- четкая система взаимных связей функций и подразделений;
- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
- ясно выраженная ответственность;
- быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки организационной структуры:
- отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;
- тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
- малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
- критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
- тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
- большое число «этажей управления» между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
- перегрузка управленцев верхнего уровня;
- повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Таким образом, в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.
В схеме отсутствует отдел маркетинга, так как полагаются на опыт и знания руководителей подразделений, а это приводит к тому, что подразделения становятся неконкурентоспособными.
2.2 Оценка эффективности информационной системы в НУЗ «Умник»
Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в 1999 году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала. Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:
1) быстро производить переустановку программного обеспечения;
2) сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;
3) посылать и получать электронную почту;
4) поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;
5) сократить обслуживаемый персонал.
Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда». В организации четыре выделенных сервера:
- учреждение «Умник»;
- два учебных сервера в Компьютер-колледже;
- web-сервер Интернет отдела программирования.
Не все отделы подключены к локальной сети. К числу неподключенных к локальной сети относится:
1) отдел рекламы;
2) управление отдела сетевых технологий;
3) компьютерный класс на 10 машин в 205 аудитории;
4) отдел эксплуатации;
5) морально-устаревшие компьютеры в отделах.
Потери от не использования сети очевидны. Так, например, в Компьютер-колледже есть два компьютерных класса по 10 компьютеров в каждом. Один из них подключён к локальной сети с возможностью выхода в глобальную сеть Интернет, другой не подключён, хотя в плане развития локальной сети в Умнике стоял даже на первом месте. Приведём сравнение в чём проявляются потери:
1. Время плановой переустановки программного обеспечения на всех машинах в классе составляет в 20 – 30 раз медленнее. Это связано с первую очередь из-за отсутствия локальной сети и из-за того, что на половине машин нет CD-ROMов. Их устанавливали не на все машины, так как надеялись на появление в скором будущем локальной сети.
2. Невозможно проводить занятия, связанные с локальной сетью или с Интернетом.
3. Перед установкой дополнительного программного обеспечения, часто необходимо решать проблему с нехваткой дискового пространства путём удаления другого.
Третий пункт, описанный выше, приводит к дополнительным переустановкам программного обеспечения, а это снова потери времени, описанные выше в первом пункте.
Это наглядный пример того, что интересы отдела сетевых технологий расходятся с интересами Компьютер-колледжа, а неоднократные просьбы и служебные записки не помогают разрешить эту проблему через высшее руководство.
Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:
1) Надёжность в целом
2) Устойчивость к повреждениям
3) Лёгкость обслуживания
4) Простота изменения
Кроме того, в обществе существует физически изолированная другая сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.
Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.
Использование сети Интернет, позволило многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас – это успех в будущем, так как некоторые организации в Краснодаре об этом лишь мечтают или эти шаги только начинают делать. Это будущее, это престиж организации.
Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ. В 2001 году в Умнике после появления локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе службы «MicrosoftMail», а для этого требовалась модернизация большинства компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице представлены этапы модернизации компьютерной базы Умника (таблица 3). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.
Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.
Таблица 3 - Этапы модернизации в НУЗ «Умник» в 2006-2008 гг.
| Подразделения | Модели компьютеров | Годы | Темпы роста | |||
| 2006 | 2007 | 2008 | 2007 | 2008 | ||
| Центр довузовской подготовки | Все, из них:486Pentium | 431 | 404 | 606 | 100% | 150% |
| Подразделения среднего образования | Все, из них:486Pentium | 220 | 321 | 431 | 150% | 133% |
| Институт современных технологий и экономики | Все, из них:486Pentium | 220 | 220 | 312 | 100% | 150% |
| Дополнительное профессиональное образование | Все, из них:486Pentium | 25241 | 251411 | 251114 | 100% | 100% |
| Производственно-коммерческие подразделения | Все, из них:486Pentium | 321 | 422 | 404 | 133% | 100% |
| Подразделения управления | Все, из них:486Pentium | 14122 | 16142 | 18018 | 114% | 113% |
| Итого: | Все, из них:486Pentium | 50455 | 543420 | 601545 | 108%76%400% | 111%44%225% |
При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Умника, а не подразделения.
В результате анализа материально-технического обеспечения понятно, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.
2.3 Рекомендации по повышению эффективности информационной логистики в НУЗ «Умник»
Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, разделяют следующим образом – входящие, исходящие, приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу).
Внутренние – финансовые, служебные.
Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.