документы на бумажных носителях.

К внешним источникам относятся:

материалы и данные информационных агентств, как на бумажных носителях, так и электронного вида;

законодательные и нормативные материалы.

При обработке экономической информации используются интегрированные программные пакеты - это ИПП, которые объединяют у себя функционально разные программные компоненты ИПП общего назначения. Основу пакета составляют текстовые редакторы, экономические таблицы и СУБД.

Применяются также CASE – технологии, под которыми понимается совокупность средств автоматизации разработки информационной системы, которые включают у себя методологию анализа предметной области, проектирование, программирование и эксплуатацию информационных систем. CASE – технологии применяются при создании сложных информационных систем, обычно требующих коллективной реализации проекта.

1.4 Структура и функции вычислительного центра

Основная задача вычислительного центра – автоматизация работы учебной части.

Учебная часть - подразделение, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета.

Руководство факультета имеет свои обязанности и функции. Они изложены в Должностной инструкции, которая находится в учебная часть.

В учебной части проводится большой объём рутинной, повторяющейся работы, что, безусловно, обеспечивает неправильное распределение рабочего времени сотрудников учебная часть, тормозя и запутывая основные процессы деятельности учебная часть.

При поступлении абитуриента в колледж личные дела абитуриентов, оформляемые при подаче документов на поступление, передаются в учебную часть, где они сортируются по группам. После чего на каждого студента заводится личная карточка студента. В нее заносится вся необходимая персональная информация.

Далее, на протяжении всего периода обучения в личных делах фиксируются все факты о любых изменениях статуса студента (перевод с курса на курс, с дневного отделения на заочное, перевод в другую группу, справки об академическом отпуске и т.п.).

Учёт и наблюдение контингента студентов является актуальной задачей в связи с потребностью учебная часть в оперативном формировании таких документов, как зачётно-экзаменационные ведомости, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости и получении любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Из этих документов извлекается вся необходимая информация, касающаяся учебного процесса.

Подразумевается, что эта информация может изменяться в течение всего периода обучения и может быть затребована в любое время за период обучения студента и даже после окончания его обучения, кроме того, данная информация может участвовать в формировании статистических данных о группе или курсе за любой временной промежуток.