Данное требование иногда вызывает недоумение, особенно у счетных работников. На самом деле эти итоги являются контрольными цифрами, их размерность значения не имеет, а их значение - в исключении исправлений в инвентаризационных описях после их утверждения. Особенно актуальным это может быть при заполнении инвентаризационных описей ручным способом и наличии материальных ценностей, учитываемых в весовых или мерных единицах, т.е. с десятичными знаками:
• исправленные ошибки не оговорены или подписаны только од ним членом комиссии (а не всеми);
• в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;
• на последней странице отсутствует подтверждение материально! ответственного лица об отсутствии претензий к членам комиссии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;
• во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.
В тех случаях, когда обязательность проведения инвентаризации законодательно не установлена, возникает необходимость определения сроков проведения инвентаризации различных видов имущества и обязательств с таким расчетом, чтобы: во-первых, оптимизировать работу постоянно действующих инвентаризационных комиссий; во-вторых, установить периодичность проведения инвентаризаций, обеспечивающую сохранность имущества и соблюдение сроков погашения обязательств, а реальный эффект - от разработанных мероприятий (по результатам предыдущих инвентаризаций);
В настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.
Инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:
• основных средств - не ранее 1 октября отчетного года. С 1 января 1999 г. допускается проведение инвентаризации объектов основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнить восстановительную (или балансовую) стоимость соответствующих объектов и провести переоценку. Проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября наиболее удобно - у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов к проведению переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;
• капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;
• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация в эти сроки проводится для целей бухгалтерской отчетности. Максимально допустимый срок до конца отчетного года здесь обусловлен тем, что в организациях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом, проведение инвентаризации довольно трудоемко. Чтобы более точно сформировать информацию для годовой бухгалтерской отчетности, срок проведения инвентаризации незавершенного производства следует, по возможности, максимально приблизить к отчетной дате (31 декабря отчетного года). Кроме того, инвентаризация незавершенного производства может проводиться дополнительно и в другие сроки по решению руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;
• незавершенного капитального ремонта и расходов, будущих периодов - не реже одного раза в год. Из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идет об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов и остатка, числящегося на счете учета расходов будущих периодов. Такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или не подтвержденного расчетами резерва к валовой прибыли); соответственно, инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Более удобным, однако, представляется проведение инвентаризации но состоянию на 1 декабря - объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;
• молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных - не реже одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По некоторым группам животных (например, по свиньям, где перевод в возрастные группы осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое проведение инвентаризаций; готовой продукции на складах - не реже одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчетного) года. Следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например, по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса); товаров: на складах и базах промышленных товаров - не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров - не реже двух раз в год. Последнее в настоящее время обусловлено тем, что продовольственные товары, как правило, имеющие ограниченные сроки хранения; товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли - не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах - не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим их движением. Что касается книжной) продукции, то здесь более частые инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции; сырья и прочих материальных ценностей, а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не реже одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть, как минимум приурочено к составлению отчетности, то проводить инвентаризацию материально-производственных запасов следует не ранее 1 октября. Более точные сроки устанавливаются с учетом номенклатуры имущества: при небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной - по состоянию на I октября; нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц. Ежемесячное проведение инвентаризации данного вида активов автоматически исключает повторное ее проведение перед составлением отчетности;
• драгоценных металлов и алмазов - не менее двух раз в год. В соответствии с Инструкцией "о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденной Министерством финансов 4 августа 1992 г. № 67, и Инструкцией "о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов", утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней 13 апреля 1992 г. № 326, инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и на 1 января года, следующего за отчетным;
• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не реже одного раза в месяц. Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40. Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичности проведения таких инвентаризаций; однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует признать рекомендуемые сроки оптимальными;
• расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) - по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца. (Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой - она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок);