В 2003 году было получено благословение Митрополита Минского и Слуцкого, Патриаршего Экзарха всея Беларуси Филарета, на проведение первой полномасштабной православной выставки. С этого времени Белорусский Экзархат, выставочное предприятие и выставочная компания «Экспосервис» ежегодно проводят более восьми выставок православной тематики как в Минске, так и в областных городах Беларуси – Бресте, Гомеле, Орше, Лиде. Регион проведения православных выставок с каждым годом расширяется. Каждую выставку посещает свыше 50.000 человек, что, бесспорно, является самым высоким показателем в Беларуси.
Выставки, организуемые выставочным предприятием «Экспофорум», всегда сопровождает насыщенная программа семинаров, круглых столов, презентаций и конкурсов. Деловая программа давно стала неотъемлемым атрибутом выставки, поэтому, следуя мировым тенденциям, выставочное предприятие «Экспофорум» первая и единственная среди выставочных компаний создала в 2005 году в своей структуре подразделение по организации семинаров и конгрессов. За полтора года существования «Экспофорума» было проведено свыше 20 мероприятий высокого уровня, среди которых Белорусский упаковочный форум, симпозиум «Оборудование-технологии-качество» и многие другие.
Для наиболее эффективного решения всего круга задач по проведению успешной для участника и посетителя выставки мы тесно взаимодействуем как с государственными органами власти, так и с отраслевыми союзами и ассоциациями. Примером такого успешного сотрудничества является вступление выставочного предприятия «Экспофорум» в состав Международной конфедерации организаторов выставок упаковочной тематики - крупнейшей организации, объединяющей 25 самых престижных национальных выставок. Благодаря этому, впервые в Беларуси в сентябре 2006 года на Международной специализированной выставке «Мир упаковки» было проведено заседание Европейского института упаковки (EPI) в составе президентов национальных упаковочных ассоциаций России, Украины, Польши, Чехии, Германии.
Работа с организационными комитетами также является неотъемлемой частью работы. Организационный комитет по проведению Белорусского промышленного форума создается распоряжением Премьер-министра Республики Беларусь и включает представителей 18 министерств и ведомств страны.
2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ ФИРМЫ В РАБОТЕ ЯРМАРОК И ВЫСТАВОК.
Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Поэтому надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений, реализация которых должна обеспечить эффективное участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.
В целом подготовку и участие в работе ярмарок и выставок можно представить как некоторый процесс, содержащий восемь основных этапов, на каждом из которых принимаются и реализуются соответствующие управленческие решения:
1. Принятие решения об участии в работе ярмарок (выставок);
2. Формулировка целей участия в ярмарках (выставках);
3. Выбор ярмарок (выставок) для участия;
4. Подготовка к участию в работе ярмарки (выставки);
5. Участие в работе ярмарки (выставки);
6. Подведение итогов участия в работе ярмарки (выставки);
7. Разработка маркетинговых решений;
8. Принятие и реализация маркетинговых решений.
2.1 Цели участия фирмы в работе ярмарок и выставок.
Прежде чем принять соответствующее решение, нужно ответить себе на несколько вопросов:
-Зачем вам нужно участвовать в выставке (каковы ваши цели)?
-К какой целевой аудитории вы можете обратиться?
-Чего вам необходимо добиться?
-Как использовать в маркетинговых целях то, что даст вам выставка?
Участвовать в экспозиции нужно, например, в тех случаях, когда вы хотите объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования производственного процесса, открыть дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу.
Причины участия могут быть:
| ОБЩИЕ | ОСОБЫЕ |
| ¨увеличение объема продаж | ¨проверка реакции на товар |
| ¨контроль конкурентоспособности предприятия | ¨контроль эффективности существующих каналов сбыта |
| ¨определение экспортной способности товаров | ¨оценка новых покупательских сегментов |
| ¨изучение состояния отрасли | ¨расширение ассортимента |
| ¨обмен опытом | ¨презентация новинок |
| ¨развитие сотрудничества | ¨проверка реакции на цены |
| ¨наблюдение за конкурентами | ¨развитие сбытовой сети |
| ¨поиск региональных представителей | |
| ¨усиление имиджа предприятия | |
| ¨активизация рекламной кампании | |
| ¨расширение контактов со СМИ | |
| ¨проработка имеющихся контактов | |
| ¨обмен опытом | |
| ¨получение данных о потребительских предпочтениях | |
Участие в выставке нецелесообразно, когда ваш стенд обречен быть статичным. Если, к примеру, вся экспозиция будет состоять из текста и фотографий, более эффективной окажется рассылка потенциальным клиентам красиво оформленного цветного буклета и сопроводительного письма. Не стоит также участвовать, если вы не готовы кропотливо работать не только до начала, но и во время, а самое главное — после самой выставки. Неумение довести работу до логического конца приводит к тому, что выставки получают порой нелестные оценки, поскольку мало способствуют расширению торговли.
2.2 Выбор ярмарки или выставки.
Следующим шагом является сбор информации о каждом конкретном мероприятии, которое представляет для фирмы определенный интерес. Чтобы получить сведения о привлекательных ярмарках и выставках, следует провести соответствующие маркетинговые исследования.
Как и в любой рекламной акции, вы должны решить для себя, какие цели вы преследуете. Какой бы привлекательной ни была выставка, участвовать в ней следует лишь тогда, когда на ней представлен интересующий вас рынок сбыта. В правильном ли месте проводится выставка? Она должна привлечь нужных посетителей и быть подходящим «полигоном для запуска» вашей продукции. Правильно ли выбрано время проведения? Выставка должна согласовываться с вашими производственными графиками и увязываться с другими рекламными мероприятиями.
Многочисленность выставок всегда дает повод:
- установить иерархию намечаемых рынков и выяснить, какие выставки проходят в имеющихся направлениях и в нужных регионах;
- проанализировать эти рынки;
- найти альтернативные решения на случай затруднений.
Чтобы оценить конкретную выставку, можно использовать следующие инструменты:
- каталоги предыдущих выставок;
Из них вы узнаете, какие фирмы представляли свою продукцию в предыдущие годы, являются ли они постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие в предстоящем выставочном мероприятии.
-учет посетителей;
В последнее время организаторы публикуют доклады о посетителях своих выставок в форме «свидетельства о посетителях». Иногда эта информация является частью тех материалов, которые устроители выставки посылают с целью заинтересовать вас в предстоящем мероприятии.
- публикации;
Анализ материалов о предыдущих выставках в технической и экономической прессе даст вам полезную информацию, которая также поможет определиться, стоит ли вам участвовать в данной выставке.
- свидетельства участников;
Попытайтесь найти независимый источник — участника прошлой выставки или вашего заказчика, который побывал на этой выставке в качестве посетителя. Сопоставьте их суждения с информацией из каталога и материалами прессы, и у вас будет возможность принять правильное решение.
2.3 Способы участия в ярмарке или выставке.
Каждая фирма может участвовать в работе выбранной ярмарки или выставки либо в качестве самостоятельного экспонента, либо в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда или экспозиции.
При самостоятельном участии фирмы в работе ярмарки или выставка она сама выбирает данное мероприятие, организует соответствующую подготовку к нему. Она создает собственный стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной ярмарки или выставки.
Стенд призван выделить предприятие среди остальных, привлечь, но не быть вызывающим, пробудить интерес покупателей к себе. «С первого взгляда» стенд должен раскрывать цели вашего участия в выставке, отпечатываться в памяти как единое целое конструкции, дизайна, продукции и подчеркивать имидж предприятия.
Важно грамотно выбрать экспонаты. Подробный перечень можно составить после того, как станет ясно, что выбранные группы продукции отвечают характеру выставки и будут исключены технические ограничения для экспонатов (недостаточная прочность пола или крупные габариты).
Подберите "правильных" людей. Необходимо, как минимум два, человека, которые будут обслуживать стенд: "директор" экспозиции, координирующий работу, и менеджер. Все специалисты на стенде должны владеть информацией о продукте, о предприятии, знать политику продвижения продукции, располагать повышенной коммуникабельностью, иметь достаточные полномочия для принятия решений. Менеджер стенда ведет первичные переговоры с посетителями, поэтому он должен быть исключителен в плане собственного имиджа. Ведь на выставке он представляет лицо компании. Если на стенде несколько менеджеров, рекомендуется закрепить за ними отдельные его участки или экспонаты и написать для каждого сотрудника распорядок дня.