· И, наконец, общая политическая значимость этого события: новый стратегический курс нового руководства, новая кадровая политика судьбоносным образом отражаются на работе корпоративного департамента по связям с общественностью. Широко распространены случаи, когда новое руководство назначает и нового руководителя своей PR-службы, призванного быть визитной карточкой, голосом, глазами и ушами бизнес-структуры, по крайней мере до следующего перевыборного годового собрания»[25].
5. Конференции дилеров и дистрибуторов. Как правило подобные мероприятия стараются приурочить к крупным событиям внутри компании. К их числу могут относиться такие важные события, как смена руководства фирмы, принятие новой маркетинговой стратегии, тактика реализации товаров и услуг в отдельных странах и регионах, координация широкомасштабных рекламных и PR-кампаний, вывод на рынок принципиально новой продукции, подведение текущих итогов. В случае проведения подобного мероприятия в задачи организаторов не только непосредственная подготовка самой конференции, но и осуществление информационной поддержки принятым решениям и постановлениям в СМИ.
6. День открытых дверей – это мероприятие, в ходе которого организовывается доступ широко общественность к внутренней работе компании. Например проводятся экскурсии по цехам и производственным отделам, устраиваются встречи с руководством. Данный вид корпоративных мероприятий используется для налаживания отношений с местным населением, органами самоуправления и СМИ. Как показывает практика, подобный вид мероприятий особенно востребован в компаниях, занимающихся бизнесом повышенного риска, т.е. компании, которые находятся под постоянным вниманием общественности и прессы. К таким компаниям можно отнести: транспортные организации, табачные и химические заводы, а также любые фирмы, которые так ил иначе ассоциируются в сознании общественности с различными техногенными и экологическими опасностями.
Дни открытых дверей для таких компаний – это возможность продемонстрировать свою открытость и готовность к диалогу и осознание своей социальной ответственности перед обществом. Помимо решения таких глобальных задач, подобные мероприятия позволяют организациям познакомить общественность со своим производством, с теми мерами, которые принимаются для защиты населения и окружающей среды.
Безусловно, можно сказать, что дни открытых дверей – это очень эффективный способ воздействия на общественное мнение, как внутри организации, так и за ее пределами.
7. «Торжественный прием чаще всего связан с каким-либо крупным событием в истории коммерческой структуры (юбилей, открытие нового офиса или отделения, корпоративный праздник, новые назначения в руководстве). Цель проведения приемов не только в том, чтобы отпраздновать памятное событие - это еще и хороший повод завязать личные знакомства и связи с ключевыми аудиториями, от которых в большой степени зависят условия работы фирмы. Поэтому на такие мероприятия крупные бизнес-структуры охотно приглашают правительственных чиновников, парламентариев, журналистов, представителей органов местного самоуправления, организаций по лицензированию и сертификации, активистов влиятельных общественных организаций.
8. День родителей чаще проводится в организациях, где большинство сотрудников составляет молодежь. Их цель - укрепление и развитие позитивного имиджа компании среди внутренних аудиторий. В России широкую известность получил День родителей в компании «Макдональдс», подавляющее большинство работников которой - молодые люди, соответствующие требованиям компании (высокий темп работы, быстрота реакции, выносливость). Понимая важность притока новых молодых кадров и удержания имеющихся опытных сотрудников, компания всячески старается заручиться поддержкой родителей: они выступают в роли союзников «Макдональдса», помогающих поддерживать стабильность кадрового состава и обеспечить приток новых молодых сотрудников»[26].
3.3. Организация корпоративного мероприятия
Организация корпоративного мероприятия, вне зависимости от его вида – это сложный и длительный процесс. Как правило, его подготовка начинается за 2-3 месяца до его проведения. Обычно, подготовительный период делят на 2 части: предварительное и детальное планирование. Третьим этапом в организации корпоративного мероприятия является этап подведения итогов и оценки результатов.
Существует огромное различие между предварительным планированием (т.е. разработкой концепции корпоративного мероприятия) и детальным планированием мелочей и частностей. Первое касается определения общей канвы мероприятия, его тональности и понимания того, зачем оно нужно. Второе относится к непосредственному планированию конкретных деталей: что именно должно произойти и как можно заставить это работать. Предварительное планирование можно сравнить с «карандашным» наброском, черновиком идей и планов мероприятия, который можно подправить и отредактировать, когда будут определены все детали. Процесс планирования и организации корпоративного мероприятия можно разделить на 3 этапа:
1. Этап определения принципов и концепции мероприятия.
2. Этап детализации и окончательного планирования.
3. Этап подведения итогов и оценки результатов мероприятия.
На первом этапе происходит первичное и стратегическое понимание того, какое мероприятие и для чего необходимо организовать. На этой стадии решаются вопросы общего характера – зачем, как и для кого. Организаторы должны четко определить причины, по которым необходимо провести мероприятие. На этом этапе важно осознать зачем и для какой цели компании нужно организовать данное мероприятие и какие итоги и результаты ожидает получить руководство.
«Цели у корпоративного мероприятия могут быть рациональными и иррациональным.
К рациональным относятся:
· Знакомство;
· Формирование желаемого будущего;
· Отстранение от прошлого, забот;
· Времяпрепровождение
К иррациональным относятся:
· Адаптация, когда фирме нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;
· Интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина;
· Целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих целей.
· Поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо, а что плохо, что ценится, а что нет в данной фирме»[27].
Также необходимо понять какой стиль мероприятия лучше всего подходит для данного события (торжественный банкет или же неформальный фуршет как повод для обмена информации и общения). Важно спрогнозировать какое отношение и настроение будет у сотрудников к данному мероприятию. На первом этапе нельзя забывать и о возможных ограничениях и нюансах. Важно располагать точной информацией о бюджете, которым располагает компания для организации мероприятия, а также какие ресурсы имеются в распоряжении (персонал, технические средства).
На первом этапе осуществляется стратегическое планирование мероприятия. Второй этап – это уже тщательная проработка деталей для практического осуществления поставленных задач. Когда продумана общая стратегия мероприятия, определены цели и задачи на первый план выходят вопросы технического и организационного характера.
Одно из первых и самых важных решений, которое необходимо принять – это какое место выбрать для проведения торжественного события: офис компании или арендовать отдельный зал специально для проведения мероприятия. Для решения этой задачи следует учитывать масштаб мероприятия, размер бюджета (здесь важно не забывать, что придется нести финансовые затраты не только на оплату непосредственно аренды места, но и связанные расходы – обслуживание, сервис, проезд и, возможно, размещение гостей) и функциональную составляющую (размер помещения и техническое обеспечение). Так, для проведения годового собрания акционеров лучшим местом проведения станет коференц-зал в офисе, а корпоративное празднование нового года лучше будет провести в специально арендованном для этого события ресторане.
Когда определен стиль мероприятия и место его проведения необходимо задуматься о продолжительности действа, о составе его участников, о содержательной составляющей (программа, сценарий), а также о технической составляющей (дополнительные средства, которые необходимы для проведения мероприятия).
Каждый из этих вопросов кажется не сложным для решения. Однако существует множество факторов, которые необходимо учитывать в процессе подготовки. В зависимости от стиля и задач мероприятия необходимо определить его длительность. Одни мероприятия длятся всего 2-3 часа (день открытых дверей), а другие могут занимать несколько дней (дни здоровья с выездом за город). Важно понимать, что длительность мероприятия повлияет на необходимость планирования его программы. Важно продумать, будет ли организована специальная развлекательная программа или гости должны будут развлекаться самостоятельно.
Самая важная задача, которая встает перед организаторами мероприятия – это не дать заскучать его участникам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов не должно существовать – их следует оставить только для публики»[28]. Отсюда следует вывод, что одной из главных проблем, которая всегда возникает у организаторов – это программа мероприятия. При планировании программы на первый план опять выходят задачи, тип и стиль события. Если это собрание акционеров или какое-то другое официальное мероприятие, то программой будет являться указание четкого времени начала и места встречи, разработка порядка выступлений участников с указанием временных рамок, а также возможная организация фуршета или какого либо другого короткого мероприятия по окончании основного события. Если же мероприятие носит неформальный характер (празднование дня рождения компании или нового года), то в данном случае необходимо продумать и организовать развлекательную программу (шоу-программа, конкурсы). К моментам подготовки сценария корпоративного мероприятия можно отнести: создание оригинального сценария, текстов, общей концепции события, подбор исполнителей, артистов и музыкальных групп, специальное украшение помещения, создание системы призов и подарков.