Его должностные обязанности, относящиеся к работе со СМИ, включают:
- составление и рассылку афиш на текущий месяц, пресс-релизов о грядущих событиях;
- приглашение журналистов на брифинги, пресс-конференции (по телефону, факсу, e-mail);
- аккредитацию СМИ накануне различных мероприятий;
- мониторинг СМИ;
- подготовка и проведение пресс-конференций и других спец-мероприятий.
Обязанности секретаря по совместительству выполняет специалист по кадрам.
Функции фотосъёмки, составления презентаций и видеорядов относятся к должностным обязанностям другого сотрудника – программиста. Программист также следит за обновлением сайта НГРК. Функции разработки макетов пригласительных, листовок, афиш и т.д. – обязанность дизайнера галереи.
За привлечение населения отвечает научно-просветительский отдел. Сотрудники отдела напрямую работают с завучами по воспитательной работе школ города, с детскими садами, библиотеками, министерствами. Они также готовят списки людей, которых следует пригласить на открытие выставки персонально, перед каждым открытием, а затем занимаются подготовкой и доставкой этих пригласительных.
Как правило, информация о той или иной выставке подбирается её куратором, который назначается директором галереи. По предоставленной информации сотрудник, и.о. специалиста по СО, готовит пресс-релизы. Подготовкой открытия выставки занимается так называемая рабочая группа, её состав непостоянен.
Это является вторым признаком линейно-функциональной схемы управления.
Если выставка является коммерческой, то торжественные мероприятия в день открытия не проводятся, если нет – то члены рабочей группы договариваются о концертных выступлениях с творческими коллективами города.
За рекламную деятельность и продвижение коммерческих выставок отвечает специалист по маркетингу. Смелость его идей зависит от бюджета, которым в конкретный данный момент располагает галерея.
Осуществление связей с внешней и внутренней общественностью
Внутренняя работа по СО включает контакты с научными сотрудниками и обслуживающим персоналом. Эта работа преимущественно ведётся посредством приказов от имени директора галереи, под личную подпись каждого сотрудника как свидетельство ознакомления.
Как известно, Национальная галерея размещается в здании бывшей духовной семинарии, которое имеет достаточно большую площадь. Специфика расположения кабинетов заключается в том, что бухгалтерия и приёмная находятся в одном крыле здания, научные сотрудники – в другом, а обслуживающий персонал – в подвале.
Чтобы попасть в приёмную, нужно миновать несколько выставочных залов – этот факт существенно понижает вероятность того, что сотрудник будет настаивать на личной встрече с директором. Поэтому на помощь приходят средства удалённой связи – телефоны и компьютеры.
Часть рабочих мест оснащена компьютерами, между которыми налажена локальная связь. Эта сеть позволяет иметь доступ к общей папке со всех компьютеров, куда скидываются необходимые для работы документы.
Компьютеры, подключенные к Интернету, имеют выход к единому почтовому ящику, который также иногда используется как средство связи между сотрудниками галереи. Также некоторое время назад приходил приказ от Министерства культуры об оснащении всех рабочих компьютеров программой Skype, который был в силе до тех пор, пока программе не были предъявлены обвинения в нелегальности. Предполагалось, скайп будет использоваться для онлайн видеоконференций различных культурных учреждений.
Кроме того, в кабинетах установлены телефоны. Несмотря на то, что проведены параллельные линии, дозвониться до необходимого сотрудника не составляет труда.
Внешняя общественность делится на целевую и приоритетную. К приоритетным группам принято отнести прежде всего художников, Министерство культуры, другие культурные учреждения (музеи, театры, библиотеки), другие учреждения, влияющие на работу галереи (Центральный архив, Учебно-методический центр и т.д.), СМИ; к целевым – самих посетителей. Среди посетителей преобладают пенсионеры и студенты факультета искусств СыктГУ, учащиеся Колледжа искусств, а также учащиеся школ города.
Специалист по маркетингу рассылает анонсы по факсу и в электронном виде в СМИ, в школы, вузы, министрам, друзьям галереи. Афиша на месяц в СМИ отсылается ежемесячно, пресс-релизы анонсы – накануне значимых мероприятий. Также проводится предварительная аккредитация СМИ по телефону.
Телевидение извещается об открытии выставки заранее, съёмки происходят, как правило, за день-два до официального открытия, а затем сюжет транслируется в вечерних новостях.
Кроме того, по мере возможности галерея выделяет средства на рекламу – изготавливаются плакаты для размещения на театральных тумбах у входа в Сад скульптур, периодически спонсоры оплачивают размещение на баннерах.
Дни открытых дверей проходят каждое первое воскресенье месяца и по различным поводам – например, День пожилых людей, День матери, День инвалидов и т.п.)
В работе по привлечению внешней общественности галерея нередко привлекает другие ресурсы, такие как рекламные агентства (Главмедиа, Достоевский дизайн), типографии.
Приток денежных средств на осуществление работы с внешней общественностью обеспечивается плановым финансированием, прибылью от оказываемых платных услуг, а также поиском спонсоров и фандрайзингом. Директор галереи периодически приглашает на закрытые встречи членов Попечительского совета НГРК, где обсуждает возможные варианты финансирования.
Недостатки существующей системы осуществления СО
Практика показывает, что, несмотря на все усилия сотрудников галереи, они не справляются с задачей привлечения новых целевых групп. Это может быть следствием следующих факторов:
- так как написанием пресс-релизов по открытию выставки занимается её куратор, пиар-тексты различного авторства также не отличаются единообразием стиля изложения;
- функции специалиста по СО исполняются другими сотрудниками по совместительству и не являются основными в перечне обязанностей должностной инструкции, следовательно, это провоцирует к ним такое же отношение - как к обязанностям второстепенной важности. От подобного отношения страдает, в первую очередь, качество исполнения, что влечёт за собой такие последствия как уменьшение числа информационных материалов в прессе и снижение посещаемости выставок;
- посредственность подачи материала диктуется рамками статуса культурного учреждения, однако это мешает установлению контакта с молодёжной аудиторией, которая не проявляет интерес к высокому искусству, избегая скучных и традиционных форм приобщения к прекрасному;
Отсутствие комплексного подхода к продвижению услуг галереи сводит на нет её профильную деятельность – если не будет спроса, предложение на рынке также будет аннулировано.
Предложения по усовершенствованию механизмов СО в музее
Позиционирование НГРК можно представить в духе концепции «местного Эрмитаж», которая условно разделяется на три части:
1. Внешний вид здания, в котором размещается галерея, стилизован под фасады Петербургских зданий, само здание является культурным памятником и имеет богатое историческое прошлое. Сердце Эрмитажа также расположено в Зимнем дворце, который является образцом архитектуры Северной столицы.
2. По значимости Эрмитаж крупнейший в России и один из крупнейших в мире художественных и культурно-исторических музеев[8]. Национальная галерея РК также в своём роде уникальна, т.к. является единственным музеем художественного профиля республиканского подчинения, находящимся на территории Республики Коми[9]
3. Государственный Эрмитаж является достопримечательностью, обязательной для посещения не только русскими путешественниками, но и иностранными туристами. Последний факт особенно повлиял на развитие сервис-услуг музея. Упор концепции должен быть сделан преимущественно на третий аспект – развитие сервиса в галерее, сопоставимого по качеству с сервисом столичного музея, а также формирование позитивного имиджа галереи в глазах общественности.
Для достижения наиболее значимых результатов следует обратиться за помощью к профессионалам, однако, если у дирекции музея нет возможности увеличить штат на одну единицу и нанять специалиста по СО, то в данном случае возможны варианты:
- заключить договор с вузом о поставке практикантов с соответствующего факультета либо обеспечение стажировки для старшекурсников, которая засчитывалась бы в качестве практики;
- взять специалиста на пол-ставки. Это не будет стимулировать его сделать корпоративную жизнь своей собственной, но позволит сэкономить ресурсы на привлечении специалистов извне;
- нанять пиар-команду для разработки грамотного брендбука.
Все материалы о грядущих выставках и мероприятиях должны в обязательном порядке проходить через одного человека, отвечающего за работу с прессой – это позволит контролировать потоки исходящей информации и избежать накладок, таких как дублирование одних и тех же пиар-текстов либо, наоборот, пробелы в распространении.
Национальная галерея имеет также свой сайт[10], но он не пользуется популярностью, так как сильно устарел и не отвечает требованиям времени, что делает технически невозможным внедрение новых возможностей. При создании нового сайта (зависит от выделения средств на эту статью расхода) следует обратить внимание на:
- отслеживание посещаемости сайта с помощью специальных счётчиков;
- возможность проведения голосований, создания форумов, добавления видео;