На підстав третіх примірників путівок або реєстрів завідувач току або комірник щодня наприкінці дня складає Відомість руху зерна та іншої продукції (форма №80). Ця відомість має дві частини. У першій записують залишок зерна на початок дня, загальну кількість зерна, що надійшло і вибуло за день і залишок зерна на кінець дня. Дані про кількість зерна, що надійшло за день, визначають путівками або реєстрами, а про витрати зерна -товарно-транспортними накладними, актами на переробку, сортування і сушіння продукції рослинництва.
Друга частина відомості має підзаголовок "Реєстраційний листок на продукцію, що надійшла і вибула". В ній завідувач току записує кожне зважування, зазначене в реєстрах вивезення зерна з поля.
Наприкінці дня Відомість руху зерна та іншої продукції разом з первинними документами про його надходження і відправлення передають до бухгалтерії господарства.
Зерно, прийняте від комбайнів на тік чи зерносховище, обліковує завідувач току або комірник у книзі чи картці складського обліку. У книзі для кожної культури і сорту відводять потрібну кількість сторінок. Якщо облік ведеться у картках складського обліку, то для кожної культури і сорту заводять окрему картку. Підставою для записів у Книгу складського обліку чи у картки є відомість руху зерна та іншої продукції.
Якщо ж підприємство обирає третій варіант обліку одержаної зернової продукції, то застосовуються талони і спеціальні реєстри. Для оформлення відправлення зерна від комбайна на тік або інші місця збереження застосовують талон шофера і талон комбайнера (відповідно форми №776 та 77в). Ці талони мають бути різні за кольором, що полегшує подальшу облікову роботу з ними. Кожний талон призначений для обліку одного бункера зерна, відправленого від комбайна.
Відповідні талони із зазначеними реквізитами і підписами головного бухгалтера реєструють за їх видами в Журналі обліку виданих талонів. Після цього їх вручають комбайнерам і водіям транспортних засобів, які будуть зайняті на збиранні урожаю.
При кожній відправці від комбайна одного бункера зерна комбайнер передає водієві один талон комбайнера. Водночас водій передає комбайнеру один талон водія. В місцях тимчасового або постійного зберігання зерна його зважують, після чого водій передає завідувачу току або комірнику талони, отримані від комбайнера і Реєстр приймання зерна від шофера (форма №78), який ведеться в одному примірнику і постійно знаходиться у водія.
Після зважування транспортного засобу із зерном, завідувач току записує номери талонів комбайнерів, прийнятих від водія, прізвище водія, що доставив зерно, номер транспортного засобу та інші дані в Реєстр приймання зерна вагарем (форма №78а), який також ведеться в одному примірнику. Після розвантаження зерна водій повертається і завідувач току (вагар) зважує транспортний засіб і записує в своєму реєстрі масу тари, визначає масу зерна і одночасно вказує, від якого комбайну прийнято зерно. Кількість зданого зерна підтверджується підписом водія.
Одночасно завідувач току (вагар) фактичну масу прийнятого зерна записує в реєстрі приймання зерна від водія, підтверджує своїм підписом і передає його шоферу.
Водій на підставі свого Реєстру приймання зерна записує щоденно кількість перевезеного зерна в дорожній лист вантажного автомобіля і здає в кінці звітного або на початку наступного дня ці документи диспетчеру або в бухгалтерію підприємства.
Комбайнер після закінчення зміни передає завідувачу током (вагарю) всі талони, отримані від водіїв, а від нього в обмін отримує виписку з реєстру про намолот зерна зібраного на скошеній площі. На підставі цих даних комбайнер заповнює Обліковий лист тракториста-машиніста і здає його бригадиру або в бухгалтерію.
Талон комбайнера і талон водія, здані в кінці робочого дня завідувач току (вагар) разом з Відомістю руху зерна та іншої продукції і прикладеними до неї Реєстрами приймання зерна вагарем щоденно передають у бухгалтерію господарства. На підставі цих документів проводять відповідні записи в бухгалтерських реєстрах. Після цього талони можуть бути видані під звіт водіям і комбайнерам для повторного використання.
Зерно, що надійшло від комбайнів на тік, в більшості випадків вимагає додаткового сортування і сушіння. Роботи, пов'язані з цим, оформляють Актом на сортування і сушіння продукції рослинництва, який складають в одному примірнику на кожну партію продукції в присутності агронома. Цей Акт підписує завідувач току, бригадир, вагар, агроном. Він є підставою для оприбуткування очищеного зерна і відходів, придатних для використання, списання відходів, які не можна використати.
Очищене зерно відправляється з току на хлібоприймальні пункти або до зерносховища. Воно оформляється товарно-транспортною накладною, складеною в трьох примірниках. Перший і другий видають водієві, а третій залишається на місці відправлення. Після прийняття зерна на заготівельному пункті перший примірник накладної залишається у приймальника як підстава для оприбуткування зерна, а другий - з розпискою приймальника повертається водієві, який передає його разом з Дорожнім листом вантажного автомобіля в бухгалтерію господарства.
Первинний облік сортового зерна має свої особливості. Сортове зерно, зібране із сортових ділянок, оформляється вищезазначеними первинними документами з використанням однієї із трьох методик обліку зерна. Але на всіх первинних документах треба робити помітки про те, що зерно дійсно є сортовим. Перед засипанням до комори його очищають і зважують і записують у Шнурову книгу обліку насіння.
При відправці такого зерна на хлібоприймальний пункт крім ТТН агроном обов'язково виписує Сортове свідоцтво, яке крім нього підписує керівник підприємства та комірник.
1.3 Аналітичний і синтетичний облік витрат і виходу продукції зернових культур
Організація аналітичного і синтетичного обліку виробництва зерна передбачає відображення витрат в бухгалтерському обліку одночасно із зменшенням активів або збільшенням зобов'язань. Витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Витрати визнаються витратами певного періоду одночасно із визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Витратами не визнаються платежі за договорами комісії, попередня (авансова) оплата, погашення одержаних позик та ін.
Об'єктами обліку витрат у рослинництві є окремі сільськогосподарські культури або їх групи, а також виконані роботи в незавершеному виробництві (витрати під урожай наступного року: оранка на зяб, лущення, внесення добрив, снігозатримання, чорні пари тощо).
Облік витрат і виходу продукції рослинництва ведуть на рахунку 23 "Виробництво", субрахунку 231 "Рослинництво". Цей рахунок балансовий, активний, операційний, калькуляційний. За дебетом обліковують збирання витрат, а за кредитом - вироблену продукцію, тобто, суми фактичної виробничої собівартості завершеної виробництвом продукції (у дебет рахунків 26,27), виконаних робіт та послуг ( в дебет рахунку 90).
Аналітичний облік за рахунком 23 "Виробництво" ведеться за видами виробництв і видами або групами продукції, що виробляється.
Аналітичний облік витрат і виходу продукції рослинництва ведуть за встановленою номенклатурою об'єктів. За дебетом кожного аналітичного рахунку відображають витрати на виробництво, а за кредитом - вихід продукції.
Облік витрат в рослинництві здійснюють за встановленою номенклатурою статей. Згідно з положеннями Методичних рекомендацій з планування, обліку і калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг) сільськогосподарських підприємств сюди відносять такі статті:
- витрати на оплату праці;
- відрахування на соціальні заходи;
- насіння та посадковий матеріал;
- паливо та мастильні матеріали;
- добрива;
- засоби захисту рослин;
- роботи та послуги;
- витрати на ремонт необоротних активів;
- інші витрати на утримання основних засобів;
- інші витрати;
- непродуктивні витрати (в обліку);
- загальновиробничі витрати.
До статті "Витрати на оплату праці" відносять основну та додаткову оплату праці працівників, безпосередньо зайнятих в технологічному процесі виробництва. На цю ж статтю відносять витрати на заохочення за якість виконаних робіт, своєчасне і якісне збирання врожаю, надбавки трактористам за класність та інші доплати, які включають до заробітної плати працівників рослинництва. За цією статтею враховують також натуральну оплату працівникам рослинництва. Дебетують субрахунок 231, кредитують рахунок 66(81).
На статті "Відрахування на соціальні заходи" відображають внески в установленому розмірі органам соціального страхування і до Пенсійного фонду від оплати працівників, зайнятих на вирощуванні сільськогосподарських культур. Дебетують субрахунок 231, а кредитують рахунок 65 (82).
До статті "Насіння та посадковий матеріал" включають вартість насіння та посадкового матеріалу власного виробництва та придбаного, що використані для посіву (посадки) відповідних сільськогосподарських культур, крім молодих багаторічних насаджень. Дебетують субрахунок 231, кредитують рахунок 20 (80). Витрати на підготовку насіння до посіву (протруювання, сортування та ін.), навантаження та транспортування його до місця посіву не включаються у вартість насіння, а відносяться на виробництво певної сільськогосподарської культури за відповідними статтями.