До подання річного бухгалтерського звіту на підставі затверджених керівником установи пропозицій постійно діючих інвентаризаційних комісій щодо врегулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей інвентаризації відповідні записи мають бути внесені до регістрів і рахунків бухгалтерського обліку. Суми статей балансу по коштах на рахунках у банках, банківських позичках, дані про рух фінансування з бюджету та позабюджетних фондів повинні відповідати відомостям, вказаним у виписках банків. Відображення в балансі сум за розрахунками з фінансовими і податковими органами, які взаємно не погоджені, не допускається.
Бухгалтерські звіти і баланси підписують керівник і головний бухгалтер установи. Без таких підписів звіти вважаються недійсними. У централізованих бухгалтеріях звіти та баланси підписують керівник цього органу управління установи, при якому вона утворена, і головний бухгалтер [13].
Річний бухгалтерський звіт установи до подання його у визначені органи розглядається і затверджується у порядку, встановленому законодавством та установчими документами установ.
Річні бухгалтерські звіти подаються:
· вищій установі;
· органу Державного казначейства — при отриманні асигнувань з Державного бюджету;
· фінансовому органу;
· Рахунковій палаті;
· органу державної статистики — при окремих вказівках.
Інформаційність річного звіту повинна бути доповнена пояснювальною запискою, яка є обов’язковим додатком до річного звіту. Її обсяг та зміст не регламентовані, хоча навряд чи доцільно перевантажувати записку переліченням показників, які безпосередньо читаються по формах звітності. Разом з тим у пояснювальній записці наводяться пояснення основних факторів, що вплинули на господарські та фінансові результати роботи установи, висвітлюється фінансовий і майновий стан установи [15].
У пояснювальній записці слід висвітлювати такі питання:
— короткий опис діяльності бюджетної установи;
— рух грошових коштів за звітний рік за операціями, проведеними у грошовій та негрошовій формах, наводиться за встановленою формою;
— основні фактори, що вплинули на виконання кошторису, дані про заборгованість за заробітною платою та іншими соціальними виплатами;
— зміни у фінансовому стані бюджетної установи за звітний рік;
— результати проведення щорічної інвентаризації активів і зобов’язань (відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" від 28.02.00 № 419);
— стан дебіторської та кредиторської заборгованості установи на кінець звітного року, причини проведення попередньої оплати та отримання товарів, робіт, послуг без здійснення платежів за них;
— суми списаної протягом звітного року дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, відповідно до наказу Головного управління Державного казначейства України "Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу" від 30.10.98 № 90, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16.11.98 за № 728/3168, за встановленою формою по загальних та спеціальних фондах. У разі невиконання вимог зазначеного наказу причини невиконання наводяться у пояснювальній записці окремо;
— заборгованість з виплат допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи наводиться у рядку 010;
— реструктуризована заборгованість бюджетної установи та підстави для неї;
— у разі сплати до бюджету штрафів, накладених на бюджетну установу контрольними органами, — сума виплати, підстава, винні особи;
— анульовані та відновлені протоколи взаємозаліків і відмінені та відновлені векселі минулих періодів (головними розпорядниками у зведених фінансових звітах така інформація подається у вигляді таблиць довільної форми, де зазначаються дата і номер протоколу (векселя), загальна сума, підприємство-учасник, на рахунок якої заборгованості переведено);
— сума коштів спеціального фонду, що була спрямована на погашення заборгованості із соціальних виплат загального фонду або на інші потреби;
— надходження гуманітарної допомоги та її використання;
— надходження благодійних внесків, грантів, дарунків та інвестицій у національній та іноземній валютах, підстави та мета їх отримання, номер розпорядчого документа, назва юридичної особи та строк погашення;
— розшифровка поточних рахунків, що перебувають в установах банків, підстави для наявності цих рахунків із зазначенням залишків на цих рахунках та виду коштів (для бюджетних установ, що згідно з чинним законодавством України переведені на казначейське обслуговування кошторисів);
— інформація про стан депозитних операцій установ, де необхідно відобразити депозитні операції, що проводить бюджетна установа (залишки на рахунках), із зазначенням нормативно-правового акту, на підставі якого проводяться ці операції;
— інформація про виконання статті Закону України "Про Державний бюджет України на 200_ рік";
— інформація про скорочення нормативів на утримання установи;
— розшифровка про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи за операціями, які не відображаються у формах № 7 д та № 7 м "Звіт про заборгованість бюджетних установ", за встановленою формою[10].
Крім того, у пояснювальній записці до річного фінансового звіту обов’язково повинні бути викладені роз’яснення про розбіжності між плановими бюджетними асигнуваннями і фактичним надходженням коштів, між даними різних форм звітності, а також між показниками звітності на кінець звітного року і на початок наступного року (якщо такі розбіжності мали місце).
Операції з надходження і використання спеціального фонду за звітний рік, проведені в натуральній формі або в іноземній валюті, відображаються за окремими формами річної фінансової звітності, складеними за певним видом надходжень. Такі форми подаються до органів Державного казначейства України для врахування даних у зведених звітах за територією і візуються органами Державного казначейства України, але відповідальність за законність та правильність відображення у звітах зазначених операцій несуть розпорядники бюджетних коштів[4].
2.1.3Способи виправлення помилок
У бухгалтерських звітах і балансах не повинно бути жодних підчисток і помарок. Виправлення помилок у звітах здійснюється з дотриманням вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р № 88.
При виявленні перевіряючою установою або іншими органами у звітах як поточного, так і минулого року (після їх затвердження), перекручень звітних даних, приписок тощо виправлення здійснюються у звітах за той звітний період, в якому вони були виявлені, причому вносяться виправлення до даних за звітний період (квартал, з початку року). Якщо не встановлено періоду, під час якого були перекручені звітні дані, то виправлення також виконуються у звітах за той період, в якому було виявлено приписки та інші перекручення.
Виправлення помилок (перекручень), які допущені у поточному році та виявлені у цьому ж році до затвердження і подання річного звіту за поточний рік, здійснюються у бухгалтерському обліку виключенням (сторнуванням) неправильних записів та заміною їх правильними у тому місяці, в якому вони були виявлені, але не пізніше звіту за грудень поточного року.
Виправлення помилок, які допущені в минулому році внаслідок перекручення даних про витрати виробництва та обліку витрат у бухгалтерському обліку і звітності про фінансові результати за минулий рік, не вносяться, а відображаються у поточному році як фінансовий результат минулих років, виявлений у звітному періоді, у кореспонденції з рахунками обліку, по яких допущені перекручення.
Форми річного звіту повинні бути пронумеровані, прошнуровані і зброшуровані в окрему папку, складено перелік форм, включених до річного звіту[5].
УПФ в Корецькому районі готує, складає і подає фінансову, статистичну, податкову і соціальну звітність, що буде деталізовано в наступному підрозділі.
2.2 Методика складання кошторису на прикладі УПФ в Корецькому районі
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ" від 28.02.02. № 228: кошторис бюджетних установ (Додаток 1) є основним плановим документом, який надає повноваження бюджетній установі щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення цілей, визначених на рік відповідно до бюджетних призначень [7].
Бюджетне призначення — повноваження, надане головному розпоряднику бюджетних коштів Бюджетним кодексом України, Законом про Державний бюджет України або рішенням про місцевий бюджет, що має кількісні та часові обмеження та дозволяє надавати бюджетні асигнування.
Кошторис має дві складові:
- загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією на виконання бюджетною установою основних функцій;
- спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією на здійснення відповідних видатків згідно із законодавством, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов’язаних з виконанням установою основних функцій [2].