Основна складова закупівельної функції – це вибір джерел закупівель. Для цього кожний закупівельних складає базу даних про всі джерела поставок із зазначенням: якості товарів; ціни; умов поставок; послуг, що надаються; реєстраційних записів про продаж новинок і нові торгові марки; рекламну підтримку. Ця інформація необхідна для прийняття рішень щодо закупівлі [3, с. 81].
Джерела закупівель продовольчих товарів: фермерські господарства, агрофірми; оптові торговці, дистриб'ютори; птахофабрики; тваринницькі ферми; кооперативи, підприємства системи споживчої кооперації; товарні біржі; підприємства харчової, молочної промисловості, рибного господарства; продовольчі ринки; дрібні оптовики типу cash & carry; власне виробництво, що належить торговельним мережам; імпортні поставки.
Джерела закупівель непродовольчих товарів: підприємства легкої промисловості; підприємства галузей важкої промисловості, які випускають вироби культурно-побутового і господарського призначення; оптові торговці, дрібні оптовики, посередники; товарні біржі; підприємства місцевої промисловості, залучення в оборот виробів художніх промислів; продукція індивідуальних підприємців; промислові товари, що приймаються на комісію через комісійні магазини або окремі відділи (секції) роздрібних підприємств; імпортні поставки.
Спеціалістам із закупівель необхідно постійно шукати нові джерела для придбання товарів нового типу або для заміни тих постачальників, які вже не задовольняють вимогам торговця.
Для більшості видів товарів є багато джерел постачання, але було б непрактично і невиправдано замовляти товари у широкого кола постачальників. Тому закупівельник повинен підбирати ті із них, які можуть пропонувати не тільки продукти, а й необхідні послуги за прийнятною ціною.
При виборі джерела поставок велике значення мають:
1. Фактор продукту. Уся продукція, що закуповується для доповнення товарного запасу, повинна бути сумісна з точки зору ціни, якості і зовнішнього вигляду з іншими товарами даного магазину. Товари з фірмовою упаковкою повинні мати здатність до «самопродажу», тобто мати виграшний вид. Товар повинен бути прийнятний для постійних покупців магазинів і надходити у достатній кількості.
2.Фактор ціни. Зазвичай підбирається той постачальник, який пропонує найнижчі ціни і найкращі умови продажу товару.
3.Фактор послуги. Послуги, що пропонуються, враховуються при виборі джерела постачання. Для закупівельника важливо, щоб усі джерела надходження товарів були надійні, тобто потрібна підтримка якості послуг, суворе дотримання графіку поставок і виконання умов усіх узгоджень щодо послуг, які надаються [14, с. 17].
Рівень закупівельної діяльності та обслуговування у системі товаропостачання залежить також від таких факторів:
– швидкість виконання замовлення (час від відправки замовлення до отримання товару);
– можливість термінової доставки товару на спеціальне замовлення;
– готовність прийняти назад поставлений товар, якщо в ньому виявлений дефект, і якомога швидше замінити його на доброякісний;
– забезпечення різної партіонності відвантаження на бажання покупця, вміння скористатись найзручнішим видом транспорту;
– високоефективна служба сервісу;
– добре поставлена складська мережа;
– достатній рівень товарних запасів;
– рівень цін, за якими надаються послуги.
Принципи закупівель товарів у магазині:
1.На початкових етапах формування асортименту закуповувати і продавати лише обмежену кількість найменувань товарів, щоб комерційні служби могли зосередити свої зусилля на підвищенні якості товарів. Після цього можна надалі розширювати асортимент.
2.Встановити тісне співробітництво на всіх рівнях між працівниками комерційних служб і технологіями виробництва, між постачальниками і оптовими покупцями. Використовувати різні форми спільної роботі: з формування асортименту, розробки новинок.
Раціональна організація закупівель означає придбання товарів: потрібної якості, у потрібній кількості, у відповідний час, у надійного постачальника, за прийнятною ціною [3, с. 99].
При виборі постачальника керуються двома основними критеріями:
– вартість придбання продукції;
– якість обслуговування.
Крім зазначених головних критеріїв вибору постачальника, є й інші критерії, зокрема:
– віддаленість постачальника від покупця;
– строки виконання поточних і термінових (екстрених) замовлень;
– наявність у постачальника резервних потужностей;
– організація управління якістю продукції у постачальника;
– здатність постачальника забезпечити поставку запасних частин протягом усього строку служби технічно-складного товару, що постачається;
– фінансовий стан постачальника.
Важливе значення має співробітництво між торговцем та постачальником у договірних відносинах. Налагоджені відносини з постачальниками сприяють розвитку відповідних умов для надання додаткових послуг, включаючи забезпечення ринковою інформацією та інформацією про ціноутворення.
Співробітництво між виробником, оптовиком та роздрібним торговцем дозволяє підвищити ефективність роботи супермаркету та принести велику користь покупцю. Головні удосконалення включають впровадження штрихового кодування продуктів, системи міжкомп'ютерного поєднання, що об'єднує всі лінії передавання даних для електронної обробки інформації (магазин-виробник), а також стандартизованих піддонів. Вони забезпечують високий організаційно-технічний рівень діяльності торговельного підприємства. Саме ці нововведення залежать від виробників. Крім того, завдяки введенню уніфікованих процедур повторного замовлення та підвищення надійності у дотриманні встановленого часу поставок скорочується число відсутніх товарів у магазинних запасах [17, с. 87].
Залежно від частоти придбання товару можуть використовуватись такі методи закупівель:
1. Закупівля товару однією партією. Метод передбачає поставку товарів великою партією за один раз.
Переваги: простота оформлення документів, гарантія поставки всієї партії, більш високі торгові знижки. Недоліки: більша потреба у складських приміщеннях, уповільнення оборотності капіталу.
2. Регулярні закупівлі дрібними партіями. У цьому випадку покупець замовляє необхідну кількість товарів, що поставляється йому партіями протягом певного періоду.
Переваги: прискорюється обороти капіталу, оскільки товари сплачуються в міру постачання окремих партій; досягається економія складських приміщень; скорочуються витрати на оформлення документації поставки, оскільки оформляється тільки замовлення на всю поставку.
Недоліки: ймовірність замовлення надмірної кількості; необхідність оплати всієї кількості, що передбачена в замовленні.
3. Отримання товару з необхідності.
Переваги: відсутність твердих зобов'язань з покупки певної кількості; прискорення обороту капіталу; мінімум роботи з оформлення документів.
4. Закупівля товару з терміновим здаванням. Сфера застосування цього методу – покупка товарів, які не часто використовуються або коли неможливо отримати їх за необхідності. Товар замовляється тоді, коли він потрібний, і вивозиться зі складів постачальників.
Недолік цього методу: збільшення витрат, пов'язаних з необхідністю детального оформлення документації при кожному замовленні, проблеми з транспортом, відсутність товару в даний момент [3, с. 112].
Функція закупівлі товару поділяється на дві складові:
• процедура перезамовлення товарів, що включаються до основного списку товарних позицій (повторне замовлення);
• прийняття рішення щодо придбання нових видів продукції. Обидві складові з точки зору бізнесу повинні виконуватись якомога точніше, щоб магазини заповнювались товарами, на які є попит у споживачів.
1.2 Сутність закупівельних операцій
Основою комерційної діяльності в торгівлі є закупівельна робота. Для того, щоб продати товар і одержати прибуток, необхідно мати товар у своєму розпорядженні, тобто виготовити або придбати у власність. Комерційна робота в торгівлі починається із закупівлі товарів з метою подальшого їх продажу.
При продажу змінюється вартість товару. Класична формула, що розкриває суть комерційної роботи в торгівлі: Г – Т і Т – Г, узагальнює, які процеси при цьому відбуваються, на яких засадах, умовах, принципах. її суть полягає в тому, що підприємець закуповує товар, який потім продає дорожче й одержує суму коштів із деяким приростом (прибутком).
Сутність комерційної діяльності з оптової закупівлі товарів розкривається через принципи, на яких вона ґрунтується. Це:
– свобода вибору партнерів при закупівлі товарів;
– організація торгівлі за власні кошти;
– економічна відповідальність за свою діяльність (за ризики, розроблену програму);
– вільний вибір робочої сили;
– вільне ціноутворення;
– самостійний розподіл результатів своєї діяльності;
– конкуренція постачальників і покупців, товарів і послуг [28, с. 528].
Зміст комерційної діяльності з оптової закупівлі товарів проявляється у функціях, які здійснює посередник. Основні напрями роботи посередника умовно можна об'єднати в чотири групи:
1) вивчення і прогнозування купівельного попиту на ринку;
2) виявлення і вивчення потенційних постачальників товарів;
3) організація ефективних господарських зв'язків із постачальниками товарів;
4) безпосередня робота щодо здійснення процесу закупівель, аналізу, обліку і контролю.
Закупівля товарів на оптових ярмарках-виставках.
Ярмарки – доступний захід для всіх виробників продукції і посередників. Вони проводяться у заздалегідь визначеному місці з метою укладення договорів купівлі-продажу товарів, що демонструються.