■ визначити предмет переговорів; здійснити підготовчі заходи; розробити документацію відправки/приймання делегації для проведення переговорів; підготувати техніко-економічне обґрунтування, затвердити базу договірних цін, підготувати та узгодити проекти документів; вивчити фірму та членів делегації майбутнього партнера;
■ визначити склад своєї делегації, місце та завдання кожного її члена;
■ виробити тактику ведення переговорів: можливий розподіл ролей учасників, послідовність викладення питань, що цікавлять (першою вислуховується сторона, за ініціативою якої відбувається зустріч), підготувати довідкові та інші матеріали, які можуть бути потрібні під час переговорів, розробити шляхи розв'язання розбіжностей та претензій (бажано мати декілька варіантів розв'язання потенційних спірних питань), підготувати можливі відповіді на питання партнерів.
Зазвичай ділові переговори проводяться між керівниками фірм або їх уповноваженими представниками за участю спеціалістів. Перша особа має право підпису контрактної та іншої документації і, як правило, має при собі печатку фірми або особисту печатку. Особи, уповноважені керівником фірми на ведення переговорів та підписання контрактної документації, повинні мати це право згідно із статутними документами фірми і мати при собі довіреність або інші письмові підтвердження таких повноважень.
В результаті переговорів сторони одразу можуть скласти спільний проект контракту, в якому враховується фактична домовленість, досягнута сторонами. Немає законів чи звичаїв, яка сторона готує та оформляє міжнародний контракт. Контракт - це результат спільної творчості експортера та імпортера. Друкування тексту та оформлення додатків і копій звичайно здійснює сторона, що приймає. Тексти контрактів розробляються оперативними інженерами спеціалізованих фірм на основі аналогів з умовами, подібними до узгоджених контрагентами при проробці пропозицій.
Перед підписанням кожна із сторін погоджує умови контракту з функціональними підрозділами своєї організації:
Надруковані та завізовані контракти підлягають остаточній перевірці оперативними працівниками та візуються коротким підписом в одному з нижніх кутків кожної сторінки. Працівник, що підтвердив контракт, несе повну відповідальність за правильність тексту, зокрема і перекладу іноземною мовою.
Як правило, друкують два оригінали контракту, які підписуються безпосередньо присутніми на переговорах представниками обох контрагентів, які мають право підпису комерційних документів за посадою, що займають, або за довіреністю. Кількість підписів з кожного боку визначається юридичним статусом контрагента. Зовнішньоторгові контракти з боку українських організацій підписуються, як мінімум, двома особами, які мають на це право.
Контракт може бути укладений у письмовій, усній, частково в письмовій і частково в усній формах. Українське законодавство вимагає обов'язкового укладення у письмовій формі не тільки контрактів, а й оферти, акцепту чи будь - якого іншого прояву намірів.
Права та обов'язки за контрактом виникають з моменту, коли він вважається укладеним, тобто після його підписання, якщо у ньому не зазначений інший строк набуття ним чинності. Датою укладення є дата його підписання.
Права, обов'язки і відповідальність партнерів за угодою згруповані в окремих розділах:
■ преамбула (визначення сторін);
■ предмет контракту;
■ кількість (або ціна та кількість);
■ базові умови поставки товарів;
■ ціна та загальна сума контракту;
■ якість товару;
■ строк та умови поставки;
■ умови платежу;
■ умови передавання-приймання товару;
■ гарантії, претензії;
■ пакування та маркірування товару;
■ відвантажування товару;
■ санкції;
■ страхування;
■ форс-мажорні обставини;
■ арбітраж;
■ інші умови;
■ юридичні адреси, поштові й платіжні реквізити сторін.
Вищенаведена структура контракту є зразком. При оформленні контрактів окремі розділи можуть бути об'єднані або введені інші.
Питання форми, порядку складання і виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів) регулюють такі законодавчі та нормативні акти України:
■ Цивільний кодекс України;
■ Закон України "Про порядок здійснення розрахунків в іноземній валюті" від 23 вересня 1994 року;
■ Закон України "Про зовнішньоекономічну діяльність" від 16 квітня 1991 року N 959-ХІІ;
■ Закон України "Про операції з давальницькою сировиною у зовнішньоекономічних відносинах" від 15 вересня 1995 року;
■ Декрет Кабінету Міністрів України "Про систему валютного регулювання І ■ валютного контролю" від 19 лютого 1993 року N 15-93;
■ Указ Президента України "Про застосування Міжнародних правил інтерпретації комерційних термінів" від 4 жовтня 1994 року;
■ Указ Президента України "Про заходи щодо упорядкування розрахунків за договорами, які складають суб'єкти підприємницької діяльності України" від 4 жовтня 1994 року;
■ Указ Президента України "Про регулювання бартерних (товарообмінних) операцій у галузі зовнішньоекономічної діяльності" від 27 січня 1995 року;
■ Постанова Кабінету Міністрів України і Національного банку України "Про типові платіжні умови зовнішньоекономічних договорів (контрактів) і типові форми захисних застережень до зовнішньоекономічних договорів (контрактів), щ0 передбачають розрахунки в іноземній валюті" від 21 червня 1995 року N 444;
■ Наказ Міністрів зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України "Положення про форму зовнішньоекономічних договорів (контрактів)" від 5 жовтня 1995 року N 75.
Рекомендації по мінімальних вимогах до обов'язкових реквізитів і форми зовнішньоторговельних контрактів
В зовнішньоторговельному контракті доцільно вказувати: - уніфікований номер контракту, що складається з трьох груп знаків з двома роздільниками (/), сформованих таким чином:
ББ / ХХХХХХХХ / ХХХХХ або ЦЦЦ / ХХХХХХХХ / ХХХХХ
де перша буква складається з двох букв (ББ) або трьох цифр (ЦЦЦ), відповідних коду країни Покупця (Продавця) по міжнародному класифікатору "Країни світу", що використовується для цілей митного оформлення;
друга група складається з восьми цифр, що становлять код організації Покупця (Продавця) відповідно до Загальноукраїнського класифікатора "Підприємства і організації" (Зкпо);
третя група складається з п'яти цифр і є порядковим номером документа на рівні організації Покупця (Продавця);
- дату підписання контракту, що оформляється таким чином:
ДД.ММ.РР,
де ДД - день (2 цифри);
ММ - місяць (2 цифри);
РР - рік (2 останні цифри року).
Кожні дві цифри відділяються одна від одної крапкою;
- місце підписання контракту;
- повні офіційні найменування організації Продавця і Покупця;
- країну іноземного партнера і країну призначення (відправлення) товару. Приводиться повне найменування країн і їх тризначний код відповідно до міжнародного класифікатора "Країни світу", що використовується для цілей митного оформлення.
Предмет контракту
Вказуються:
Найменування і повна характеристика товару.
Повне комерційне найменування товару, асортимент, розміри, моделі, комплектність, країна походження товару і інші дані, необхідні для опису товару, включаючи посилання на міжнародні і/або національні стандарти на продукцію.
Тара/упаковка, маркування товару.
Найменування тари або упаковки відповідно до міжнародного класифікатора "Коди для видів вантажу, упаковок і матеріалів упаковок (з додатковими кодами для найменувань упаковок)".
Опис і вимоги до маркування товару.
Об'єм, вага, кількість товару.
Об'єм вантажу, його вага з упаковкою (брутто) або без неї (нетто) в узгоджених одиницях вимірювання.
У разі потреби наводиться кількість товару в одиницях вимірювання відповідно до таблиці єдиних вимірювань, приведеній в Товарній Номенклатурі зовнішньоекономічної діяльності (ТН ЗЕД СНГ).
Ціна і сума
Вказується загальна сума контракту і ціна за одиницю товару у валюті ціни з приведенням короткого найменування базису поставки відповідно до міжнародних правил тлумачення стандартних формулювань умов поставки товару. Найменування і код валюти, в якій оцінений товар, відповідно до класифікатора валют, що використовується для цілей митного оформлення.
У випадках, коли ціна за одиницю товару і сума контракту не можуть бути точно встановлені на дату підписання контракту, приводиться докладна формула ціни або умови її визначення з таким розрахунком, щоб при реалізації всіх обумовлених умов можна було однозначно встановити ціну товару і суму контракту.
Умови платежу
Дається опис умов платежу. Указуються найменування і код валюти, в якій проводитиметься платіж відповідно до класифікатора, що використовується для цілей митного оформлення, терміни платежу і умови розстрочки при її наданні, а також обов'язковий перелік документів, що передаються Продавцем Покупцю і підтверджують факт відвантаження, вартість і номенклатуру відвантажених товарів.
Рекомендується передбачати акредитивну форму платежу або іншу форму, що гарантує безумовне надходження валютної виручки при експорті товарів, а також надання гарантій на повернення платежу, раніше переведеного в оплату товарів, що імпортуються, у разі їх недопостачання.
Указуються повні найменування і поштові адреси банків (філіалів) сторін, номери рахунків, платіжні реквізити.
Термін поставки
Наводиться порядок поставки товару, тобто дата завершення поставок і/або графік поставок конкретних партій товару з вказівкою терміну дії контракту, протягом якого повинні бути завершені поставки товарів і взаємні розрахунки за контрактом.
Умови приймання товару по якості і кількості