Главная задача фэсилити-менеджмента заключается в повышении эффективности функционирования организации непроизводственной сферы в целом за счет профессионального управления ее инфраструктурой; при этом затраты на инфраструктуру должны быть минимизированы. Фэсилити-управление анализирует потребности - количественные и качественные - в услугах внутри организации, а также изыскивает возможности для оптимальной реализации, удовлетворения этих потребностей путем технического или сервисного обслуживания.
В соответствии с указанной основной задачей можно выделить три одинаково важных подзадачи.
1.Экономия средств при эксплуатации объектов инфраструктуры - достигается двумя путями: сокращением затрат на потребляемые зданием ресурсы, в первую очередь энергетические, и оптимальным размещением оборудования и персонала.
2.Обеспечение комфортного выполнения протекающих в организации бизнес-процессов и прежде всего поддержание в помещениях оптимальных параметров окружающей среды. Если английский термин «environment» толковать в широком смысле, то, помимо контроля за климатом, это будет означать, например, организацию рабочих мест оптимальным для взаимодействия сотрудников образом, продуманную схему работы связи, лифтов и т.п.
3.Способность служб и подсистем здания предотвращать возникновение экстремальных ситуаций, а при их появлении – предотвращать или сокращать до минимума материальные и человеческие потери.
Объекты, направления деятельности и функции фэсилити-менеджмента. Как видно из определений, объекты приложения усилий фэсилити-менеджмента достаточно разнообразны: строения офиса (жилого дома) с внутренней социальной, инженерной инфраструктурой, прилегающая территория. В области интересов фэсилити-менеджмента оказываются все службы, обеспечивающие нормальное функционирование той или иной организации, идет ли речь коммунальных услугах, дизайне и эксплуатации помещений, охране, организации досуга, питания и многом другом.
Сферой управления фэсилити-менеджмента может быть любая организация, будь то офис, гостиница, больница, жилой дом, учебное заведение, спортивный комплекс и т.п. При этом организация, располагающая собственной недвижимостью, может быть функционирующей или временно бездействующей.
Управление сервисными службами предприятия или учреждения охватывает значительное количество направлений деятельности по организации обслуживания персонала и функционирования недвижимости.
Весь спектр деятельности фэсилити-менеджмента можно представить в виде четырех основных направлений:
· эксплуатационно-техническое - содержание материальных объектов (обеспечение сохранности объектов жилого и нежилого фондов, надежности функционирования систем водоснабжения и водоотведения, тепло-, энерго-, газоснабжения, информационных систем);
· социальное - обеспечение деятельности персонала;
· экономическое - снижение эксплуатационных непроизводственных расходов организации;
· представительское - создание имиджа организации.
Распределение функций по управлению инфраструктурой между различными службами. В компетенцию эксплуатационной службы входит руководство разработкой мероприятий по созданию наиболее благоприятных и безопасных условий труда, обеспечение эффективности, своевременной и качественной подготовки производства, технической эксплуатации и модернизации оборудования, осуществление контроля за соблюдением норм и правил по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности, требований гостехнадзора, природоохранных, санитарных и других органов.
Совершенствование инженерно-эксплуатационной службы приводит к поиску компетентных руководителей, чье базовое профильное инженерное образование дополнено образованием в области менеджмента.
Хозяйственный отдел осуществляет руководство работами по хозяйственному обслуживанию организации или ее подразделений; обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории; следит за состоянием помещений и принимает меры по их своевременному ремонту; обеспечивает работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода. Руководитель данной службы должен обладать не только специальными знаниями, но и экономическим мышлением, разбираться в юридических и социально-психологических проблемах, вопросах управления имуществом и персоналом, быть хорошим администратором.
Таким образом, деятельность фэсилити-менеджера в любой современной организации можно представить в виде алгоритма, содержащего определенную последовательность действий. Основной принцип деятельности этого специалиста - заключение контрактов с фирмами, предоставляющими услуги на требуемом уровне по самым низким расценкам, и грамотное организационно-юридическое сопровождение контрактов.
Организация деятельности персонала вспомогательных служб.
Руководитель по организации деятельности персонала вспомогательных служб организации - может работать и с персоналом уже имеющихся служб или привлекать на контрактной основе исполнителей из обслуживающих фирм. В последнем случае его деятельность будет заключаться в следующем.
1.Выбор вариантов предоставления услуг:
· обеспечение безаварийного функционирования тепло-, газо- и электросети, элементов системы водоснабжения и водоотведения;
· проведение ремонтных и перепланировочных работ в офисе;
· доставка элементов интерьера, оргтехники;
· уборка помещений.
2.Юридическое оформление и организационное сопровождение договоров, контроль сроков выплат и качества исполнения.
Напомним, что отказ от собственного бизнес процесса, например ремонта, или составление бухгалтерского баланса, и приобретение этого бизнес – процесса у другой организации называется аутсорсингом. Русский аналог слова аутсорсинг – кооперация.
В России давно назрела потребность в профессиональном обслуживании помещений, но пока что немногие организации уделяют ей достаточно внимания. В лучшем случае попытки поднять качество содержания офисов сводятся к закупке импортных средств и оборудования, которые используются неграмотным персоналом и потому недостаточно эффективны. Вряд ли будет ошибочным вывод о том, что этот сектор обслуживания в России практически пуст, несмотря на то, что многие фирмы готовы платить за качественную уборку фасадов зданий (например, сезонное мытье стекол) и внутренних помещений.
Эффективная работа любой организации зависит от эффективности работы его персонала. Важная роль среди мер по обеспечению эффективности труда в сфере управления принадлежит рациональной организации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда, ведь от этого напрямую зависят показатели работоспособности и производительности труда, степень использования творческого потенциала, сохранение здоровья и продолжительность жизни работников управленческого труда.
Социотехническое проектирование. Социотехническое проектирование – это дизайн организационных единиц с учетом двойственного характера организационных подсистем и процессов: социального и технического. При этом и социальные, и технические компоненты проектирования могут содержать самые разнообразные прикладные аспекты. Например, психологические, эргонометрические, культурологические, политические, инженерные, финансовые и др. Одно из направлений обеспечения эффективной деятельности персонала - это следование эргономическим принципам формирования рабочего пространства.
Термин «эргономика» был принят в Великобритании в 1949 г. когда группа английских ученых организовала Эргономическое исследовательское общество. В СССР эргономические исследования выполнялись в рамках научной организации труда (НОТ) - системы организации трудовых процессов на производстве и управлении производством, основанной на учете социальных, экономических, психологических и других факторов.
Известно множество определений этого становящегося все более популярным термина. Одно из самых полных звучит следующим образом: эргономика - научно-прикладная дисциплина, занимающаяся изучением и созданием эффективных систем, управляемых человеком. Эргономика изучает движение человека в процессе производственной деятельности, затраты его энергии, производительность и интенсивность при конкретных видах работ.
И раньше, и сейчас оптимизацией труда занимались специалисты разных направлений (гигиенисты, физиологи, психологи и др.), поэтому эргономика объединяет и дополняет знания, накопленные в других областях.
Эргономика состоит из таких частей, как:
■макроэргономика - занимается исследованием и проектированием систем «человек - общество», «организация - система организаций»;
■мидиэргономика - изучает системы «человек - коллектив» «коллектив - машина», «человек - сеть», «коллектив - организация»;
■микроэргономика - посвящена разработкам на уровне «человек - машина».
Эргономика базируется на двух подходах: приспосабливание человека к работе и приспосабливание работы к человеку. Это отнюдь не одно и то же. Если в первом случае во главу угла ставится эффективность, то во втором решающим будет удобство (этот подход перекликается с другим направлением - Usability Engineering, которое для краткости часто называют «юзабилити»). Это вовсе не означает, что высокоэффективная система обязательно будет неудобной, а удобная система - неэффективной. Дело просто в расстановке акцентов.