У разі одночасного надходження великої кількості однорідних предметів, їх систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. Такі однорідні предмети отримують єдиний номер за книгою надходжень з відповідними до кількості предметів дробовими номерами. Наприклад: КН-48021/1-735.
Запис колекції у книгу надходжень або у книгу науково-допоміжного фонду допускається за наявності предметного опису її складу (колекційного опису).
Перед реєстрацією у книгу надходжень археологічні предмети систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд.
Польовий або колекційний опис підписується особою, яка його склала, завіряється підписом начальника експедиції, нумерується та опечатується печаткою музею. Реєструють польові або колекційні описи у книзі реєстрації польових та колекційних описів.
У зв’язку з необхідністю попередньої систематизації та камеральної обробки експедиційних зібрань археологічних, етнографічних, геологічних та інших колекцій, а також нерозібраних архівів меморіального характеру терміни їх запису до книги надходжень визначаються фондово-закупівельною комісією музею з урахуванням складності та обсягу робіт.
3.4. Організація інвентаризації музейних предметів
Наукова інвентаризація – це друга, основна стадія обліку музейних предметів і колекцій основного фонду, на якій фіксуються наслідки вивчення та наукової атрибуції з метою закріплення предметів за певною музейною колекцією.
Науковій інвентаризації підлягають усі предмети основного фонду музею.
Музейні предмети систематизуються у відповідності до класифікації основного фонду за найбільш суттєвими ознаками та окремими групами в залежності від складу зібрання. Музейні предмети поділяються на типи або джерела: речові, образотворчі, писемні, кіно-(відео-), фото-, фономатеріали. Кожний тип (джерело) поділяється на види, види на різновиди, різновиди на групи, групи на підгрупи. Наприклад: тип “образотворчий”, вид “живопис”, різновид “мініатюра”, група “портрет”.
У музеях з великим зібранням і різноманітними колекціями, таких як краєзнавчі музеї, музейні предмети і колекції систематизуються за типами, колекціями, видами матеріалу, технікою виконання, призначенням. Наприклад: речові пам’ятки (природа, археологія, нумізматика, етнографія, зброя, годинники, вироби з тканини, металу та ін.) образотворчі пам’ятки (живопис, графіка, скульптура) пам’ятки декоративно-прикладного мистецтва писемні пам'ятки (рукописні, друковані) кіно- та відеопам’ятки (документальні і художні) фотопам’ятки (негативи, діапозитиви, фотовідбитки) фонопам’ятки (речові і музичні).
У музеях художнього профілю музейні предмети систематизуються:
за видами мистецтва (образотворче мистецтво та декоративно-прикладне) за матеріалом і технікою (дерево, кістка, метал, папір, гравірування, малюнок), іноді за призначенням (меблі та ін.).
Для музеїв художнього профілю з великим зібранням використовується така систематизація:
живопис іконопис мініатюра графіка скульптура художні меблі декоративно-прикладне мистецтво пам'ятки монументального мистецтва (фреска, мозаїка, архітектурні деталі і фрагменти).
У музеях художнього профілю з невеликим зібранням кількість груп може бути зменшена до 3 – 4:
живопис графіка скульптура декоративно-прикладне мистецтво.
У художніх зібраннях музеїв доцільно вести окрему інвентарну книгу для художніх рам, у якій, крім загальних даних, необхідно дати опис профілю рами, а також інвентарний номер картини, яка оформлена цією рамою.
Сучасні багетні рами масового виробництва та музейне обладнання, що не мають художньої цінності, обліковуються господарською частиною музею у господарських інвентарях.
Після встановлення кількості груп зберігання, музейні предмети і колекції розподіляються між відповідними розділами, яким надається шифр.
Музейні предмети і колекції відповідно до розділів реєструються до окремих інвентарних книг (додаток 25) з встановленим шифром. Наприклад: книга обліку предметів археології може мати шифр “А”, нумізматики – “Н”, скульптури – “С” та ін.
У музеях з великим зібранням, де музейні предмети і колекції розподіляються за відділами, кожній групі, крім основного шифру, надається шифр відділу. Наприклад, предмет археології з відділу античної археології може мати шифр “Ар/А”.
Науковий співробітник музею, який одержав предмет для інвентарного опису, у найкоротший термін вивчає музейний предмет, виявляє основні ознаки: назву, авторство, хронологію і географію створення та побутування, призначення, устрій, матеріал, техніку виготовлення, розміри предмета тощо, з метою підготовки його для різнобічного музейного використання, визначає його наукову, художню, історичну, етнографічну та меморіальну цінність і заносить дані про предмет до інвентарної книги.
Попередньо зазначені дані вписуються в науково уніфікований паспорт (додаток 24). Науково уніфікований паспорт музейного предмета – документ, що фіксує усі етапи інвентаризації, вивчення, наукового визначення, реставрації, публікації і використання предмета на всьому відрізку часу його знаходження в певному музеї.
Науково уніфікований паспорт заповнюється від руки, при допомозі друкарської машинки або комп’ютера, завіряється підписом фахівця, що його складає та візується матеріально відповідальною особою. Обов’язковим для науково уніфікованого паспорта є наявність фотографії (9 х 13 см) або, як виняток, замальовки.
Науково уніфікований паспорт складається на унікальні предмети згідно з додатком № 1 до “Порядку занесення унікальних пам’яток Музейного фонду України до Державного реєстру Національного культурного надбання”, затвердженого наказом Міністерства культури і мистецтв України від 25.10.2001 р. № 653, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 14.02.2002 р. за № 144/6432.
Кожний музейний предмет реєструється в інвентарній книзі під порядковим номером. Порядковий номер є одночасно інвентарним номером музейного предмета, який проставляється на ньому. Шифр та інвентарний номер музейного предмета заноситься у відповідну графу книги надходжень для досягнення взаємозв’язку між книгою надходжень та інвентарною книгою.
Предмети, що складаються з декількох частин, заносяться до інвентарної книги за одним номером, а кожна його складова частина нумерується окремо. Наприклад: кубок з кришкою – інвентарний номер М-910, кубок – М-910/1, кришка – М-910/2.
У комплектах предметів (наприклад, сервізи) кожний предмет інвентаризується за окремим номером, а належність його до комплекту обумовлюється у графі “Назва та розгорнутий опис предмета” (інвентарна книга, додаток).
Альбоми гравюр, малюнків, фотографій, клясер з марками, що об’єднані тематично, та ін. записуються під одним інвентарним номером, при цьому зазначається загальна кількість аркушів альбому, кількість пустих чи відсутніх аркушів або гнізд до фотографій, а також кількість предметів (гравюр, малюнків, фотографій). Кожний предмет з альбому підлягає інвентаризації і відповідно отримує окремий інвентарний номер. Належність предмета до альбому зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета” (додаток ).
Монетні скарби записуються до інвентарної книги в повному складі (монети з дорогоцінних та монети з недорогоцінних металів). Кожна монета записується під окремим інвентарним номером, а її належність до скарбу зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”.
Предмети зі скарбів, які належать до різних типів і видів музейних предметів і музейних колекцій, систематизуються згідно з класифікацією основного фонду за окремими групами відповідно до складу музейного зібрання і записуються до різних інвентарних книг. Належність їх до скарбів зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”.
У графі “Назва та розгорнутий опис предмета” у інвентарній книзі, як і в книзі надходжень, назву предмета починають з головного предметного слова, наприклад: комірець білий, шабля козацька. При потребі зазначається: чучело, модель, сухий препарат та ін.
При описі художніх творів враховується наявність художнього постаменту, окладу, рами, які також вписуються в інвентарну книгу, як і сам предмет.
Опис природничих предметів починається з видової назви українською та, латинською мовами (наприклад: горобець хатній – Passer domesticus) і включає усі дані польових етикеток.
Опис документальних матеріалів починається з даних про автора або укладача документа, а за відсутності таких – з назви самого документа.
Опис фотографії починається з прізвища особи, зображеної на ній (для портрета), та року, до якого належить фотографія. Указується тип зображення (голова, погруддя, поясний, на повний зріст та ін.). Опис фотографій з груповими зображеннями починається із загального найменування групи, далі перераховуються усі зображені на фотографії особи. Опис фотографій, що відтворюють різні події, виробничі процеси, види місцевості, починається з назви сюжету. При описі фотовідбитків і негативів зазначаються, якщо відомо, час і місце фотозйомки та прізвище особи, яка проводила фотозйомку.
Розміри зазначаються в сантиметрах (для графіки, нумізматики) і у міліметрах (для предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння) у такій послідовності:
а) для об’ємних предметів: h – висота, а – ширина, l – довжина /глибина/
б) для прямокутних предметів: h – висота, а – ширина
в) для круглих та еліпсоподібних – найбільший діаметр або d-діаметр (у планах, технічних кресленнях).
Висота скульптури вказується разом з плінтом, якщо вони становлять єдине ціле. Розміри ваз визначаються їх висотою та найбільшим діаметром. Для творів графіки зазначаються два розміри: аркуша та зображення, для творів живопису – розміри підрамника або дошки. Для костюмів - ширина плеч або пояса та довжина.