Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)
К недокументированной информации относятся:
o устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;
o нефиксируемые визуальные сообщения.
Документ может быть получен различными способами:
o посредством письма;
o рисунка;
o графика;
o фотографии;
o звукозаписи.
Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.
Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.
Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:
1-й класс - техническая документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)
2-й класс - управленческая документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).
Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:
-планирование - посредством подготовки различных планов;
-учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;
-координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;
-контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.
ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
-Основное назначение документированной системы качества -предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте.
-В стандарте ИСО 9001:2000 требования к управлению документацией изложены в пункте 5.5.6.
Практические аспекты выполнения требований к управлению документацией.
-Решение о том, кто будет наделен полномочиями, рассматривать и утверждать документы системы качества разных уровней и изменения к ним принимает высшее руководство организации. Это не обязательно должны быть те же должностные лица.
-Иногда на оригинале документа, выполненного в письменном или печатном виде, в качестве такого подтверждения ставится подпись. В некоторых компаниях для подтверждения к оригиналу документа прикрепляется специальный ярлык, а рабочие экземпляры содержат ссылку на него.
-Основной перечень обычно содержит перечисление всех документов с указанием их текущей редакции и даты издания. Может существовать один перечень или несколько перечней, охватывающих разные категории документов, существующие в системе качества. Основной перечень сам по себе является документом системы качества и подлежит такому же изданию, редактированию и рассылке, как и прочие документы.
-Обеспечение наличия нужных изданий документов в нужных местах в справочных целях; изъятие недействительных / устаревших документов из всех мест их использования.
-Список рассылки должен иметь четкую структуру, чтобы каждый, кто нуждается в документе, имел к нему доступ. Это не означает, что каждому сотруднику нужно выдать личный экземпляр документа, но каждый должен иметь возможность без затруднений воспользоваться документом.
-При рассылке редактированных документов или документов с внесенными поправками необходимо обеспечить изъятие экземпляров предыдущих версий документов или их идентификацию как устаревших. Это достигается путем составления соответствующих инструкций.
-Управление рассылкой должно также включать документацию внешнего происхождения.
-В тех ситуациях, когда рассылаются печатные экземпляры документов и каждый может сделать фотокопию документа, компании обычно маркируют контролируемые экземпляры (те, которые подлежат контролируемой рассылке и обновлению издавшим документ) определенным образом, что позволяет различать контролируемые и неконтролируемые экземпляры. Это могут быть штампы красного цвета.
Безбумажная система.
-При безбумажной системе, когда документы хранятся в электронном виде, подтверждение рассмотрения, утверждения документации и внесения изменений может быть гарантировано защитой документов от записи; при этом доступ к внесению изменений в документ ограничен лицами, имеющими полномочия на рассмотрение и утверждение конкретного документа (например, с помощью пароля).
-Комплект оригинальных документов должен храниться на сервере, отвечающем требованиям к хранению основного перечня или аналогичной процедуры, указывающей на текущий статус редакции документа (например, это может быть выделенный сервер хранения данных - Ред.). Доступ к конкретным документам могут иметь все пользователи сети или лишь те, кому эти документы необходимы в справочных целях. При внесении изменений в документы на сервере пользователи автоматически получат доступ к последней редакции, а предыдущая редакция станет недоступной.
Обеспечение управления документацией
-Для того, чтобы документ был управляемым, он должен содержать некоторый объем формальной информации, позволяющей осуществлять такое управление. Эта информация может включать:
• Название документа
• Номер документа (необязательный элемент, но сопутствует управлению)
• Указание статуса издания и редакции и дату издания или редактирования. Эта информация необходима для создания основного перечня или аналогичной процедуры управления, так как указывает статус редакции документов с целью предотвращения использования устаревших документов.
• Подтверждение рассмотрения и утверждения. Наиболее часто для такого подтверждения оригинал документа подписывается соответствующим должностным лицом. Если принят иной способ подтверждения, то это следует указать в документе.
• Нумерация страниц.
• Перечень поправок для идентификации всех редакций. Если характер изменения указан в тексте документа, то это требование не является обязательным.
• Информация о владельце. Эта информация необязательна, но может быть полезной.
29. Рекламные исследования, задачи, основные понятия, и направления исследований.
Рекламные исследования:
В случаях важных по последствиям принятия решения проводятся исследования для целесообразности вложения ресурсов.
Рекламные исследования – разновидность маркетинговых исследований, они нужны для решения задач:
· Определение характеристики целевой аудитории
· Проведение тестирования по проведению услуг
Различают 2 подхода: количественный (статистика) и качественный (изучение сути процессов).
Количественный проводится с целью:
· Исследования психо-графических характеристик
· Сегментирование целевой аудитории
· Анализ рекламных контактов
Качественный – исследования среды, в которой проводится реклама. Главными целями является:
· Определение целей рекламной кампании
· Поиск стимулов и мотивов рекламных обращений
· Определение целевой аудитории
В целом основными направлениями является:
1. Исследование рынка
2. Изучение (анализ) товара
3. Анализ рекламных сообщений
4. Изучение характеристик товара
5. Исследование каналов передачи информации
6. Контроль эффективности
30. Структурная схема организации и проведения рекламных исследований.
Организация - это группа людей, взаимодействие между которыми характеризуется ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННОСТЬЮ.
Одна и та же структура не может в равной мере подходить для всех типов организаций, но каждая компания обладает той или иной организационной структурой, которая приспособлена к достижению ее конкретных целей. Для многих компаний характерна относительно жесткая организационная структура, основу которой составляет масса производственных рабочих, чья деятельность регулируется на различных уровнях управления. Существует также множество организаций с менее жесткой структурой, имеющей значительно меньше уровней управления.
31. Методы получения информации при проведении рекламных исследований.
По способу получения информации выделяют вторичные и первичные исследования.
Вторичные исследования (desk research) как правило базируются на уже имеющейся информации и поэтому носят название кабинетных исследований. Вторичные исследования по своему содержанию - это анализ имеющихся источников об изучаемой, исследуемой проблеме.
Различают (по отношению к фирме) внешние и внутренние источники для вторичных исследований. В качестве внешних источников выступают:
- публикации национальных и международных официальных организаций;
- публикации государственных органов, министерств, муниципальных комитетов и организаций;
- публикации торгово-промышленных палат и объединений;
- ежегодники статистической информации;
- отчеты и издания отраслевых фирм и совместных предприятий;
- книги, сообщения в журналах и газетах;
- публикации учебных, научно-исследвательских, проектных институтов и общественно-научных организаций, симпозиумов, конгрессов, конференций;
- прайс-листы, каталоги, проспекты и другие фирменные публикации.
Значимость для вторичных исследований внутренней или внешней информации в каждом конкретном случае определяется исследователем.