Совершенствование процесса организации и нормирования труда на предприятии Шар (стр. 3 из 8)

Субъективные причины – те, которые возникают по вине администратора офиса, т.е. из-за того, что он не может выполнять в полной мере своих прямых обязанностей, эти обязанности приходится выполнять генеральному директору. Образуется цепочка проблем, которую можно отразить в структуре причинно-следственных связей (рисунок 2).

2.2.2. Выявленные проблемы в организации труда менеджера по торговле

Согласно должностной инструкции, менеджер по торговле выполняет следующие функции (Приложение 4):

1. Обеспечение и организация продаж товара;

2. Организация закупочной деятельности;

3. Организация логистики на предприятии.

Данное скопление функций является смешанным, и проблема заключается в том, что без надлежащего обеспечения рабочего места их просто невозможно выполнить в полной мере. Фотография рабочего времени представлена в Приложении 5.

Рисунок 2. Структура взаимосвязи проблем в организации труда администратора офиса

Она демонстрирует, что проверка писем и подготовка ответов, заполнение заявок занимают большое количество времени - 28,8 %. При наличии современного браузера, выделенной линии подключения к Интернету и заранее подготовленных шаблонов писем и заявок данной время возможно сократить.

Опрос относительно должностных обязанностей (Приложение 6) показал также несоответствие мнений менеджера по торговле и генерального директора. Генеральный директор считает, что за фиксированную оплату данный специалист должен заниматься и продажами, и закупками, и транспортировкой груза. Сам специалист готов выполнять поставленные функции, но с условием увеличения заработной платы.

Следующая проблема заключается в отсутствии надлежащей организации рабочего места менеджера по торговле – он не имеет своего отдельного кабинета, и все переговоры с клиентами и заключение контрактов он проводит в одном кабинете с администратором офиса, что часто мешает его деятельности: затрудняется контакт с клиентами и поставщиками, сложно сосредоточиться на работе.

Проблема также заключалась в отсутствии современного оборудования и компьютерных программ, которые позволяли бы своевременно заносить информацию о клиенте, вести отчетность, искать нужные контактные данные. Также у данного специалиста отсутствовала необходимая для его работы оргтехника, а именно факс и принтер. Чтобы воспользоваться ими, необходимо было обращаться к администратору офиса, что также задерживало работу.

Для выполнения функций логиста менеджеру по торговле изначально необходимо было пройти обучение, но этого не было сделано. Он обучался на месте, поэтому его квалификации часто не хватает для организации складской деятельности, сертифицирования товара при провозе его через границу, оценки риска, должного таможенного оформления грузов. Чтобы выполнять управление логистикой, специалисту необходимо проходить повышение квалификации, но пока этого не было сделано. Более того, для увеличения эффективности работы необходимо установить специальную программу, что тоже отсутствует.

Одна из основных проблем заключалась в том, что при таком объеме возложенных обязанностей менеджер по торговле не получал высокой заработной платы и премиальных, то есть не существовало материального стимулирования трудовой деятельности.

Таким образом, были вывялены проблемы в следующих элементах организации труда:

1. Разделение и кооперация труда;

2. Организация рабочего места;

3. Обслуживание рабочего места;

4. Создание благоприятных условий труда;

5. Подбор персонала, повышение квалификации;

6. Оплата и материальное стимулирование труда.

Наличие большого количества проблем и недочетов в деятельности менеджера по торговле приводит к следующим последствиям:

1. Менеджер по торговле не успевает пополнять клиентскую базу, иногда не успевает заключить контракты с клиентами в срок;

2. Отчетность ведется долго;

3. Товары при перевозке через границу часто возвращаются из-за ненадлежащего таможенного оформления;

4. Складское хозяйство ведется неэффективно, отсутствуют постоянные ревизии.

Причинно-следственные связи проблем и последствий плохой организации труда менеджера по торговле приведены на рисунке 3.

Получается, что в данной должности необходимо срочно что-то поменять, ведь из-за объективных причин специалист не справляется со своими обязанностями и не может расти профессионально, не получает должного уровня оплаты своей трудовой деятельности.

2.2.3. Выявленные проблемы в организации труда водителя

Водитель в ООО «Шар» подчиняется менеджеру по торговле, основными его обязанностями является (Приложение 7):

1. Доставка товара в розничные магазины и сети;

2. Разгрузочно-погрузочные работы на рампе в магазинах.

Рисунок 3. Структура взаимосвязи причин и последствий плохой организации труда менеджера по торговле

Основной проблемой в организации трудовой деятельности водителя является отсутствие четкого графика работы. Рабочий день водителя начинается с 8-30 и заканчивается в 17-00, однако часто водитель не успевает развести товар всем клиентам, так как в городе очень плотный поток машин. Большую часть времени водитель проводит в городских «пробках». Вторая причина низкой эффективности работы – это простаивание в очередях в крупных супермаркетах для выгрузки товара. В Приложении 8 представлена карта фотографии рабочего времени водителя. В ней можно проследить, что из 480 мин. рабочего времени 380 мин. уходит на развоз товара, получение сырья и его транспортировку на производство. В среднем, с утра водитель обслуживает два крупных магазина (супермаркета), во второй половине дня – мелкие розничные магазины. Более того, у водителя отсутствовал помощник, поэтому разгрузку машины в магазине он осуществлял сам.

Стоит отметить, что проблемой являлся также низкий фиксированный оклад водителя, то есть он не был замотивирован в своей работе. Более того, ему гораздо выгодней подольше постоять в очереди или пробке, чем снова ехать на производство и ехать к следующему клиенту.

Опрос относительно должностных обязанностей, который заполнили директор, начальник и сам водитель, больших расхождений не выявил (Приложение 9).

Объединяя все недочеты в организации труда водителя, были выявлены проблемы по следующим элементам организации труда:

1. Установление норм затрат труда;

2. Оплата и стимулирование трудовой деятельности;

3. Разделение и кооперация труда.

Такие проблемы в организации труда водителя привело к тому, что товар не всегда попадал в срок в магазины и торговые сети.

Причинно-следственную связь объективных причин плохой организации труда водителя и последствий, к которым это привело, можно увидеть на рисунке 4.

Рисунок 4. Структура взаимосвязи причин и последствий плохой организации труда водителя

2.2.4. Выявленные проблемы в организации труда бухгалтера

Анализ элементов организации трудовой деятельности бухгалтера на ООО «Шар» показал, что по всем направлениям, кроме одного, деятельность организована правильно. Однако в должности бухгалтера работает молодой специалист, и проблема связана с соблюдением трудовой дисциплины. Молодая девушка периодически опаздывает на работу, может опоздать с обеденного перерыва. Несмотря на то, что свои обязанности она выполняет хорошо, однако это подрывает общую дисциплину в офисе. Поэтому данная проблема является серьезной, и ее необходимо было решить.

2.3. Действия управленческого персонала по решению проблем в организации труда отдельных должностей

2.3.1. Коррекция элементов организации труда администратора офиса

Главной проблемой в деятельности администратора офиса было наложение обязанностей двух специалистов, причем приходилось разрываться между офисом и производством. Чтобы разрешить данную ситуацию, генеральный директор на собрании учредителей было решено включить в штатное расписание должность заведующего хозяйством на производстве. Таким образом, администратор офиса отвечает за организацию деятельности в офисе, консультирует клиентов, выполняет функции помощника руководителя, следит за сохранностью офисных помещений и оборудования.

Заведующий хозяйством на производстве выполняет следующие функции:

1. Обеспечивает обслуживание производственных помещений предприятия;

2. Принимает участие в планировании капитальных и текущих ремонтов здания;

3. Контролирует расходование сырья и материалов;

4. Обеспечивает осуществление противопожарной безопасности;

5. Следит за сохранностью инвентаря и др.

Полный перечень обязанностей перечислен в Инструкции заведующего хозяйством (Приложение 10).

В то же время администратор офиса теперь оправданно занимается только офисной работой, поэтому всегда присутствует на рабочем месте, оперативно отвечает на звонки клиентов, вовремя заполняет необходимую отчетность, поэтому не задерживается документооборот. Также в результате принятого решения генеральному директору не нужно самому отвечать на звонки или распечатывать документы. Поэтому выполнив первый пункт организации трудовой деятельности правильно (разделение труда), все проблемы в организации трудовой деятельности администратора офиса были решены.