Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссий имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утвержденные Минфином РФ.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.
В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по распоряжению руководителя организации.
Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:
1. Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.
2. Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию организации, и может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется положением (или иным аналогичным документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно включить в данное положение.
3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.
4. Отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Здесь же лишь подчеркну: эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевременное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок. В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.
Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится: в коммерческих организациях - на финансовые результаты; в некоммерческих - на увеличение доходов.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по Годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. При этом для целей финансового учета должны быть учтены события после отчетной даты. Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации.
1. Отражения на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:
Д-т 01 "Основные средства"
Д-т 10 "Материалы"
Д-т 41 "Товары"
Д-т 43 "Готовая продукция"
Д-т 50 "Касса"
К-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "прочие доходы".
2. Отражения на счетах недостатков, выявленных при инвентаризации:
а) Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т 01 "Основные средства"
К-т 10 "Материалы"
К-т 41 "Товары"
К-т 43 "Готовая продукция"
К-т 50 "Касса".
б) в розничных торговых организациях:
Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т 41 "Товары"
К-т 42 "Торговая наценка" (способом "красное сторно").
3. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:
Д-т 20 "Основное производство"
Д-т 23 "Вспомогательное производство"
Д-т 25 "Общепроизводственные расходы"
Д-т 26 "Общехозяйственные расходы"
Д-т 29 "Обслуживающее производство и хозяйство"
Д-т 44 "Расходы на продажу"
К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
4. Списание недостачи за счет виновного лица:
а) Д-т 73 "Расчеты с персональном по прочим операциям", субсчет 2 "расчеты по возмещению материального ущерба"
К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
б) Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:
Д-т 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
К-т 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".
в) погашения задолженности:
Д-т 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"
К-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "прочие доходы".
г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:
Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
К-т 68 "Расчет пор налогам и сборам"
в) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:
Д-т 73 "Расчеты с персональном по прочим операциям", субсчет 2 "расчеты по возмещению материального ущерба"
К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:
Д-т 50 "Касса", субсчет 1 "Касса организации"
Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т 73 "Расчеты с персональном по прочим операциям", субсчет 2 "расчеты по возмещению материального ущерба".
5. Списание недостачи на финансовые результаты:
Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "прочие расходы"
К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновности которых по решению суда не установлены:
а) на сумму недостачи:
Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т 10 "Материалы"
К-т 41 "Товары" и др.
б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:
Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т 68 "Расчет пор налогам и сборам".
в) списание недостачи:
Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "прочие расходы"
К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Данные результатов проведенные в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Целесообразно перечислить те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания результата инвентаризации недействительными. Такое возможно, если: персональный состав постоянно действующей или рабочей комиссии не утвержден руководителем организации; при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии; последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии; у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии; производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризационных описей; наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в случае выявления расхождений исправление вручную); идеальной следует считать такую организацию работы, при которой во время проверки непосредственно на местах хранения нет никаких учетных регистров - только имущество и незаполненные инвентаризационные; инвентаризационные описи составлены только в одном экземпляре; на последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку; кстати, итоги должны быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, показанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано.