Результаты письменного испытания объявляются абитуриентам на следующий день или через день после его проведения в виде рейтингового списка, в который заносятся результаты в баллах и традиционных пятибалльных оценках всех сдававших данное вступительное испытание абитуриентов. Результаты рейтинга по вступительному экзамену объявляются на следующий день после окончания приема документов. Решение приёмной комиссии о зачислении в состав студентов оформляется протоколом, в котором указываются основания зачисления: по конкурсу, вне конкурса. В первую очередь формируется список лиц, имеющих право на внеконкурсное зачисление. На основании решения приёмной комиссии издаётся приказ директора о зачислении абитуриентов в состав студентов. Приказ о зачислении в состав студентов может быть издан только по предоставления оригинала документа об образовании.
Письменные работы зачисленных в техникум студентов хранятся в их личных делах, а письменные работы абитуриентов, не справившихся с вступительными испытаниями и не прошедших по конкурсу, уничтожаются через 6 месяцев после окончания вступительных испытаний.
Абитуриентам, не прошедшим по конкурсу, выдаются по их просьбе справки о сданных вступительных испытаниях для участия в конкурсе в других учебных заведениях. Результаты вступительных испытаний в таких справках выставляются в общепринятой пятибалльной системе.
3.2 Документация, используемая при приеме в техникум
Для проведения приема готовится следующая документация
- бланки заявлений для приема в образовательное учреждение;
- регистрационный журнал;
- анкета абитуриента;
- компьютерная база данных, создаваемая на основании сведений анкет абитуриентов;
- папки для формирования личных дел студентов;
- бланки расписок о приеме документов;
- бланки экзаменационных листов;
- бланки экзаменационных ведомостей (в бумажном и компьютерном вариантах);
- бланки рейтинговых ведомостей;
- бланки справок о результатах сдачи вступительных испытаний;
- бланки договоров при приеме с оплатой за обучение;
- бланки справок о зачислении в состав студентов.
Форма заявления о приеме в техникум содержит полный перечень реквизитов, характеризующих условия поступления в образовательное учреждение, и предусматривает фиксацию фактов ознакомления с положениями колледжа, государственными документами фиксирующими право образовательной деятельности колледжем, ознакомление с датой предоставления документа об образовании. Заявление удостоверяется подписью абитуриента.
Регистрационный журнал отражает сведения об абитуриенте с момента подачи заявления до момента зачисления в колледж или возврата документов.
Основной объем информации переносится в компьютерную базу данных.
В личном деле абитуриента хранятся все сданные им документы и материалы сдачи вступительных испытаний.
Расписка абитуриента содержит перечень документов, полученных от абитуриента. Копия расписки остается в личном деле абитуриента.
Экзаменационный лист содержит фамилию, имя и отчество абитуриента, номер экзаменационного листа, наименование специальности, формы обучения, номер экзаменационной группы, а также таблицу, для заполнения сведений о сдаче вступительных испытаний.
Экзаменационные ведомости представляют собой документы, для заполнения сведений о сдаче вступительных испытаний группой абитуриентов, всех абитуриентов ,поступающих на данную специальность( в случае формирования рейтинговой ведомости).Ведомости изготавливаются через машинную обработку информации в виде таблиц и содержат следующую информацию в заголовочной части: о наименовании предмета, номеров экзаменационных групп(ы),.даты проведения вступительных испытаний: в табличной части: фамилию, имя , отчество абитуриента, номер экзаменационного листа(или сертификата государственной экзаменации), оценка в баллах, используемых в техникуме) и, соответственно, в традиционной пятибалльной шкале, подписи экзаменатора, председателя экзаменационной комиссии, ответственного секретаря приемной комиссии.
Бланки письменных экзаменационных работ, листов для черновиков проштампованные печатью техникума.
3.3 Программное обеспечение, применяемое работниками
вычислительного центра
Предприятие внимательно следит за появляющимися техническими новинками и перспективными технологиями, а наиболее эффективные из них берет на вооружение. Практически на всех ПК вычислительного центра установлена систем MicrosoftWindowXP. Операционная система служит для создания условий запуска непосредственно приложений вполняющих основные задачи автоматизации.
Основные задачи по созданию и администрированию СУБД возлагаются на MSAccess. Это ПО хорошо зарекомендовало себя на рынке потребителя как я весь пакет MSOffice. Программа WORD используется для редактирования и распечатки текста при необходимости, импорта и экспорта данных в СУБД . Программа Excel используется для создания электронных таблиц, построения диаграмм и реализации сложных математических функций по мере необходимости. Она также поддерживает возможности импорта и экспорта данных в Access, что даёт достаточно высокую степень производительности.
4. АНАЛИЗ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
4.1 Информационная система
Microsoft Windows XP— это выбор организаций, которые хотят в полном объеме использовать возможности вычислительной техники. Предоставляя передовые возможности, например поддержку беспроводных сетей и услуги удаленного помощника, Windows XP устанавливает новый уровень эффективности и надежности в обработке данных.
Новые возможности, отсутствующие в предыдущих версиях операционной системы Windows:
•Поддержка беспроводных сетей
Автоматическое подключение к беспроводной сети как дома, так и на работе, либо в общедоступных точках с помощью простой в использовании функции, не требующей настройки. Кроме того, самая современная технология безопасности помогает защитить данные при работе с беспроводными сетями в любом месте и в любое время.
•Более высокая производительность и совершенная многозадачность
Одновременное выполнение нескольких программ — даже наиболее требовательных к вычислительным ресурсам — и по-прежнему быстрый отклик системы на команды. С установленной Windows XP переносной компьютер быстрее, чем когда бы то ни было раньше, переходит в ждущий или спящий режим и возвращается обратно в рабочее состояние, при этом поддерживается высокая эффективность и стабильность работы.
•Windows Messenger
•Удаленный рабочий стол
•Удаленная поддержка
•Графический интерфейс на основе задач
•Надежность профессионального уровня
Усовершенствованные функции:
•Восстановление системы
•Шифрованная файловая система
•Расширенная поддержка портативных компьютеров
4.2 Программные пакеты для обработки информации
Конфигурация «Информационная система предприятия» предназначена для организации работы с корреспонденцией и внутренними документами организации, а так же для автоматизации ряда действий, часто выполняемых в процессе обычной деятельности предприятий и организаций.
Программа используется секретарями, бухгалтерами, руководителям, работа которых связана с большим количеством документов.
С помощью этой программы можно решить следующие задачи:
· Автоматизация работы секретаря, операторов на обработке или выписке документов.
· Автоматизация работы сотрудников канцелярии или отделов делопроизводства.
· Организация работы других сотрудников с потоками документов, запросов, выполнения ими разнообразных и сложных рутинных операций.
· Организация реестров и учет важных документов, быстрый доступ к их содержанию, поиск по реквизитам или содержанию.
· Построение системы электронного документооборота, электронного архива документов, справочно-информационной системы.
· Организация произвольного пообъектного учета.
Нужно понимать, что не все аспекты деятельности предприятий описываются такими документами как «Приказ» или «Договор». Есть и другие составляющие, которые нельзя охарактеризовать как документ, например телефонные звонки или события. И на современном уровне нельзя ограничиться работой в электронной форме только с формальными документами или по четко сформулированным схемам.
Область использования приложения – работа с информацией, выраженной в виде электронных документов.
Всё что нужно для организации учета формальных документов организации, автоматизации работы секретаря и сотрудников отдела делопроизводства - есть, как одна из составляющих всей системы.
Преимущества использования приложения.
В первую очередь, это, конечно же, все те преимущества, которые дает любая автоматизация с использованием программных средств - лучше работать с существующим потоком документов, уменьшить количество ошибок, неисполненных заданий, увеличить производительность труда и снизить зависимость от персонала. Контрольные функции программы позволяют существенно повысить трудовую дисциплину, оценить степень загруженности сотрудников. Доступность документов и информации в системе, позволяет переложить на программу те функции, которые раньше мог выполнить только человек – например, обучение нового сотрудника, помощь при начале работы в новой должности, на новом рабочем месте. Архивные функции программы, хранение всех документов в одном месте дает мобильность и уверенность в доступности и сохранности всех документов.
Основные преимущества заключаются в распространенности и возможностях MSOffice - доступности технического сервиса, более низкой стоимости внедрения при сопоставимом качестве. При создании самого решения, был выбран принцип максимального приближения к нуждам конечных пользователей и поставлена задача, сделать работу в программе доступной всем, от рядовых сотрудников, до высшего менеджмента. Это позволило сделать продукт доступным для использования и на одном отдельном рабочем месте, и в крупных организациях.