Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т. п.). В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в качестве составной части в другой коммерческий документ. Например, в письме-предложении может быть гарантийный аспект о своевременной оплате услуг и т. п.
Письмо-рекламация - это коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества или количества товара, сроков поставки, упаковки, платежа и других условий договора.
В первой части рекламация должна содержать:
- основание для предъявления претензии;
- доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки);
- ссылки на нормативные документы и т. п.
Во второй части рекламации излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например:
- замена некачественного товара качественным или уценка товара;
- возмещение убытков в связи с невыполнением условий контракта;
- требование расторжения договора.
Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих претензию.
Подписывают рекламацию руководитель организации и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью.
Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спорные вопросы решает арбитраж.
Варианты заключительных (комплиментарных, лестных) фраз:
- «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
- «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
- «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;
- «С уважением».
Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.
Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.
Полный и стенографический протоколы должны:
- содержать записи всех выступлений;
- отразить работу собрания;
- показать выработку решения в столкновении мнений, в дискуссиях.
В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.
В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Протокол содержит следующие реквизиты:
- наименование организации-автора;
- наименование вида документа (протокол);
- дату (заседания);
- регистрационный номер;
- место (заседания);
- гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.
В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания, например: 12-14.03.2001.
Регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.
В реквизите «Место заседания»- указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов:
- он отвечает на вопрос «чего?»;
- содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание);
- содержит название коллегиального органа в родительном падеже.
Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа, например: «совещания студенческого совета», «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.
В основной части фиксируется ход заседания.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности.
Словом «Председатель» или «Председательствующий» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.
Далее - «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично.
Затем перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей.
После слова «Приглашенные», которое пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали», записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют.
На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)».
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: «На учете в организации состоит 135 человек, присутствует 117».
В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать.
Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому пункту повестки дня.
Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).
Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу.
Она оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
Разделы нумеруются и строятся по схеме:
- «СЛУШАЛИ»;
- «ВЫСТУПИЛИ»;
- «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».
Эти слова пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.
Таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.
Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть вопроса, после чего пишется фамилия и ответ на вопрос.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления), записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие.
С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.
Постановляющая часть протокола, как и в распорядительных документах, должна быть конкретна и содержать составные части:
- что сделать;
- кому;